Curso de Recepcionista 👩‍💼 O Perfil Ideal

Hoje iremos abordar os principais requisitos que uma recepcionista para clínicas precisa ter. Possui uma clínica e deseja contratar alguém para exercer essa função? Ou você é a pessoa que deseja trabalhar como recepcionista em uma clínica? Neste artigo iremos te ajudar a definir qual o perfil ideal para ocupar este cargo.

Com o objetivo de auxiliar a melhorar o atendimento na recepção de clínicas e consultórios, daremos ênfase às qualidades que são necessárias no perfil de uma boa recepcionista. A propósito, apesar de normalmente nos referirmos à profissão no feminino, o cargo de recepcionista pode ser ocupado tanto por homens quanto por mulheres, afinal, o importante é saber executá-lo da melhor maneira. Sendo assim, aqui você encontrará informações de cunho preparatório.

Antes de continuarmos, precisamos saber: você já utiliza um software médico para realizar seus atendimentos na clínica? Convidamos você a conhecer o Ninsaúde Apolo, software online que pode ser utilizado em um tablet, smartphone ou da forma tradicional, em computadores. Saiba mais em nosso site apolo.app.

Para começar, iremos abordar um assunto do qual muitas pessoas tem dúvida: recepcionista é o mesmo que secretária? Indo direto ao assunto, a resposta é não. Embora possam ter características em comum, secretária e recepcionista representam papéis diferentes no contexto profissional, e é importante que isso fique claro para que suas competências sejam respeitadas e não haja inversão de papéis no desempenho de suas funções.

Em algumas clínicas pequenas ou até mesmo em consultórios, muitas vezes a secretária acaba fazendo o papel de recepcionista. A diferença é que a secretária atua diretamente com o médico e geralmente é encarregada de resolver questões administrativas. Já a recepcionista atua no atendimento direto ao paciente, e como o próprio nome sugere, é a responsável por recepcioná-lo. Sendo assim, é com a recepcionista que o paciente tem seu primeiro contato ao chegar na clínica.

O cliente de uma empresa é sempre o juiz da situação, e nas clínicas e consultórios não é diferente: se o atendimento for satisfatório, ele poderá fidelizar-se à clínica, caso contrário, ele não voltará. Sabemos que no que diz respeito a atendimentos que envolvem a saúde, o ponto principal é sair satisfeito com o atendimento do médico, mas sabemos também que se logo na recepção o atendimento não for adequado, o paciente poderá não se sentir à vontade para voltar.

Qual o perfil ideal de uma recepcionista?

As responsabilidades de uma recepcionista variam de acordo com a clínica em que ela irá trabalhar, mas no geral suas funções são: informar, conduzir, orientar, anotar, encaminhar, servir, organizar, protocolar, arquivar, agendar e filtrar ligações. É importante que a recepcionista esteja sempre atenta ao planejamento diário da empresa e seja comprometida com suas tarefas. Ela deve realizar suas atividades de forma dinâmica aumentando a eficácia do trabalho exercido.

Na presença de clientes, a recepcionista deve dar atenção a eles dedicando-se ao atendimento. Quando não há atendimentos, deve dedicar-se a organizar o ambiente e manter suas demais atividades em dia.

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Para ser uma excelente recepcionista, é necessário que haja uma boa percepção das habilidades e competências que o cargo exige. As principais características e habilidades desejáveis em uma recepcionista geralmente são:

Competências digitais – Foi-se o tempo em que os horários das consultas médicas eram anotados em uma agenda, assim como outras atividades que utilizavam-se do poder do papel e caneta. No mundo atual, a tecnologia está sempre em primeiro lugar, e por esse motivo é importante estar digitalmente atualizado. O computador é uma das principais ferramentas de trabalho em diversos lugares, e nas clínicas não é diferente. Mesmo que para utilizar softwares você receba um treinamento (como é o caso do Ninsaúde Apolo), ainda é necessário saber utilizar o sistema operacional da máquina, lidar com impressoras, dentre outras coisas do mundo tecnológico.
Responsabilidade – Além de consistir na obrigação de responder pelas próprias ações, a responsabilidade está ligada ao ato de se comportar de maneira sensata ou responsável. Por exemplo, não chegar atrasado nem faltar ao trabalho, mas quando necessário, ao menos avisar para que as demais pessoas da equipe possam se organizar na sua ausência.
Dinamismo – Conseguir administrar de forma sábia e com agilidade todas as suas atividades para que elas não se acumulem é uma característica do dinamismo. Ações rápidas e inteligentes caracterizam um indivíduo dinâmico.
Discrição – Ser discreto é primordial para quem irá trabalhar com atendimento ao público, salvo raras exceções. Nas clínicas e consultórios, ser uma pessoa discreta representa também maturidade às vivencias e processos.
Organização – A organização precisa estar alinhada ao dinamismo, pois nem todas as pessoas organizadas conseguem ser dinâmicas, e nem todas que trabalham com dinamismo tem o poder da organização. Ser organizado também está ligado a planejamento, e tanto um quanto o outro podem ser observados no ambiente de trabalho.
Atenção – Ao trabalhar na recepção de uma clínica você irá lidar com o atendimento de outras pessoas que buscam melhorar sua saúde, portanto, manter o foco em suas atividades com o máximo de atenção e concentração é primordial para que seus erros não afetem a vida de outras pessoas.
Proatividade – Pessoas com iniciativa estão propensas a ter mais sucesso no mundo corporativo, isso porque esta ação está ligada à proatividade. Ser proativo significa não esperar por ordens quando algo precisa ser feito, logo esta é uma característica daquele que é o primeiro a propor ou empreender algo no ambiente de trabalho, ou em dadas situações.
Flexibilidade - A flexibilidade está altamente ligada à disponibilidade. E se tratando de atendimento ao público, pode-se exigir não só disponibilidade de espírito (compreensão e dedicação para atuar na profissão) mas também disponibilidade de horários.
Comunicabilidade – A boa comunicação é a base de todo atendimento, e para isso também é necessário ter uma boa oratória, ou seja, comunicar-se de forma clara e adequada, com ideias e frases bem articuladas. Para uma boa comunicação também é necessário colocar-se na posição do outro e compreender que as opiniões divergentes devem ser respeitadas. Ter simpatia e empatia também são pontos fortes de uma boa comunicação.
Educação – Parece óbvio, mas é sempre bom reforçar que a educação é primordial no atendimento de uma recepcionista. Cumprimentos como "bom dia" e "boa tarde" fazem parte do básico, mas muitas pessoas esquecem desse detalhe. Manifestar civilidade, delicadeza, polidez e cortesia são essenciais para quem deseja trabalhar neste cargo.

