Hoje iremos abordar os principais requisitos que uma recepcionista para clínicas precisa ter. Possui uma clínica e deseja contratar alguém para exercer essa função? Ou você é a pessoa que deseja trabalhar como recepcionista em uma clínica? Neste artigo iremos te ajudar a definir qual o perfil ideal para ocupar este cargo.

Com o objetivo de auxiliar a melhorar o atendimento na recep√ß√£o de cl√≠nicas e consult√≥rios, daremos √™nfase √†s qualidades que s√£o necess√°rias no perfil de uma boa recepcionista. A prop√≥sito, apesar de normalmente nos referirmos √† profiss√£o no feminino, o cargo de recepcionista pode ser ocupado tanto por homens quanto por mulheres, afinal, o importante √© saber execut√°-lo da melhor maneira. Sendo assim, aqui voc√™ encontrar√° informa√ß√Ķes de cunho preparat√≥rio.

Antes de continuarmos, precisamos saber: voc√™ j√° utiliza um software m√©dico para realizar seus atendimentos na cl√≠nica? Convidamos voc√™ a conhecer o Ninsa√ļde Apolo, software online que pode ser utilizado em um tablet, smartphone ou da forma tradicional, em computadores. Saiba mais em nosso site apolo.app.

Para come√ßar, iremos abordar um assunto do qual muitas pessoas tem d√ļvida: recepcionista √© o mesmo que secret√°ria? Indo direto ao assunto, a resposta √© n√£o. Embora possam ter caracter√≠sticas em comum, secret√°ria e recepcionista representam pap√©is diferentes no contexto profissional, e √© importante que isso fique claro para que suas compet√™ncias sejam respeitadas e n√£o haja invers√£o de pap√©is no desempenho de suas fun√ß√Ķes.

Em algumas cl√≠nicas pequenas ou at√© mesmo em consult√≥rios, muitas vezes a secret√°ria acaba fazendo o papel de recepcionista. A diferen√ßa √© que a secret√°ria atua diretamente com o m√©dico e geralmente √© encarregada de resolver quest√Ķes administrativas. J√° a recepcionista atua no atendimento direto ao paciente, e como o pr√≥prio nome sugere, √© a respons√°vel por recepcion√°-lo. Sendo assim, √© com a recepcionista que o paciente tem seu primeiro contato ao chegar na cl√≠nica.

O cliente de uma empresa √© sempre o juiz da situa√ß√£o, e nas cl√≠nicas e consult√≥rios n√£o √© diferente: se o atendimento for satisfat√≥rio, ele poder√° fidelizar-se √† cl√≠nica, caso contr√°rio, ele n√£o voltar√°. Sabemos que no que diz respeito a atendimentos que envolvem a sa√ļde, o ponto principal √© sair satisfeito com o atendimento do m√©dico, mas sabemos tamb√©m que se logo na recep√ß√£o o atendimento n√£o for adequado, o paciente poder√° n√£o se sentir √† vontade para voltar.

Qual o perfil ideal de uma recepcionista?

As responsabilidades de uma recepcionista variam de acordo com a cl√≠nica em que ela ir√° trabalhar, mas no geral suas fun√ß√Ķes s√£o: informar, conduzir, orientar, anotar, encaminhar, servir, organizar, protocolar, arquivar, agendar e filtrar liga√ß√Ķes. √Č importante que a recepcionista esteja sempre atenta ao planejamento di√°rio da empresa e seja comprometida com suas tarefas. Ela deve realizar suas atividades de forma din√Ęmica aumentando a efic√°cia do trabalho exercido.

Na presença de clientes, a recepcionista deve dar atenção a eles dedicando-se ao atendimento. Quando não há atendimentos, deve dedicar-se a organizar o ambiente e manter suas demais atividades em dia.

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Para ser uma excelente recepcionista, é necessário que haja uma boa percepção das habilidades e competências que o cargo exige. As principais características e habilidades desejáveis em uma recepcionista geralmente são:

