Controle de repasse médico: boas práticas para reduzir falhas, glosas e conflitos

A gestão de repasses médicos é um dos aspectos mais desafiadores da administração de clínicas e centros de saúde. Isso porque o processo envolve diretamente as finanças da instituição, o relacionamento com os profissionais e até mesmo a conformidade fiscal. Quando o controle não é bem estruturado, surgem problemas como pagamentos incorretos, atrasos, falta de transparência e desconfiança entre corpo clínico e gestão. Tais falhas não apenas comprometem a saúde financeira da clínica, mas também afetam a motivação e a retenção dos profissionais.

Com um bom processo, porém, o repasse deixa de ser motivo de atrito e se transforma em instrumento de confiança e previsibilidade. O segredo está em padronizar regras, alinhar expectativas, mapear exceções e integrar a tecnologia ao dia a dia da operação. Neste artigo, vamos abordar Como controlar repasse médico

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O que é o repasse médico

O repasse médico corresponde ao valor que a clínica paga ao profissional de acordo com sua produção. Isso inclui consultas, procedimentos, exames, pacotes de sessões e até atendimentos realizados por convênios. Apesar de parecer simples, a conta é complexa: entre o valor cobrado do paciente ou da operadora e o que chega de fato ao médico, há diversas deduções como taxas administrativas, impostos, glosas, descontos e custos operacionais.

Um exemplo: uma consulta particular de R$ 200 pode sofrer desconto de 5% da operadora de cartão, R$ 10 de taxa administrativa da clínica e retenção de ISS, resultando em um valor líquido bem diferente. Se não houver clareza e registro desses fatores, tanto a clínica quanto o médico podem contestar o cálculo.

Por que é crítico controlar bem esse processo?

• Impacta o fluxo de caixa da clínica.
• Define o nível de satisfação do corpo clínico.
• Garante transparência contratual.
• Reduz riscos fiscais e jurídicos.

Modelos de repasse mais utilizados

Antes de pensar em sistemas e relatórios, é essencial definir quais modelos de repasse serão adotados. Entre os mais comuns estão:

• Percentual sobre a produção: o profissional recebe uma porcentagem do valor líquido obtido com seus atendimentos.
• Valor fixo por atendimento: cada consulta ou procedimento gera uma quantia definida, independentemente do valor cobrado ao paciente.
• Tabela diferenciada por procedimento: baseada em tabelas como TUSS, CBHPM ou em valores internos.
• Pacotes ou sessões: comum em fisioterapia e psicologia, onde o repasse pode ser feito por sessão realizada ou por pacote fechado.
• Modelos híbridos: combinam percentual e valor fixo ou variam conforme a fonte pagadora (convênio ou particular).

Ter clareza no modelo é indispensável para que a automação do processo seja possível. É recomendável que todas as regras estejam registradas em contrato ou aditivo padronizado, reduzindo ambiguidades.

O fluxo do repasse: do atendimento ao pagamento

Um controle eficiente precisa ser estruturado em etapas claras:

1. Registro da produção – tudo começa na agenda e no prontuário, com marcação de atendimento concluído.
2. Consolidação das receitas – classificação por fonte pagadora, tipo de procedimento e centro de custo.
3. Tratamento de exceções – cancelamentos, faltas, glosas, descontos e estornos precisam ser tratados de forma padronizada.
4. Cálculo do repasse – aplicação das regras contratuais e deduções.
5. Validação e aprovação – dupla checagem por área financeira e coordenação médica.
6. Pagamento e conciliação – liquidação via transferência, Pix ou outro meio integrado ao financeiro.

Cada etapa precisa ter responsável definido e trilha de auditoria, evitando dúvidas ou retrabalho. O ideal é que todo esse processo ocorra dentro de um único sistema.

Definição da base de cálculo

Um dos pontos mais delicados é definir a base de cálculo. Ela pode ser:

• Sobre o valor bruto faturado: simples, mas pode incluir valores que ainda não entraram em caixa.
• Sobre o valor líquido recebido: mais realista, pois considera taxas e descontos.
• Por competência: o repasse ocorre no mês em que o atendimento foi realizado.
• Por caixa: o repasse é feito apenas quando o valor entra de fato na conta da clínica.

Clínicas que trabalham muito com convênios geralmente preferem o modelo por recebimento, evitando descasamentos financeiros. É fundamental registrar em contrato quais taxas (cartão, emissão de NFe, materiais, OPME) e quais impostos (IRRF, ISS) entram na base do cálculo.

Conformidade fiscal e documental

O aspecto tributário exige atenção. Mesmo quando o profissional é pessoa jurídica, alguns municípios exigem retenção de ISS. Já o IRRF pode incidir em determinados cenários conforme a natureza do pagamento.

