Manter uma boa comunicação com os colegas de equipe é fundamental em qualquer ambiente de trabalho. E quando falamos em boa comunicação, não estamos falando apenas da forma de se relacionar, mas sim da capacidade de enviar e receber mensagens de forma clara e objetiva.

Quanto maior a equipe, maior a dificuldade de se comunicar. Isso ocorre pois em locais onde há um grande número de pessoas trabalhando, muitas vezes algumas informações pode se perder durante a sua transmissão, ou até mesmo tornam-se o que chamamos de telefone sem fio.

Você certamente já ouviu falar ou quem sabe já até já brincou de telefone sem fio na infância, certo? Essa brincadeira consiste em falar uma frase no ouvido de um colega, e esse colega passa o que ouviu para outro, e assim a mensagem vai passando por várias pessoas. A última a receber a mensagem deve falar em voz alta o que ouviu, e na maioria das vezes acaba sendo algo bem diferente da mensagem original.

Infelizmente, no ambiente de trabalho isso acaba acontecendo com muita frequência. O problema disso é que trabalho não é brincadeira, logo uma informação passada de forma errada pode prejudicar não só a equipe, mas outras pessoas de fora que estejam envolvidas. Nas clínicas por exemplo, essas pessoas prejudicadas podem ser pacientes.

Uma boa comunicação se faz quando a mensagem enviada é recebida e compreendida pelo interlocutor. Para que isso ocorra, é importante alinhar alguns pontos. Pensando nisso, separamos a seguir algumas dicas de como você pode melhorar a comunicação na clínica, seja você o gestor, profissional de saúde, secretária ou recepcionista.

Seja claro nas palavras

Esse ponto é fundamental não só se tratando do trabalho em equipe nas clínicas, mas em qualquer ambiente de trabalho. Uma mensagem para ser compreendida precisa ter início, meio e fim. Se você deseja que a equipe realize uma atividade, seja claro e direto, não faça rodeios. Não espere que as pessoas da sua equipe adivinhem o que você tem em mente, ser objetivo agiliza os processos e todos saem ganhando.

Saiba o momento certo de ouvir e de falar

Certamente você conhece aquela frase "não meta o bedelho onde não foi chamado", certo? Ela diz muito sobre situações vividas em ambientes de trabalho. Apesar de não parecer, se abster das palavras também faz parte do ciclo que favorece a boa comunicação.

Uma boa comunicação se faz quando ambas as partes sabem o momento de ouvir e o momento de falar. Não atropelar as outras pessoas com as suas palavras é fundamental, pois antes de opinar ou discorrer sobre qualquer assunto, é importante saber o que o outro tem a dizer. Isso nos leva a outro ponto: entender uma situação antes de opinar sobre ela. Pense nisso.

Estabeleça diferentes meios de comunicação

Existem diferentes meios de comunicação na sociedade, e eles podem ser escritos, sonoros, audiovisuais, multimídia e hipermídia. Alguns dos mais conhecidos e utilizados atualmente são: carta (para assuntos formais), telefone, rádio, TV, jornal impresso, sites de notícia, e-mail, enfim, tudo o que possa levar notícias para as pessoas, mesmo estando em diferentes lugares.

Dentro de ambientes de trabalho, incluindo as clínicas, também deve haver diferentes formas de se passar uma informação, pois quanto mais alternativas, maiores as chances da comunicação ser efetiva. Para isso, você pode utilizar de diversos métodos: mural de recados em lugares de fácil acesso a todos os envolvidos, reuniões periódicas para anunciar importantes decisões, sistema para envio de mensagens rápidas, entre outros.

Utilize um software de gestão

Um software de gestão pode trazer benefícios em diversos setores da clínica, e com ele a comunicação entre a equipe também se torna mais eficiente. Imagine que alguém passou um recado para a secretária, e esta por sua vez anotou em um post it que foi colado no monitor do computador. Horas se passaram e o papel saiu voando, e junto com ele, foi embora também aquela informação. Com um software, isso não aconteceria.

O Ninsaúde Apolo é um software de gestão que traz diversas ferramentas que auxiliam na comunicação entre a equipe na clínica. Sabe o exemplo acima, sobre colocar um papelzinho e ele sair voando? Com o Ninsaúde Apolo você não teria esse problema, pois em sua tela inicial existe um mural de tarefas. Ativando a ferramenta através de um card, é possível escrever um recado e direcionar a um usuário. Sempre que o usuário entrar no sistema, em sua tela inicial a tarefa estará visível para que ele, e quando realizá-la poderá marcá-la como concluída, excluí-la ou adicionar um comentário.

No Ninsaúde Apolo os usuários também podem se comunicar de forma mais direta utilizando o chat interno do software. Esse chat se assemelha a aplicativos de troca de mensagens instantâneas, como o WhatsApp ou Messenger, e diferente do card de tarefas, as mensagens são privadas, ou seja, apenas os usuários envolvidos tem acesso a elas. No chat também é possível utilizar emojis, o que deixa a conversa mais leve e agradável.

No cadastro do paciente também existe a possibilidade de inserir observações ou avisos. Esses campos são importantes para que tanto a secretária quanto o profissional de saúde possam registrar informações que podem ser compartilhadas, e assim nada passará despercebido. Lembrando que, o Ninsaúde Apolo está em conformidade com a LGPD, portanto informações sigilosas que dizem respeito apenas ao paciente ficam restritas apenas ao profissional de saúde, como manda a lei.

Outra forma de manter uma boa comunicação dentro do Ninsaúde Apolo, é através do e-mail marketing. Além de conseguir enviar mensagens aos pacientes, também é possível programar e-mails para os usuários do software da clínica ou profissionais de saúde, bastando incluir um filtro de envio. Esta ferramenta pode ser utilizada para enviar informativos internos por exemplo.

Gostou das dicas? Continue acompanhando o blog para ficar por dentro de mais conteúdo como este. E caso ainda não seja um usuário do Ninsaúde Apolo, entre em contato através do site oficial apolo.app e solicite uma demonstração do produto.