  • Compet√™ncias digitais ‚Äď Foi-se o tempo em que os hor√°rios das consultas m√©dicas eram anotados em uma agenda, assim como outras atividades que utilizavam-se do poder do papel e caneta. No mundo atual, a tecnologia est√° sempre em primeiro lugar, e por esse motivo √© importante estar digitalmente atualizado. O computador √© uma das principais ferramentas de trabalho em diversos lugares, e nas cl√≠nicas n√£o √© diferente. Mesmo que para utilizar softwares voc√™ receba um treinamento (como √© o caso do Ninsa√ļde Apolo), ainda √© necess√°rio saber utilizar o sistema operacional da m√°quina, lidar com impressoras, dentre outras coisas do mundo tecnol√≥gico.
  • Responsabilidade ‚Äď Al√©m de consistir na obriga√ß√£o de responder pelas pr√≥prias a√ß√Ķes, a responsabilidade est√° ligada ao ato de se comportar de maneira sensata ou respons√°vel. Por exemplo, n√£o chegar atrasado nem faltar ao trabalho, mas quando necess√°rio, ao menos avisar para que as demais pessoas da equipe possam se organizar na sua aus√™ncia. ¬†
  • Dinamismo ‚Äď Conseguir administrar de forma s√°bia e com agilidade todas as suas atividades para que elas n√£o se acumulem √© uma caracter√≠stica do dinamismo. A√ß√Ķes r√°pidas e inteligentes caracterizam um indiv√≠duo din√Ęmico.
  • Discri√ß√£o ‚Äď Ser discreto √© primordial para quem ir√° trabalhar com atendimento ao p√ļblico, salvo raras exce√ß√Ķes. Nas cl√≠nicas e consult√≥rios, ser uma pessoa discreta representa tamb√©m maturidade √†s vivencias e processos.
  • Organiza√ß√£o ‚Äď A organiza√ß√£o precisa estar alinhada ao dinamismo, pois nem todas as pessoas organizadas conseguem ser din√Ęmicas, e nem todas que trabalham com dinamismo tem o poder da organiza√ß√£o. Ser organizado tamb√©m est√° ligado a planejamento, e tanto um quanto o outro podem ser observados no ambiente de trabalho.
  • Aten√ß√£o ‚Äď Ao trabalhar na recep√ß√£o de uma cl√≠nica voc√™ ir√° lidar com o atendimento de outras pessoas que buscam melhorar sua sa√ļde, portanto, manter o foco em suas atividades com o m√°ximo de aten√ß√£o e concentra√ß√£o √© primordial para que seus erros n√£o afetem a vida de outras pessoas.
  • Proatividade ‚Äď Pessoas com iniciativa est√£o propensas a ter mais sucesso no mundo corporativo, isso porque esta a√ß√£o est√° ligada √† proatividade. Ser proativo significa n√£o esperar por ordens quando algo precisa ser feito, logo esta √© uma caracter√≠stica daquele que √© o primeiro a propor ou empreender algo no ambiente de trabalho, ou em dadas situa√ß√Ķes.
  • Flexibilidade - A flexibilidade est√° altamente ligada √† disponibilidade. E se tratando de atendimento ao p√ļblico, pode-se exigir n√£o s√≥ disponibilidade de esp√≠rito (compreens√£o e dedica√ß√£o para atuar na profiss√£o) mas tamb√©m disponibilidade de hor√°rios. ¬†
  • Comunicabilidade ‚Äď ¬†A boa comunica√ß√£o √© a base de todo atendimento, e para isso tamb√©m √© necess√°rio ter uma boa orat√≥ria, ou seja, comunicar-se de forma clara e adequada, com ideias e frases bem articuladas. Para uma boa comunica√ß√£o tamb√©m √© necess√°rio colocar-se na posi√ß√£o do outro e compreender que as opini√Ķes divergentes devem ser respeitadas. Ter simpatia e empatia tamb√©m s√£o pontos fortes de uma boa comunica√ß√£o.
  • Educa√ß√£o ‚Äď Parece √≥bvio, mas √© sempre bom refor√ßar que a educa√ß√£o √© primordial no atendimento de uma recepcionista. Cumprimentos como "bom dia" e "boa tarde" fazem parte do b√°sico, mas muitas pessoas esquecem desse detalhe. Manifestar civilidade, delicadeza, polidez e cortesia s√£o essenciais para quem deseja trabalhar neste cargo.
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  • Simpatia ‚Äď Trazer mais leveza para as rela√ß√Ķes interpessoais est√° ligado tamb√©m √† simpatia. Um sorriso muitas vezes pode quebrar o gelo e tranquilizar pessoas que estejam passando por algum problema, ainda mais em um ambiente que remete √† sa√ļde. Realizar atendimentos com simpatia tamb√©m faz com que as rela√ß√Ķes existentes entre as pessoas se intensifiquem e permitam que, instintivamente, estas se sintam atra√≠das entre si.
  • Confian√ßa ‚Äď Ter confian√ßa no que est√° realizando e passar confian√ßa para quem est√° √† sua volta √© essencial. A confian√ßa consiste na seguran√ßa, e atrav√©s dela voc√™ ganhar√° cr√©dito com as pessoas de seu conv√≠vio e da empresa.
  • Sigilo ‚Äď Por lei, apenas os m√©dicos e demais profissionais da sa√ļde (enfermeiros, fisioterapeutas, psic√≥logos, etc.) podem ter acesso ao prontu√°rio do paciente, portanto recepcionistas n√£o ter√£o acesso a tais informa√ß√Ķes. Entretanto, mesmo que por algum motivo haja uma brecha, deve-se seguir as normas e o dever √©tico que impede a revela√ß√£o de assuntos confidenciais ligados √† sa√ļde dos pacientes.
  • Postura ‚Äď Na recep√ß√£o acontece o primeiro contato entre o paciente e a cl√≠nica, e por esse motivo, a recepcionista deve manter uma boa postura e tamb√©m uma boa apar√™ncia (que n√£o est√° ligada aos padr√Ķes de beleza impostos pela sociedade, mas sim a outros aspectos da imagem, como por exemplo utilizar roupas adequadas ao ambiente caso n√£o haja um uniforme). A postura tamb√©m est√° ligada √† sua maneira de pensar e agir, o que reflete diretamente em suas atitudes.
  • Empatia ‚Äď Ter empatia √© saber ouvir, estar aberto √†s hist√≥rias que o outro tem para contar, n√£o julgar, e quando preciso for, dar o suporte necess√°rio. Demonstrar confian√ßa e tratar bem as pessoas ao seu redor s√£o caracter√≠sticas que fazem parte do perfil de uma pessoa emp√°tica, algo importante para quem est√° prestes a trabalhar recepcionando clientes em uma cl√≠nica.