Para evitar problemas:

• Mantenha cadastros fiscais e contratuais atualizados.
• Exija notas fiscais corretamente emitidas.
• Parametrize alíquotas e retenções no sistema.
• Garanta logs e rastreabilidade das alterações.

Um erro de cálculo pode gerar passivos financeiros e multas para a clínica, prejudicando sua reputação e solidez.

Indicadores para acompanhar

Controlar não é apenas pagar. É preciso medir e analisar continuamente o desempenho do processo. Indicadores úteis incluem:

• Prazo médio de repasse: tempo entre o atendimento e o pagamento.
• Percentual de divergências: itens reprocessados por erro.
• Taxa de glosas por convênio: permite renegociar ou melhorar processos de faturamento.
• Participação dos repasses na receita líquida: mostra o peso dos honorários no orçamento.

Esses números alimentam relatórios como o DRE gerencial, ajudando a clínica a tomar decisões estratégicas.

Tecnologia como aliada

Com grande volume de atendimentos, depender de planilhas aumenta os riscos de falha. Um sistema de gestão médica é essencial. Recursos recomendados incluem:

• Regras flexíveis de comissionamento.
• Integração entre agenda, prontuário, faturamento e financeiro.
• Conciliação bancária e de cartões.
• Relatórios detalhados por profissional e unidade.
• Perfis de acesso e trilhas de auditoria.

O Ninsaúde Clinic, por exemplo, oferece módulo financeiro integrado que permite calcular comissões percentuais, fixas ou híbridas, controlar pacotes e sessões e integrar o recebimento (Pix, link de pagamento, cartão) ao fluxo de repasse. Isso reduz divergências e garante mais transparência.

Como lidar com exceções

Nem sempre tudo corre como planejado. Cancelamentos, faltas e descontos precisam de regras claras:

• Faltas e cancelamentos: defina se há taxa repassada ao profissional.
• Uso de sala e materiais: estabeleça retenções fixas ou percentuais.
• Campanhas e descontos: determine quem absorve o valor.
• Glosas: crie política de reprocessamento com prazos definidos.

Todas as exceções devem ser registradas em sistema com justificativa e responsável pela aprovação. Isso garante rastreabilidade e reduz questionamentos futuros.

Convênios e impacto no repasse

Nas clínicas que trabalham com convênios, o controle de repasse depende também do faturamento TISS e da gestão de glosas. Boas práticas incluem:

• Conferir guias antes do envio.
• Monitorar status (enviado, pendente, pago, glosado).
• Relacionar glosas mais frequentes para ajustar processos.
• Integrar faturamento e repasse, seja por competência ou caixa.

Essa integração evita que a clínica repasse valores que nunca serão recebidos.

Comunicação e transparência com os profissionais

Um fator muitas vezes negligenciado é a comunicação. O corpo clínico precisa de clareza para confiar no processo:

• Envie extratos detalhados de repasse.
• Ofereça portal ou aplicativo com acesso aos dados de produção.
• Defina calendário fixo de pagamentos.
• Estabeleça canal de contestação com prazos de resposta.

Quanto mais transparente for o processo, menos ruídos existirão entre clínica e médicos.

Checklist de boas práticas

Antes de cada fechamento, revise:

• Cadastros e tabelas atualizados.
• Contratos revisados e padronizados.
• Base de cálculo clara e documentada.
• Políticas de exceção definidas.
• Conciliação de recebimentos concluída.
• Extratos enviados com antecedência.

Esse checklist, simples mas poderoso, ajuda a evitar erros repetitivos.

Casos práticos

• Clínica particular: adotou repasse sobre valor líquido recebido, considerando taxas de cartão. Resultado: queda de 30% nas divergências.
• Rede de fisioterapia: estruturou repasse por sessão concluída em pacotes, reduzindo faltas e melhorando aderência.
• Clínica com convênios: vinculou status de guias TISS ao cálculo, evitando pagamentos de serviços ainda não recebidos.

Esses exemplos mostram que pequenas mudanças na parametrização trazem resultados relevantes.

Repasse bem controlado, clínica mais previsível

Controlar repasse médico não é apenas uma tarefa administrativa; é uma estratégia de sustentabilidade. Quando o processo é padronizado, auditável e transparente, a clínica ganha previsibilidade financeira, o profissional confia mais na gestão e o paciente percebe indiretamente a qualidade da organização. Ao combinar contratos claros, governança sobre exceções e apoio da tecnologia, o repasse deixa de ser dor de cabeça e se transforma em diferencial competitivo. Esse é o caminho para clínicas que desejam crescer de forma sólida e profissinal.

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