A nota fiscal é um documento muito importante cuja finalidade é registrar a transferência de propriedade sobre um bem ou serviço, seja ele prestado de empresa para empresa, ou de empresa para pessoa física.

A nota fiscal também deve estar presente nas clínicas, pois além de servir como comprovante pelo serviço prestado, é através dela que o Estado controla a arrecadação de tributos.

Existem diversos tipos de notas fiscais - no Brasil por exemplo, são mais de 10 - e em clínicas e consultórios a nota utilizada deverá ser do tipo NFS-e (Nota Fiscal Eletrônica de Serviços).  

A NFS-e deve ser emitida através do site da prefeitura da cidade onde se encontra a clínica, entretanto, caso você utilize um software médico, como o Ninsaúde Apolo, poderá emitir suas notas no próprio software. Para saber mais sobre o assunto, confira nosso artigo onde comentamos sobre a chegada da Nota Fiscal de Serviço no Ninsaúde Apolo.

Antes de continuarmos, precisamos saber: você já utiliza um software médico para realizar seus atendimentos na clínica? Convidamos você a conhecer o Ninsaúde Apolo, software online que pode ser utilizado em um tablet, smartphone ou da forma tradicional, em computadores. Saiba mais em nosso site apolo.app.

Para começar a emitir notas fiscais na sua clínica, primeiramente é necessário possuir um CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica). Inclusive, no Ninsaúde Apolo esse é o primeiro passo para iniciar a utilização da NFS-e, ou seja, cadastrar seu CPNJ no sistema.

Para emitir notas também é necessário informar o número da sua Inscrição Municipal. A Inscrição Municipal trata-se da identificação do contribuinte no Cadastro Tributário Municipal, e pode ser localizado no carnê do IPTU por exemplo. O serial da nota fiscal também é obrigatório. Basicamente, a série tem uma numeração que vai de 1 até 999.999.999 e caso seja alcançado o limite ela deverá ser reiniciada. Já a numeração da nota pode ir de 000.001 a 999.999 e quando atingido tal quantidade deverá ser iniciado uma nova série.

Para a emissão de notas também é necessário informar o CNAE da empresa. CNAE é a sigla para Classificação Nacional de Atividades Econômicas, e é um código composto por 7 dígitos que identifica a atividade econômica exercida em seu negócio. Você pode realizar a buscar por um CNAE através do site do IBGE.

Impostos na NFS-e

Ao emitir uma nota fiscal de serviço, é necessário que o emissor pague algumas taxas, as quais chamamos de impostos. São eles:

  • PIS - a sigla correspondente a Programa de Interação Social diz respeito às contribuições sociais tributárias para financiar o pagamento do seguro-desemprego, abono e participação na receita dos órgãos para os trabalhadores públicos e privados.
  • COFINS - a sigla para Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social é referente a uma contribuição social do valor bruto de uma empresa. Ela serve para financiar a Seguridade Social (Previdência e Assistência Social e Saúde Pública).
  • CSLL - o imposto de Contribuição Social sobre o Lucro Líquido é um tributo obrigatório para todas as empresas brasileiras. Entretanto, o modelo de tributação varia conforme o regime tributário no qual a empresa está enquadrada. Basicamente, o governo utiliza os recursos arrecadados com esse imposto para financiar a Seguridade Social, incluindo aposentadoria, assistência social e a saúde pública.
  • INSS - a retenção do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) nas notas fiscais de serviços acontece quando o serviço é prestado no estabelecimento do tomador da prestação de serviços, ou seja, quando o empregado de uma empresa prestadora de serviços (neste caso, da clínica) se desloca até a empresa tomadora do serviço.
  • ISS - também conhecido pela siga ISSQN, o Imposto Sobre Serviços é recolhido pelos municípios e pelo Distrito Federal. Praticamente todas as operações envolvendo serviços geram a cobrança deste tributo.
  • IR - O Imposto de Renda é um tributo que deve ser pago por pessoas físicas e jurídicas, sendo elas residentes do Brasil. No caso de pessoas jurídicas, o cálculo deste tipo de imposto vai variar de acordo com o regime tributário de cada estabelecimento.

Emissão da nota fiscal

É importante obter um certificado digital para emissão de suas notas. A utilização de um certificado digital não é obrigatória em todos os estados do Brasil, entretanto, caso a NFS-e seja emitida sem certificado fora das localidades que permitem essa ação, o contribuinte será visto como um infrator e poderá ser punido judicialmente.

Para a emissão de notas fiscais eletrônicas (sejam de serviço ou não), é necessário estar conectado à internet. Neste sentido, o uso do certificado digital também garante a veracidade das informações nela inseridas, além de evitar falsificações.

Após concluir a nota, antes de qualquer coisa ela passará pela análise da prefeitura. Caso todos os campos estejam preenchidos corretamente, só então a nota fiscal constará no sistema com status de emitida. Enquanto isso não ocorre, seu status inicial será "Em análise". Ao emitir a NFS-e pelo Ninsaúde Apolo, seu destinatário receberá uma cópia por e-mail, onde também poderá obter seu arquivo XML.

O arquivo XML foi adotado como um formato para transferir mais facilmente os dados, especialmente no ambiente digital. Ele é o responsável pela validade jurídica da transação perante as autoridades tributárias — seja federal, estadual ou municipal.

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