Manter os dados dos pacientes em segurança é uma responsabilidade fundamental para qualquer clínica médica, sendo uma questão de extrema importância. A confidencialidade e integridade das informações médicas são essenciais para o bom funcionamento da instituição, bem como para a confiança dos pacientes, além da importância de estar na conformidade com as regulamentações de proteção de dados.
Mas afinal, o que é necessário para manter sua clínica em segurança sem comprometer os dados de seus pacientes? Neste artigo discutiremos as melhores práticas e estratégias para garantir a segurança de dados em uma clínica, abordando questões como conformidade regulatória, tecnologia, treinamento de pessoal e políticas de segurança.
Antes de continuarmos, precisamos saber: Você já conhece o sistema Ninsaúde Clinic? O software médico Ninsaúde Clinic possui agenda ágil e completa, prontuário eletrônico personalizado para cada especialidade e com validade jurídica, teleconsulta, controle financeiro, faturamento de convênios e muito mais. Agende uma demonstração ou experimente o sistema para clínicas Ninsaúde Clinic agora mesmo!
Conformidade Regulatória
A base para a segurança dos dados dos pacientes começa com a conformidade regulatória. Em muitos países, existem regulamentações específicas que regem a proteção de dados de saúde, como a HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) nos Estados Unidos, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil e o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados) na União Europeia.
É fundamental que as clínicas estejam cientes das obrigações legais em sua jurisdição e tomem medidas para cumprir essas regulamentações, e a forma mais segura de se fazer isso, é utilizar um software de gestão para armazenar os dados dos pacientes. Neste caso, recomendamos o sistema para clínicas Ninsaúde Clinic, pois ele está em total conformidade com as leis e regulamentos citados acima, o que trará mais segurança aos profissionais no momento de realizarem seus atendimentos.
Políticas de Acesso e Controle de Dados
Estabelecer políticas de acesso e controle de dados é uma etapa vital na proteção das informações dos pacientes. Isso significa que apenas pessoal autorizado deve ter acesso aos registros médicos. Cada funcionário deve ter um nível apropriado de acesso, com base em suas funções e necessidades de trabalho. O controle de acesso deve ser rigorosamente monitorado e revisado regularmente.
Em clínicas que ainda utilizam prontuários em papel, realizar esse tipo de controle acaba sendo algo complicado, mas com um software médico é fácil limitar acessos a determinados documentos. Por exemplo, utilizando o Ninsaúde Clinic, apenas usuários que são cadastrados como profissionais de saúde podem visualizar os históricos de pacientes e suas respectivas anotações de prontuários, receitas médicas e solicitações de exames.
Caso o usuário seja uma secretária ou um funcionário do setor financeiro, não terá acesso aos registros médicos do paciente através de sua senha, a menos que ele também possua uma licença de profissional de saúde no sistema. No software médico Ninsaúde Clinic, as telas de configurações também podem ficar restritas a certos usuários, portanto determinadas pessoas não poderão nem mesmo modificar as permissões para burlar o sistema. Este conjunto de barreiras deixam os dados dos pacientes mais seguros, pois evitam que pessoas não autorizadas tenham acesso a eles.
Treinamento de Pessoal
Fornecer treinamento para as pessoas que trabalham em sua clínica é uma parte crucial da segurança dos dados dos pacientes. Todos os membros da equipe, desde médicos e enfermeiros até atendentes de recepção, devem ser educados sobre as políticas de segurança de dados da clínica. Isso inclui a conscientização sobre os riscos de segurança, boas práticas de senha e a importância do cumprimento das políticas estabelecidas.
Antes de iniciar o treinamento, é importante avaliar as necessidades específicas para sua equipe. Isso pode incluir a identificação de lacunas de conhecimento, áreas de risco e requisitos regulatórios. Com base na avaliação das necessidades de treinamento, você poderá criar um plano de treinamento que inclua os elementos que abordaremos a seguir.
- Objetivos de aprendizado: Defina claramente o que você espera que os funcionários aprendam e alcancem com o treinamento.
- Conteúdo do treinamento: Identifique os tópicos específicos que serão abordados, como políticas de segurança, regulamentações, boas práticas de segurança cibernética e procedimentos de resposta a incidentes.
- Método de entrega: Decida como o treinamento será ministrado. Isso pode incluir sessões presenciais, treinamento online, workshops ou uma combinação de métodos.
