A sigla CRM é bem conhecida entre profissionais da saúde, mas diferente do que muitos pensam, ela nem sempre está ligada ao Conselho Regional de Medicina. No mundo corporativo, a sigla CRM significa Customer Relationship Management, e trata-se de um método que visa organizar seus contatos a fim de concretizar negócios e aumentar suas vendas.

O Costumer Relationship Management (ou, em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente), pode ser posto em prática tanto em clínicas como em consultórios, pois auxilia na captação não só de novos clientes, mas também no retorno daqueles que já realizaram algum procedimento em seu estabelecimento. E para quem utiliza o software médico Ninsaúde Clinic, ficou muito mais fácil gerenciar seus negócios, isso porque o software agora conta com a ferramenta CRM.

Antes de continuarmos, precisamos saber: Você já conhece o  Ninsaúde Clinic? O software médico Ninsaúde Clinic possui agenda ágil e completa, prontuário eletrônico e com validade jurídica, teleconsulta, controle financeiro, faturamento de convênios e muito mais. Agende uma demonstração ou experimente o Ninsaúde Clinic agora mesmo!

O número de operadoras de saúde no Brasil vem diminuindo drasticamente nos últimos anos. Na medida em que isso ocorre, consequentemente há também uma redução no número de beneficiários dessas operadoras (beneficiários estes que são pacientes em diversos estabelecimentos de saúde). Sendo assim, o CRM do Ninsaúde Clinic tem por objetivo auxiliar as clínicas que desejam se tornar mais competitivas neste mercado, fazendo com que o número de vendas continue a crescer, cobrindo assim essa lacuna deixada pelas operadoras.

CRM: o que é?

Como você já sabe, CRM é a sigla usada para Costumer Relationship Management, e pode ser usada como uma estratégia na gestão de vendas, marketing e atendimento. O CRM armazena informações não só de clientes atuais mas também daqueles considerados potenciais, reunindo todos os pontos de contato entre você e seu cliente, incluindo ligações telefônicas, e-mails, visitas, entre outras interações.

No ramo do marketing, toda oportunidade de negócio que mostra interesse em um produto ou serviço é chamado de lead. Ao utilizar uma ferramenta CRM, sempre que o vendedor entra em contato com um lead, é possível armazenar seus dados e incluí-los em diferentes etapas de negociação, o que chamamos de funil de vendas. Além disso, é possível inserir uma descrição em cada uma das interações, possibilitando a consulta desse histórico durante a negociação, o que permite elaborar os melhores argumentos no momento da venda.

Sendo assim, podemos dizer que um sistema CRM vai muito mais além do que uma simples lista de contatos, já que com esta ferramenta é possível fazer abordagens mais eficientes e oferecer uma experiência mais agradável aos seus clientes durante o processo de negociação. Com a vantagem de manter seu trabalho mais organizado, o CRM deixa à disposição do vendedor todo o histórico de informações trocadas com os clientes, unindo todos os dados necessários em um só lugar.

Como funciona o CRM Ninsaúde Clinic?

Com o funil de vendas CRM Ninsaúde Clinic, você poderá criar um funil para cada tipo de venda e dentro dele adicionar etapas. Dentro de cada etapa serão adicionados os negócios, ou seja, seus clientes com quem estará mantendo uma negociação. Estes negócios ficarão agrupados em colunas, obedecendo assim um padrão também presente em outros sistemas CRM do mercado, como por exemplo: Pipedrive, Bitrix24, RD Station, Salesforce, etc. Na medida em que há um progresso com relação à concretização da venda, você poderá arrastar este negócio para a coluna da etapa seguinte.

No exemplo acima temos um funil chamado Campanha Botox Instagram, onde foram criadas diversas etapas: Interessado, Proposta enviada, Declinado e Consulta agendada. Os cards de contatos que constam nas colunas de cada etapa são os negócios. Os negócios são criados a partir do interesse de um contato, e caso este contato seja um paciente já cadastrado no sistema Ninsaúde Clinic, você poderá selecioná-lo diretamente da sua base de dados do software.

O fato de poder utilizar a própria base de dados da clínica ou consultório é um grande diferencial do CRM Ninsaúde Clinic, isso porque é muito mais fácil vender para quem já foi cliente do seu estabelecimento em algum momento, do que fazer uma nova venda para alguém que ainda não conhece a clínica. Sendo assim, a vantagem de utilizar o CRM Ninsaúde Clinic em sua clínica é que, todos os contatos de seus pacientes já estarão cadastrados no sistema, facilitando assim a importação e criação de novos negócios.

Com relação às etapas, seus cards podem ser personalizados recebendo variações de cores conforme o usuário desejar. Essa personalização facilita o acompanhamento das negociações, pois visualmente falando, é fácil associar tais etapas e cores ao seu grau de importância. No exemplo acima, a etapa Declinado recebeu a cor vermelha, que popularmente está associada ao perigo. Neste caso, o "perigo" diz respeito à perda de um possível cliente.