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Simpatia – Trazer mais leveza para as relações interpessoais está ligado também à simpatia. Um sorriso muitas vezes pode quebrar o gelo e tranquilizar pessoas que estejam passando por algum problema, ainda mais em um ambiente que remete à saúde. Realizar atendimentos com simpatia também faz com que as relações existentes entre as pessoas se intensifiquem e permitam que, instintivamente, estas se sintam atraídas entre si.
Confiança – Ter confiança no que está realizando e passar confiança para quem está à sua volta é essencial. A confiança consiste na segurança, e através dela você ganhará crédito com as pessoas de seu convívio e da empresa.
Sigilo – Por lei, apenas os médicos e demais profissionais da saúde (enfermeiros, fisioterapeutas, psicólogos, etc.) podem ter acesso ao prontuário do paciente, portanto recepcionistas não terão acesso a tais informações. Entretanto, mesmo que por algum motivo haja uma brecha, deve-se seguir as normas e o dever ético que impede a revelação de assuntos confidenciais ligados à saúde dos pacientes.
Postura – Na recepção acontece o primeiro contato entre o paciente e a clínica, e por esse motivo, a recepcionista deve manter uma boa postura e também uma boa aparência (que não está ligada aos padrões de beleza impostos pela sociedade, mas sim a outros aspectos da imagem, como por exemplo utilizar roupas adequadas ao ambiente caso não haja um uniforme). A postura também está ligada à sua maneira de pensar e agir, o que reflete diretamente em suas atitudes.
Empatia – Ter empatia é saber ouvir, estar aberto às histórias que o outro tem para contar, não julgar, e quando preciso for, dar o suporte necessário. Demonstrar confiança e tratar bem as pessoas ao seu redor são características que fazem parte do perfil de uma pessoa empática, algo importante para quem está prestes a trabalhar recepcionando clientes em uma clínica.

A importância do planejamento e controle

O planejamento evita surpresas desagradáveis e possíveis frustrações ao longo do dia, e por este motivo ele é o ponto inicial indispensável de qualquer atividade. Ao planejar-se, além de conseguir administrar melhor o seu tempo, você pode redirecionar as atividades do cotidiano com maior destreza.

É desejável que a clínica possua um software de gestão, pois além de facilitar atividades como agendamentos e finanças, você ainda consegue ganhar tempo devido à agilidade com que os processos serão realizados. O software Ninsaúde Apolo, por exemplo, tem a funcionalidade de Eventos. Sempre que precisar inserir um lembrete ou um compromisso que deverá bloquear a agenda, você pode ativar essa opção e escolher não só a data, mas também o horário em que o evento irá ocorrer, facilitando no planejamento do dia.

O planejamento está diretamente ligado ao controle de suas ações, portanto é interessante que você crie listas de prioridades, realizando assim o que é mais urgente primeiro. O controle, inclui também, a avaliação dos resultados alcançados. Por este motivo o planejamento é tão importante, pois só assim os resultados serão positivos, e independentemente disso, o controle se faz importante para que não haja uma decadência em tais resultados.

Este é mais um bom motivo para se utilizar um software de gestão: os resultados podem ser acompanhados e controlados por meio de gráficos e relatórios que geram informações automáticas. Estas informações são produzidas conforme os dados de clientes e fornecedores são adicionados ao sistema, por isso a importância de saber utilizá-lo corretamente e aprimorar suas competências digitais.

Tendo em vista todas estas características citadas acima, para os empresários e profissionais de saúde que desejam contratar uma recepcionista, recomendamos levar em consideração tais atributos e avaliá-los por meio de entrevistas e testes antes mesmo de iniciar uma contratação. E para quem que busca uma oportunidade no mercado de trabalho em tal ramo, primeiramente verifique se você se encaixa no perfil procurado, e caso encontre alguma característica que não condiz com sua personalidade, procure aperfeiçoá-la.

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