A import√Ęncia do planejamento e controle

O planejamento evita surpresas desagrad√°veis e poss√≠veis frustra√ß√Ķes ao longo do dia, e por este motivo ele √© o ponto inicial indispens√°vel de qualquer atividade. Ao planejar-se, al√©m de conseguir administrar melhor o seu tempo, voc√™ pode redirecionar as atividades do cotidiano com maior destreza.

√Č desej√°vel que a cl√≠nica possua um software de gest√£o, pois al√©m de facilitar atividades como agendamentos e finan√ßas, voc√™ ainda consegue ganhar tempo devido √† agilidade com que os processos ser√£o realizados. O software Ninsa√ļde Apolo, por exemplo, tem a funcionalidade de Eventos. Sempre que precisar inserir um lembrete ou um compromisso que dever√° bloquear a agenda, voc√™ pode ativar essa op√ß√£o e escolher n√£o s√≥ a data, mas tamb√©m o hor√°rio em que o evento ir√° ocorrer, facilitando no planejamento do dia.

O planejamento est√° diretamente ligado ao controle de suas a√ß√Ķes, portanto √© interessante que voc√™ crie listas de prioridades, realizando assim o que √© mais urgente primeiro. O controle, inclui tamb√©m, a avalia√ß√£o dos resultados alcan√ßados. Por este motivo o planejamento √© t√£o importante, pois s√≥ assim os resultados ser√£o positivos, e independentemente disso, o controle se faz importante para que n√£o haja uma decad√™ncia em tais resultados.

Este √© mais um bom motivo para se utilizar um software de gest√£o: os resultados podem ser acompanhados e controlados por meio de gr√°ficos e relat√≥rios que geram informa√ß√Ķes autom√°ticas. Estas informa√ß√Ķes s√£o produzidas conforme os dados de clientes e fornecedores s√£o adicionados ao sistema, por isso a import√Ęncia de saber utiliz√°-lo corretamente e aprimorar suas compet√™ncias digitais.

Tendo em vista todas estas caracter√≠sticas citadas acima, para os empres√°rios e profissionais de sa√ļde que desejam contratar uma recepcionista, recomendamos levar em considera√ß√£o tais atributos e avali√°-los por meio de entrevistas e testes antes mesmo de iniciar uma contrata√ß√£o. E para quem que busca uma oportunidade no mercado de trabalho em tal ramo, primeiramente verifique se voc√™ se encaixa no perfil procurado, e caso encontre alguma caracter√≠stica que n√£o condiz com sua personalidade, procure aperfei√ßo√°-la.

Gostou das dicas? Continue acompanhando o blog para ficar por dentro de mais conte√ļdo que ajudar√° voc√™ e sua cl√≠nica. Ainda n√£o utiliza um software para fazer a gest√£o da sua cl√≠nica ou consult√≥rio? Conhe√ßa o Ninsa√ļde Apolo. Acesse o site apolo.app e solicite uma demonstra√ß√£o.