A recepção é o local onde o paciente tem o primeiro contato com a clínica, seja por e-mail, telefone ou pessoalmente. Por esse e outros motivos a recepcionista é de extrema importância, isso porque além de manter o contato com o paciente, ela executa diversas outras funções.

O fato é que muitas clínicas ainda não aderiram aos benefícios que a tecnologia traz, e diante de tantas tarefas fica realmente difícil realizá-las perfeitamente e ainda dar atenção aos pacientes. Por esse motivo listamos a seguir algumas das vantagens que a tecnologia pode trazer ao trabalho feito na recepção.

Mais Organização, menos estresse

Lidar com papéis é sempre complicado, pois além do fato de que é difícil encontrar uma informação de forma rápida, nem sempre é possível mantê-los organizados, principalmente diante da correria do dia a dia nas clínicas. Automatizando os processos é possível eliminar boa parte desse problema, o que torna o trabalho na recepção mais ágil e mais eficaz, deixando tudo muito mais organizado.

Agendar um paciente se torna muito mais fácil

Com as agendas convencionais de papel agendar uma consulta se torna algo mais demorado, visto que é necessário folhear várias páginas para ofertar um horário vago, e caso o paciente queira desmarcar uma consulta as informações podem se perder em meio a rabiscos. Utilizando um software com agendamento eletrônico basta alguns cliques para agendar e reagendar uma consulta, sem contar que o próprio paciente pode escolher seu horário de casa com o agendamento online.

Confirmação de agendamentos de forma fácil e rápida

É bem comum um ou dois dias antes dos agendamentos secretárias e recepcionistas ligarem para os pacientes a fim de confirmar seu comparecimento na clínica. Em geral, são perdidas várias horas por dia nessa tarefa, pois além de efetuar a ligação, ainda é necessário fazer as devidas alterações na agenda. Diante disso, muitos softwares como o Ninsaúde Apolo por exemplo, já possuem métodos automáticos de confirmação de consultas. Através de um aplicativo de SMS ou Whatsapp é possível enviar mensagens automáticas para os pacientes agendados e o próprio sistema faz a alteração necessária conforme resposta do paciente.

Maior controle e redução de erros

Muitas recepcionistas são responsáveis pelo cadastro dos pacientes e por conferir sua documentação, e em clínicas que não usam a tecnologia nesse setor, muitos erros acabam acontecendo. Assim como nos prontuários acontecem erros na escrita por parte dos médicos, na recepção pode haver o mesmo erro na ficha cadastral dos pacientes, sem contar que devido ao número de tarefas e movimento na clínica, muitas vezes é inevitável erros acontecerem.

Com um software de gestão é muito mais fácil cadastrar um paciente além de não haver a preocupação de erros de escrita ou fichas cadastrais rasuradas, já que tudo fica armazenado no sistema. Além disso, existem mecanismos onde o próprio paciente pode preencher sua ficha cadastral (em casa ou na própria recepção), ação que além de agilizar o trabalho da recepcionista auxilia na redução de erros já que o paciente que estará inserindo seus próprios dados.