Criando um funil

Ao criar um funil, após adicionar uma descrição você poderá escolher uma distribuição. A distribuição diz respeito aos membros de sua equipe que farão as negociações com os contatos do funil, isso significa que você poderá escolher o funcionário ideal para vender para aquele paciente específico. As opções de distribuição são: manualmente, rodízio e rodízio por valor total. Saiba mais a seguir.

  • Manualmente: ao escolher esta opção, sempre que criar um negócio você poderá escolher um usuário de forma manual para gerir aquela negociação.
  • Rodízio: nesta opção, escolha usuários específicos que farão parte do funil e o sistema realizará o rodízio de atendimentos de forma automática, ou seja, para cada novo negócio, um dos usuários é inserido na negociação formando um rodízio.
  • Rodízio por valor total: semelhante ao rodízio explicado anteriormente, o diferencial do rodízio por valor é que você poderá definir valores de negócio para cada funcionário. Quanto mais alto o valor, mais você necessita que um funcionário com experiência esteja à frente da negociação, então basta aplicar os valores para os usuários corretos para que o sistema faça o rodízio automaticamente.

Após criar um funil, também é possível editá-lo e criar restrições, permitindo assim que apenas alguns usuários possam visualizar e gerenciar negócios. Este recurso é interessante para clínicas com várias unidades de atendimento ou franquias de saúde.

Adicionando novo negócio à etapa

Ao adicionar um novo negócio, é possível inserir uma descrição, prazo previsto para fechamento (que após terminado este prazo, o mesmo será sinalizado pelas cores amarelo e vermelho) e valor do negócio. Como dito anteriormente, você também poderá vincular este negócio a um usuário do sistema, e dessa forma entende-se que aquela negociação estará sendo feito através daquele usuário, e o administrador da clínica poderá definir o usuário de acordo com o valor do negócio.

Ao inserir o tipo de contato, poderá selecionar um paciente da clínica já cadastrado no sistema ou um outro contato. Com o negócio salvo, um card contendo informações sobre ele é adicionado à coluna daquela etapa, e ao pressioná-lo, é possível visualizar não só as informações que você inseriu, mas também maiores detalhes sobre o contato, além de um histórico de suas passagens por outros funis.

Através desse histórico você poderá observar se este cliente já passou por alguma etapa do tipo "Entrar em contato no futuro" ou até mesmo "Negociação declinada", por exemplo. Se o contato for um paciente cadastrado no sistema da clínica, você também poderá visualizar seu histórico de agendamentos e os avisos e bloqueios de seu cadastro.

Quando você acessa um negócio, você também tem a possibilidade de realizar uma ligação através de softwares ou pelo seu navegador, bastando pressionar sobre o número de telefone do seu contato. Também é possível adicionar uma interação, formando assim um histórico das informações trocadas durante a negociação.

Importação de dados

Com o CRM Ninsaúde Clinic é possível importar funis, pacientes e negócios do próprio sistema Ninsaúde Clinic, poupando assim seu tempo para que não seja necessário repetir operações realizadas anteriormente.

Na importação de funis é possível importar e exportar modelos através de códigos. Dessa forma, quando você criar um funil perfeito, poderá compartilhar com seus colegas que usam o CRM Ninsaúde Clinic em suas clínicas.

Como o CRM é um processo de funil, também sabemos que alguns clientes usarão para gerenciar agendamentos cirúrgicos. O agendamento cirúrgico, mesmo sendo um processo que depende de cada hospital, pode ser controlado dentro da clínica ou consultório para evitar a falta de, por exemplo, algum documento, reserva de equipamento, aprovação da operadora ou apenas a assinatura do consentimento informado. Nesse sentido, para facilitar a configuração do CRM Ninsaúde Clinic, oferecemos alguns modelos para que nossos clientes possam importar, sendo um deles justamente o modelo de agendamento cirúrgico e outro de vendas.

A importação de pacientes acontece dentro de um negócio. Na realidade, você pode escolher entre importar pacientes já cadastrados na clínica ou importar negócios de outros funis já existentes (o que inclui contatos não cadastrados como pacientes). Para importar negócios, você deve escolher um funil e em seguida uma das etapas deste funil. Por exemplo, no funil de "Botox de fim de ano 2021", existe uma coluna chamada “Perdidos” ou “Não tenho interesse no momento”. É possível importar esses negócios para o funil de "Botox 2022" e tentar vender novamente para essas pessoas que já conhecem a clínica.

Com relação à importação de pacientes, você estará importando diversos contatos de uma só vez, portanto será necessário usar os filtros com sabedoria. Nos filtros é possível, por exemplo, importar negócios de todos os pacientes do sexo feminino, com faixa etária entre 20-45 anos, e através do campo serviço, selecionar aplicações de botox, e com o campo "Período dos agendamentos", inserir os últimos 12 meses. É seguro informar que, quanto mais segmentado for a importação, maiores são as chances de vender. Quando mais aberto, menos sucesso.


Gostou das novidades? Continue acompanhando o blog para ficar por dentro de mais conteúdo que ajudará você e sua clínica. Se você é um profissional de saúde e ainda não explorou os benefícios de um software de gestão, descubra as inúmeras vantagens que o Ninsaúde Clinic pode proporcionar à sua clínica. Esteja à frente, otimize seus processos e eleve a excelência no cuidado ao paciente!