Como prospectar pacientes com o Ninsaúde Apolo

A prospecção de pacientes é uma tarefa que pode ser realizada tanto dentro quanto fora da clínica, e seu objetivo é manter um bom fluxo de clientes e garantir a movimentação financeira. Fora da clínica você consegue captar clientes com ações de marketing, sejam elas em redes sociais, outdoors, entre outros. Dentro da clínica você pode prospectar aqueles pacientes que já passaram por algum atendimento, e hoje vamos te explicar como isso é possível.

Ao fazer uso de um bom software de gestão, os administradores de clínicas e consultórios podem utilizar diversos gráficos e relatórios para que consigam direcionar melhor suas atividades. No Ninsaúde Apolo, por exemplo, você encontra alguns relatórios de prospecção que podem lhe auxiliar a aumentar sua renda.

Antes de continuarmos, precisamos saber: Você já conhece o sistema para clínicas Ninsaúde Apolo?

O software médico Ninsaúde Apolo possui agenda ágil e completa, prontuário eletrônico personalizado para cada especialidade e com validade jurídica, teleconsulta, controle financeiro, faturamento de convênios e muito mais. Agende uma demonstração ou experimente o sistema para clínicas Ninsaúde Apolo agora mesmo!

Além dos relatórios de prospecção, caso você seja usuário do Ninsaúde Apolo também poderá desfrutar do CRM Clinic - Funil de Vendas*, uma funcionalidade onde é possível criar colunas com etapas e inserir os contatos de quem pretende prospectar. Sendo assim, você poderá utilizar o relatório para gerar uma lista de contatos e organizá-los através do funil, e dessa forma conseguirá administrar melhor suas negociações e concretizar mais vendas.

Relatórios de prospecção

O Ninsaúde Apolo conta com dois tipos de relatório de prospecção, e ambos os relatórios encontram-se no menu Agendamentos, submenu Relatórios. Ao acessar esta tela, o usuário deverá pressionar sobre a opção Pacientes e em seguida, em Tipo de relatório, deverá selecionar um dos relatórios de prospecção disponíveis.

Para que os relatórios tragam informações mais precisas é necessário preencher os campos de filtro, e são eles: período, status de atendimento, profissional de saúde, unidade de atendimento, serviço, convênio e encaminhador. Alguns destes campos podem ser deixados em branco, haja visto que nem sempre são utilizados no ato do agendamento, como é o caso do encaminhador. Caso deixe estes campos em branco, o sistema listará informações gerais da clínica (ou seja, de todos os profissionais, de todas as unidades, e assim por diante). No caso do período, se o campo não for preenchido, serão listadas informações dos últimos 30 dias.

Relatório - Prospecção de pacientes 1

O relatório "prospecção de pacientes 1" nos traz informações sobre pacientes que agendaram apenas um serviço mas não retornaram. Sendo assim, ao informar um período no filtro, o relatório irá listar todos os pacientes que tiveram algum agendamento na clínica somente durante aquele período específico. Lembramos que você ainda poderá optar por filtrar apenas pacientes que foram de fato atendidos, ou se preferir, poderá selecionar a opção "Todos".

No exemplo abaixo, o período inserido foi 01/01/2021 até 01/08/2022. No filtro também foi inserido um profissional de saúde específico, a Dra. Michele Martins, portanto o relatório irá listar apenas os pacientes agendados com esta profissional. Neste relatório, além do nome do paciente e alguns dados de seu agendamento (data, serviço, valores pagos) você também terá acesso aos contatos destes pacientes, ou seja, telefone e e-mail, se tiver.

Relatório - Prospecção de pacientes 2

O relatório "prospecção de pacientes 2" em alguns aspectos é bem parecido com o relatório apresentado anteriormente, no entanto, aqui não serão mostrados apenas os pacientes que estiveram na clínica para uma só visita, mas sim aqueles que visitaram a clínica em um determinado período e não possuem agendamentos futuros a partir da data atual.

