Diariamente dezenas de pessoas passam pela recepção da clínica, sendo que muitas já possuem um cadastro. No entanto, é necessário que estes cadastros estejam devidamente atualizados, portanto confira a seguir motivos para manter a atualização de cadastros sempre em dia e como fazê-lo.
O trabalho na recepção de uma clínica costuma ser muito corrido, pois são várias as tarefas a serem desempenhadas: agendar consultas, confirmar o comparecimento dos pacientes, fazer cobranças, manter a organização, entre outros. Sabendo disso, os sistemas de gerenciamento para clínicas vem desenvolvendo funcionalidades cada vez melhores a fim de acabar com a sobrecarga das secretárias e recepcionistas.
Veja o exemplo do Ninsaúde Apolo. Quando um novo paciente deseja agendar uma consulta, ao verificar que ele não possui um cadastro, na própria tela de agendamento é possível cadastrá-lo de forma rápida inserindo seus dados mais importantes para contato, que são o nome, e-mail e telefones celular, residencial e comercial, agilizando assim o processo de agendamento.
Naqueles casos em que o paciente agendado já possui um cadastro, também é possível atualizar alguns dados no momento do agendamento através de um atalho à direita, que permite fazer alterações rapidamente.
Obviamente um cadastro possui muitas outras informações que serão inseridas posteriormente, e isso será feito assim que paciente comparecer na clínica. Muitos cadastros possuem erros de digitação em seus dados, por isso uma forma eficaz de manter o cadastro atualizado corretamente é solicitar que o próprio paciente insira seus dados. No Ninsaúde Apolo há a possibilidade de o paciente preencher seu cadastro na recepção através de um tablet, ou alguns dias antes do agendamento em casa, através do envio da ficha cadastral via e-mail marketing.
Cadastro pronto, não há mais nada com o que se preocupar, certo? Errado! Frequentemente as pessoas passam por mudanças em suas vidas, e muitas destas mudanças interferem até mesmo em um simples cadastro. Quando o paciente retorna à clínica, o ideal é sempre conferir se os dados continuam os mesmos: telefone, endereço, e-mail e até mesmo sobrenome. Isso porque muitas pessoas ao casar adquirem o sobrenome do parceiro, porém quando ocorre um divórcio há mudanças na documentação, por isso é importante estar atento a estes detalhes.
No Ninsaúde Apolo é muito fácil atualizar um cadastro, pois na própria agenda quando o paciente chega na clínica, há a opção "Receber paciente", que é o local onde a secretária poderá fazer o recebimento financeiro da consulta, gerar uma guia TISS, colocar o paciente em sala de espera, e é claro, atualizar seu cadastro e completar as informações faltantes.
Manter o cadastro atualizado é importante não somente para fins técnicos, mas também auxilia no processo de fidelização do paciente. Com a data de nascimento atualizada por exemplo, você poderá enviar felicitações de aniversário na data certa sem cometer erros. As felicitações inclusive, poderão ser enviadas via e-mail marketing de forma automática, no entanto para isso não somente a sua data de nascimento deverá estar atualizada, mas também seu endereço de e-mail.
Apesar de não parecer, outros dados como sexo, profissão e estado civil também são de suma importância, principalmente para que o atendimento com o profissional de saúde seja mais personalizado e humanizado.
Um cadastro atualizado também é importante ao gerar relatórios e gráficos que poderão auxiliar a clínica na tomada de decisões. Por exemplo, através do mapa de calor disponível no Ninsaúde Apolo, é possível verificar de onde seus pacientes estão vindo e assim poderá saber se sua clínica está bem localizada. No entanto, para isso é necessário que o endereço dos pacientes esteja completo e atualizado, caso contrário poderá gerar falsas informações.
Agora que ficou mais fácil entender como é importante manter os cadastros atualizados e como fazê-lo, resta saber se a sua clínica já está equipada com um bom software que auxilie nestas tarefas. Para saber mais sobre o Ninsaúde Apolo, entre em contato conosco e solicite a ligação de um vendedor! Acesse APOLO.APP