- Cronograma: Estabeleça um cronograma claro para o treinamento, incluindo datas e horários.
- Recursos necessários: Identifique os recursos necessários, como materiais didáticos, equipamentos de treinamento e instrutores qualificados.
Os treinamentos também dizem respeito ao funcionamento do software médico que é utilizado na sua clínica. Para que os dados de seus pacientes estejam em segurança, é importante que os membros da sua equipe saibam manusear de forma correta o sistema utilizado nos atendimentos.
Utilizando o Ninsaúde Clinic, além de treinamentos online em tempo real, onde a equipe pode fazer perguntas e tirar dúvidas específicas, oferecemos também uma série de videoaulas onde cada tela do sistema é explicada em detalhes, assim como suas funcionalidades. O diferencial das videoaulas gravadas é que o usuário poderá pausar o vídeo para fazer suas anotações, voltar ou avançar para trechos de seu interesse e assisti-los quantas vezes for necessário, e isso tudo sem custo adicional. Caso o usuário ainda tenha alguma dúvida sobre o sistema, poderá entrar em contato com nosso time de suporte através de um dos canais de comunicação da empresa (telefone, e-mail ou whatsapp).
Armazenamento Seguro: Criptografia de Dados
O armazenamento seguro de dados é fundamental. Os registros médicos devem ser mantidos em sistemas de armazenamento protegidos por medidas de segurança robustas, como criptografia, uma medida de segurança crítica. Todos os dados de pacientes devem ser criptografados, tanto em trânsito quanto em repouso. Isso garante que, mesmo que haja uma violação de dados, os invasores não poderão acessar informações sensíveis sem a chave de descriptografia adequada.
No Ninsaúde Clinic os dados são criptografados automaticamente antes da gravação no disco. Cada chave de criptografia é criptografada com um conjunto de chaves mestras. Outro detalhe é que trabalhamos com segurança ponta a ponta e criptografia de qualidade Grade A, que protege os dados em trânsito das principais vulnerabilidades da internet.
Além disso, o Ninsaúde Clinic utiliza mais de 30 datacenters espalhados pela América do Sul, América do Norte, Europa, Ásia e Pacífico, e com essa distribuição, absorvemos ataques distribuídos. Por fim, não podemos deixar de mencionar que nossa infraestrutura tem certificação de conformidade com diversos padrões e controles, além de passar por auditorias independentes de terceiros para testar a proteção, privacidade e segurança dos dados.
Proteção contra Ameaças Cibernéticas
A segurança cibernética é uma preocupação crescente na área da saúde. As clínicas devem investir em sistemas de proteção contra vírus, malware e ataques de hackers. Isso inclui a instalação de firewalls, sistemas de detecção de intrusões e a manutenção de sistemas operacionais e software atualizados.
Nesta parte também entra a questão de treinamento de pessoal. Muitos vírus são enviados através de links em e-mails ou banners de sites duvidosos. A equipe deve ser treinada para que não caia em golpes deste tipo, a fim de saber identificar links suspeitos e evitar o acesso a eles.
Resposta a Incidentes de Segurança
Mesmo com todas as medidas de segurança em vigor, os incidentes de segurança podem ocorrer. É essencial que a clínica tenha um plano de resposta a incidentes bem definido. Isso inclui a notificação às autoridades competentes, a investigação do incidente, a mitigação dos danos e a comunicação transparente com os pacientes afetados.
Neste sentido, a clínica deve implementar sistemas de monitoramento contínuo para identificar qualquer atividade suspeita ou tentativas de violação de dados em tempo real.
Manter os dados dos pacientes em segurança em uma clínica é uma responsabilidade crítica. A conformidade regulatória, políticas de acesso e controle, treinamento de pessoal, tecnologia avançada e um plano de resposta a incidentes bem elaborado são componentes essenciais para garantir a segurança dos dados dos pacientes. A segurança de dados deve ser uma prioridade contínua para proteger a confidencialidade e integridade das informações médicas, promovendo assim a confiança dos pacientes e o bom funcionamento da clínica.
Se você ainda não possui um software de gestão para manter seus dados e os dos pacientes em segurança, conheça o sistema para clínicas Ninsaúde Clinic. Gostou das dicas deste artigo? Continue acompanhando o blog para ficar por dentro de mais conteúdo como este.