Na demonstração abaixo, o período utilizado foi novamente 01/01/2021 até 01/08/2022, entretanto neste exemplo, além da profissional de saúde Dra. Michele Martins, inserimos juntamente no filtro o serviço Botox. Dessa forma, é possível acompanhar todos os pacientes que agendaram Botox naquele período mas que não possuem mais agendamentos futuros a partir da data em que foi gerado o relatório.

Note que no relatório "prospecção de pacientes 2" existem três colunas de valores: particular, convênio e valor pago. O que isso significa? Os valores particular e convênio são valores praticados pela clínica, mas o valor pago é o valor que de fato o paciente pagou.

Esta coluna existe pois, por mais que o valor do procedimento já esteja pré-estabelecido, há casos em que o profissional de saúde concede um desconto especial para o cliente. Sabendo disso e tendo estas informações em mãos, ficará mais fácil negociar com este paciente quando ele precisar agendar sua próxima consulta.

CRM Clinic Apolo - Funil de Vendas

Após listar os pacientes com que você deseja entrar em contato, chegou a hora de organizá-los dentro do seu funil de vendas. Um funil, como é popularmente chamado, na realidade é a forma como é denominado o CRM (Costumer Relationship Management), e trata-se do armazenamento de informações não só de clientes atuais mas também daqueles considerados potenciais. Com um sistema de CRM, é possível reunir todos os pontos de contato entre você e seu cliente, incluindo ligações telefônicas, e-mails, visitas, entre outras interações.

Seguindo essa lógica, após gerar o relatório com informações sobre quais pacientes agendaram apenas uma vez e não retornaram, ou ainda sobre aqueles que não possuem novos agendamentos depois de um certo período, você poderá criar um funil para entrar contato com essas pessoas e ofertar novos serviços, ou ainda poderá convidá-los a repetir o último procedimento que lhes foi agendado na clínica.

Com o funil de vendas CRM Clinic Apolo, você poderá criar um funil para cada tipo de venda e dentro dele adicionar etapas. Dentro de cada etapa serão adicionados os negócios, ou seja, seus clientes com quem estará mantendo uma negociação.

Estes negócios ficarão agrupados em colunas, obedecendo assim um padrão também presente em outros sistemas CRM do mercado, como por exemplo: Pipedrive, Bitrix24, RD Station, Salesforce, etc. Na medida em que há um progresso com relação à concretização da venda, você poderá arrastar este negócio para a coluna da etapa seguinte. Além disso, em cada negócio você poderá inserir interações, que funcionam como um histórico de negociação para cada contato.

É importante ressaltar que ao criar um funil você poderá atribuir um tipo de distribuição, que poderá ser manual, em rodízio ou rodízio por valor. O tipo de distribuição irá interferir nos usuários que serão responsáveis pela concretização das vendas, portanto quando você escolhe a opção de rodízio por valor, poderá atribuir uma negociação de valor alto ao seu funcionário mais experiente.

Além disso, também poderá inserir restrições de acesso, o que significa que apenas usuários autorizados poderão visualizar os negócios e etapas de determinados funis. Com esta prática, além de auxiliar no sigilo de certos tipos de negociações, ainda permite que evite conflitos internos entre funcionários.

O CRM Clinic Apolo é uma funcionalidade ampla com diversas opções de configurações e poderá ser usada para prospectar não só aqueles que já são seus clientes, mas também futuros pacientes que ainda não passaram pela sua clínica. Realize campanhas de marketing e transfira seus leads para o funil do Apolo. Para conhecer melhor as demais vantagens e todos os detalhes do CRM Clinic Apolo, sugerimos a leitura de nosso artigo "CRM Clinic: Funil Apolo para Clínicas e Consultórios".

E aí, gostou das dicas? Continue acompanhando o blog para ficar por dentro de mais conteúdo que ajudará você e sua clínica. E caso ainda não utilize um software para fazer a gestão da sua clínica ou consultório, onheça o Ninsaúde Apolo. Com ele você poderá desfrutar de diversas vantagens, entre elas o CRM Clinic. Acesse o site apolo.app e solicite uma demonstração.

*O CRM Clinic Apolo é um aplicativo comercializado como extensão do software Apolo. Entre em contato para consultar os valores.