Importação de Dados - Faça você mesmo com o Ninsaúde Apolo

A importação de dados trata-se da realização do upload de dados de origem externa para um software. Para transferir estes dados primeiramente é necessário fazer um backup deles, ou seja, uma cópia de segurança. Esta cópia será inserida no software de destino através da importação.

Em geral a importação de dados é feita quando um software deixa de ser utilizado e é substituído por outro. Essa é uma prática comum em diversas empresas de qualquer área, inclusive da área da saúde. Digamos que em sua clínica você e sua equipe utilizam um software de gestão, mas por algum motivo este software não atende suas necessidades. Ao decidir mudar e começar a usar outro software, todos os agendamentos, fichas cadastrais de pacientes, prontuários, entre outras informações serão levadas até o novo software através da migração, processo onde é feita a importação de dados.

A importação de dados não é utilizada apenas na troca de software, mas também em casos em que você necessita alimentar o sistema de tempos em tempos com informações externas.

Antes de continuarmos, precisamos saber: você já utiliza um software médico para realizar seus atendimentos na clínica? Convidamos você a conhecer o Ninsaúde Apolo, software online que pode ser utilizado em um tablet, smartphone ou da forma tradicional, em computadores. Saiba mais em nosso site apolo.app.

Como importar dados para o Ninsaúde Apolo?

Para que não haja erros ao término da importação, existem algumas regras que deverão ser respeitadas, e são elas:

• Os arquivos devem possuir charset ISO-8859-1 ou UTF8.
• Linhas de registros separados por ENTER (char 10).
• Os campos devem ser separados por ; (ponto e vírgula).
• Não utilize ; ou " nos campos. Utilize somente para tabular as informações.
• Não retirar a primeira linha dos arquivos. Caso contrário, a primeira linha não será importada.
• Os índices do Ninsaúde Apolo são criados ao inserir um novo registro. Não existe forma de importar índices.
• Importar apenas um arquivo por vez. Múltiplas importações poderão resultar em lentidão e erros de gateway.
• Os arquivos devem conter no máximo 2MB cada.

Também há uma pequena regra no que diz respeito ao horário da importação. Para evitar atraso de replicação, as importações devem ser feitas das 18h às 2h (horário de Brasília). Neste contexto, evite utilizar o sistema para outras atividades enquanto estiver ocorrendo uma importação.

A Ninsaúde disponibiliza um material de apoio para auxiliar neste processo, podendo ser utilizado por qualquer pessoa que deseje realizar a importação. Entretanto, é importante saber que a importação de dados pode ser considerada complicada para pessoas mais leigas no que diz respeito a área da tecnologia, portanto recomendamos que tal operação seja realizada por um técnico com experiência no assunto, pois assim evita-se erros e consequentemente a perda de informações durante a importação.

Após fazer login no Ninsaúde Apolo, acesse o menu Agendamentos e submenu Importar informações. Nesta área você poderá trazer dados externos para dentro de sua conta do software Apolo.

Como é possível visualizar na imagem acima, na tela de importações você deverá acessar as abas específicas referente às informações que deseja importar, podendo assim realizar importações de:

Pacientes - Aqui serão inseridas propriedades de nome do paciente (obrigatório), nome social, nome do pai/mãe, CPF, data de nascimento, entre outras informações relacionadas à ficha cadastral do paciente.

Agendamentos - Contêm algumas propriedades obrigatórias como data, hora inicial e hora final, nome do paciente, nome e especialidade do profissional e serviço (também chamado de procedimento, ex.: consulta, retorno, etc.). Nos agendamentos também pode haver convênio, plano, carteirinha do convênio e sua validade, encaminhador, etc.

Eventos - Os eventos são compromissos ou agendamentos sem pacientes. Devem possuir obrigatoriamente uma data inicial e uma data final.

Prontuários - Os prontuários contêm todas as evoluções dos pacientes, ou seja, tudo o que foi relatado durante os atendimentos com os profissionais de saúde. Obrigatoriamente o prontuário possui data do agendamento, hora inicial e hora final, nome do paciente, nome do profissional e sua especialidade, serviço (ou procedimento), entre outros dados não obrigatórios.

Impressões - As impressões estão relacionadas aos prontuários, pois dizem respeito a atestados, declarações e receitas médicas. Sendo assim, é obrigatório haver dados como data do agendamento, hora inicial e final, nome do paciente, etc., tal como nos prontuários.

Formulários - A funcionalidade de formulários dentro do Ninsaúde Apolo é utilizada nos prontuários para gerar informações sobre o paciente (IMC, IKDC, Curva de Crescimento, etc.). Sendo assim, ao importar estas informações é obrigatório haver data, hora, nome do paciente, profissional e sua especialidade e a descrição do formulário.

Recebimentos - Os recebimentos fazem parte da área financeira, portanto dizem respeito às contas a receber. São dados obrigatórios: unidade de atendimento, conta bancária, situação (se foi pago ou não), tipo de recibo, categoria financeira, tipo de pagamento (cartão, dinheiro, boleto, etc.), data do vencimento e da emissão, e valor total do título.

Pagamentos - Assim como os recebimentos, os pagamentos dizem respeito às finanças, portanto trata-se das contas a pagar. As regras de importação são as mesmas válidas para os recebimentos.

É importante lembrar que cada item pode ter suas regras de negócio, mas tudo o que é necessário saber sobre as importações estará descrito no material de apoio.

Possíveis erros de importação

No processo da importação de dados é normal que possa ocorrer algum erro, mas isso não significa que todo o trabalho de importação terá sido em vão ou que não será possível importar as informações que necessita. Alguns erros são bem específicos e existem algumas maneiras de corrigi-los. Confira alguns exemplos:

Pacientes duplicados - Pode ocorrer de existirem pacientes cadastrados com o mesmo nome e sobrenome mas com outros dados diferentes, por exemplo: CPF, data de nascimento e telefones. Quando isso ocorrer, verifique se estes cadastros pertencem de fato à mesma pessoa. Caso a resposta seja sim, remova os pacientes de todos os arquivos de importação e importe separadamente. Senão, remova o cadastro com menos informações.

Pacientes com o mesmo CPF - Alguns profissionais de saúde, principalmente pediatras, colocam o CPF dos pais do paciente no cadastro dos filhos. Quando isso ocorrer, abra o arquivo .CSV, procure pela linha indicada do relatório de erros, recorte o CPF, cole o CPF na última coluna. As colunas são separadas por ; e a última coluna é a de comentários gerais do paciente.

Agendamentos - Agendamentos com hora final inferior ou igual a hora inicial podem resultar em erro. A solução é abrir o arquivo .CSV, procurar pela linha indicada do relatório de erros e aumentar a hora final.

Lembramos que caso você ainda não utilize um software médico, ao iniciar a utilização não haverá dados para importar, portanto o sistema será alimentado conforme os atendimentos forem acontecendo.

Se você já utiliza um software mas deseja iniciar com o Ninsaúde Apolo, você poderá realizar a importação com a ajuda de um técnico de sua preferência ou poderá entrar em contato para que nossa equipe realize a importação de dados para você. Saiba mais detalhes em nosso site Apolo.app e conheça todas as vantagens do Ninsaúde Apolo.