Utilizar um bom software em clínicas e consultórios se faz cada vez mais necessário, isso porque suas funcionalidades auxiliam no trabalho não só dos profissionais de saúde, mas também de outros membros da equipe. Manter os agendamentos organizados é primordial, e obter uma lista de presença para certas ocasiões facilita ainda mais o trabalho das secretárias e recepcionistas.

Os relatórios sempre auxiliam as empresas em suas tomadas de decisões, pois eles reúnem informações importantes que ajudam os administradores em suas jornadas. Mas existem também os relatórios que tem como objetivo trazer mais tranquilidade em meio à correria do dia a dia, como é o caso do relatório que iremos comentar hoje: o relatório de lista de presença.

Antes de continuarmos, precisamos saber: você já utiliza um software médico para realizar seus atendimentos na clínica? Convidamos você a conhecer o Ninsaúde Apolo, software online que pode ser utilizado em um tablet, smartphone ou da forma tradicional, em computadores. Saiba mais em nosso site apolo.app.

O relatório de lista de presença disponível no Ninsaúde Apolo tem por finalidade criar uma relação dos pacientes agendados em uma data específica. Esta lista pode conter pacientes de um ou mais profissionais de saúde da clínica, sendo possível também escolher a unidade de atendimento em que esses pacientes estão agendados.

A questão é, porque gerar uma lista de presença quando todos os agendamentos estão disponíveis na própria agenda do sistema? Simples: a lista de presença é um relatório que deve ser impresso e serve como orientação em casos específicos, mais precisamente para ser utilizado fora da clínica, como é o caso de profissionais que atendem em um condomínio médico fechado. Nesses locais, geralmente o acesso só é liberado mediante a identificação na portaria, e esta lista tem o propósito de evitar tumultos.

Digamos que toda pessoa desconhecida que chega na portaria precise ser liberada por meio de uma autorização após sua identificação. Para isso, o responsável pela portaria precisaria entrar em contato com a secretária ou recepcionista do profissional de saúde para que ela possa checar se esta pessoa é um dos pacientes agendados. Agora imagine uma agenda cheia, com pelo menos 20 agendamentos só no período da manhã. Imagine também o telefone da recepção tocando a cada momento em que cada um destes 20 pacientes chegam ao local. Com certeza isso iria gerar um atraso nas demais atividades executadas durante o dia.

Imagem por Freepik

Sendo assim, a lista de presença traz comodidade e praticidade para todos os envolvidos neste processo. Para o porteiro, basta que ele peça o nome e/ou documento da pessoa que está na portaria e assim a localize na lista de presença. Para a secretária ou recepcionista, não haverá a necessidade de interromper outras atividades atendendo ligações para confirmar se aquela pessoa realmente possui um agendamento com o profissional de saúde ou não.

Para o condomínio como um todo também haverá maior segurança, pois evita que pessoas estranhas acessem o local. Os criminosos estão cada vez mais criativos quando se trata de dar golpes, e em muitos casos, o que pode ocorrer, são pessoas estranhas alegando ter hora marcada ou estar no local para acompanhar um parente. Neste momento, outro comparsa pode efetuar uma ligação para a portaria se passando pelo tal parente ou até mesmo por um funcionário do estabelecimento, pedindo que aquela pessoa seja liberada. Com a lista de presença em mãos isso não será um problema, já que os nomes das pessoas autorizadas já estarão na lista.

Como gerar a lista de presença?

A lista de presença pode ser gerada em dois locais diferentes dentro do sistema: na área de relatórios de agendamentos ou na própria agenda. Os nomes dos pacientes são apresentados na lista de acordo com o horário dos agendamentos, em ordem crescente. Além do horário, nome do paciente e número de seu documento (CPF), a lista também apresenta a coluna Contato, que representa o nome do profissional de saúde com quem o paciente possui o agendamento. Para facilitar, há a possibilidade de gerar uma lista para cada profissional de saúde, ou se preferir, listar os pacientes de todos os profissionais em uma única lista.

Vale ressaltar que o Ninsaúde Apolo possui o campo de Nome social no cadastro dos pacientes, portanto, caso o paciente possua um nome social cadastrado, o mesmo irá aparecer na lista de presença, seguido de seu nome de registro. O nome social pode ser usado para definir um apelido ou um nome pelo qual o paciente prefira ser chamado. Este campo é usado especialmente em casos de pacientes transexuais e que estão passando por uma transição de gênero. Para que não haja constrangimentos, é importante deixar essa informação clara na portaria. Para saber mais sobre o assunto, confira nosso artigo: "Como funciona o nome social no Ninsaúde Apolo e sua importância".

Imprimindo a lista de presença através da agenda

Com a agenda Ninsaúde Apolo aberta, pressione o ícone de três pontinhos e selecione a opção Imprimir. Em seguida, pressione na opção Lista de presença e defina uma data. O sistema irá adicionar automaticamente ao filtro o profissional de saúde cuja agenda estava selecionada no momento em que acessou esta opção, mas você poderá incluir outros profissionais na lista. Como mencionado anteriormente, se preferir poderá imprimir as listas dos demais profissionais separadamente.

Você também tem a opção de imprimir a lista de todos os profissionais de saúde ao mesmo tempo, e para isso, basta deixar o campo de profissionais em branco. Escolha uma unidade de atendimento se for necessário, e caso deixe esse campo em branco, o sistema listará apenas a unidade da qual o usuário tem acesso. Caso o usuário seja um administrador do sistema, deixando este campo em branco, todos os agendamentos de todas as unidades serão listados, sendo necessário escolher uma específica no filtro, se for o caso.

Imprimindo a lista de presença através dos relatórios

No menu de agendamentos, acesse a área de relatórios. Em seguida, role a tela e pressione sobre a opção Lista de presença. Defina a data, profissional (ou profissionais) e uma unidade, se necessário for. Feito isso, basta realizar a impressão.

Lembramos que tanto no caminho feito pela agenda quanto no caminho feito através dos relatórios, além da impressão em si, também é possível exportar a lista para que ela seja aberta no Excel, o que permite mudar a ordem dos nomes e adicionar informações, caso seja necessário para sua clínica.

Agora que você já sabe qual a importância das listas de presença, caso ainda não utilize um software médico, convidamos você a conhecer o Ninsaúde Apolo. Para saber mais detalhes, acesse nosso site Apolo.app e solicite uma ligação da equipe de vendas.