Por que trocar planilhas de Excel por um software médico?

Houve uma época em que os softwares de gestão não eram tão completos como os atuais, e por esse motivo as planilhas de Excel eram grandes aliadas de clínicas e consultórios. Muitas pessoas físicas e jurídicas ainda fazem uso desta ferramenta nos dias atuais, mas com o avanço da tecnologia pode-se dizer que sua utilização já não se faz mais tão necessária.

A rotina de quem trabalha em clínicas e consultórios é bem agitada e envolve diversas atividades: agendamentos, cadastros, recebimentos e pagamentos, atendimentos, faturamento de convênios, entre outras. Por exemplo, ao agendar um paciente você precisa marcar o dia e horário desta consulta, qual procedimento será realizado e qual profissional de saúde irá atendê-lo. Caso o paciente não tenha cadastro, é necessário inserir diversas informações sobre ele em sua ficha, e quando ele paga a consulta é necessário registrar a forma de pagamento e os valores pagos por ele. Na realidade, não só os recebimentos mas todas as outras atividades precisam ser registradas, e para isso é necessário utilizar uma ferramenta prática e acima de tudo segura.

Antes de continuarmos, precisamos saber: você já utiliza um software médico para realizar seus atendimentos na clínica? Convidamos você a conhecer o Ninsaúde Apolo, software online que pode ser utilizado em um tablet, smartphone ou da forma tradicional, em computadores. Saiba mais em nosso site apolo.app.

Os softwares de gestão surgiram com o intuito de facilitar o trabalho de quem precisa reunir tantas informações em um só lugar. Além disso, os softwares são muito mais seguros e apresentam muitas funcionalidades que não existem nas planilhas. Sendo assim, separamos algumas vantagens dos softwares de gestão e o porque você deve trocar as planilhas por um software médico.

Diversos recursos integrados

As planilhas podem ser um "quebra-galho" para profissionais de saúde que estão começando sua carreira, mas jamais poderão substituir todas as funcionalidades existentes em um bom software médico. Por reunir tantas ferramentas em um só lugar, os softwares tem uma enorme vantagem sobre as planilhas. Imagine ter que registrar agendamentos, recebimentos e pagamentos, entre outras informações em diversas planilhas? Além de nada prático, com tantos documentos abertos em seu computador, certamente isso iria resultar em uma lentidão da máquina.

Maior quantidade de recursos disponíveis

Enquanto as planilhas tem como principal objetivo reunir informações que são inseridas diretamente por você, além desta função os softwares também podem gerar diversas informações automaticamente a partir das que foram inseridas manualmente. Em um software você pode cuidar de agendamentos, atendimentos e finanças, tudo em um só lugar, e ainda pode utilizar estes dados para criar estratégias de prospecção através de gráficos e relatórios. Vamos tomar de exemplo o software médico Ninsaúde Apolo, confira abaixo apenas algumas de suas funcionalidades integradas:

Agendamentos:

• Agendamento Online;
• Agenda multiclínica e multiprofissionais com agendamento por sala;
• Bloqueio de agenda através de eventos;
• Alerta de vagas para datas futuramente disponíveis;
• Confirmação de agendamento via Whatsapp;
• Possibilidade de o paciente preencher a própria ficha cadastral na recepção e envio da mesma por e-mail;
• Status "Em espera" com aviso para o profissional de saúde;
• Lançamento de recebimentos, Nota Fiscal de Serviço e guias TISS pela agenda;
• Painel de chamadas;
• Inserção de arquivos na ficha do paciente;
• Entre outras.

Atendimentos:

• Prontuário eletrônico com validade jurídica;
• Receituário e prescrição de exames assinados com certificado digital*
• Modelos de atestados e outros documentos impressos diretamente da tela de prontuário;
• Inserção de arquivos diretamente na tela de prontuário;
• Inserção de CIDs, alergias e formulários com anamneses;
• Odontograma;
• Curva de crescimento e outros gráficos;
• Fácil acesso ao histórico do paciente;
• Caderneta de vacinas;
• Cards com informações mais relevantes dos pacientes;
• Entre outras.
  
  * O certificado digital deve ser adquirido pelo profissional de saúde.

Finanças:

• Títulos únicos, parcelados ou recorrentes de recebimento e pagamento;
• Cadastro de contas e conciliação bancária;
• Nota Fiscal de Serviço e recibos;
• Comissão de profissionais;
• Fluxo de caixa e DRE;
• Apolo Pay (envie cobranças online a seus pacientes).

Além dessas funcionalidades, muitas outras estão disponíveis no Ninsaúde Apolo, como por exemplo o e-mail marketing, pesquisas de satisfação, agenda iCal, etc. Vale ressaltar que o Ninsaúde Apolo é um software em nuvem, ou seja, pode ser acessado de qualquer dispositivo (computador, laptop, tablet ou smartphone) através do login e senha do usuário.

Mais segurança

Para quem é habituado a utilizar planilhas de Excel já deve saber que existem algumas estratégias para que o documento seja editado apenas por pessoas autorizadas ou ainda que o acesso ao mesmo seja feita mediante a uma senha, entretanto, nada disso impede que uma planilha seja deletada e seus dados perdidos, por exemplo.

Por outro lado, nesse quesito os softwares são muito mais seguros, em especial aqueles que armazenam seus dados em nuvem, como o Ninsaúde Apolo. Por se tratar de um software online, ele não pode ser deletado dos computadores da clínica, pois é possível acessá-lo de qualquer computador utilizando apenas um navegador, desde que esteja conectado à internet. Seu acesso se dá por meio de senhas onde cada usuário possui a sua, e o administrador do sistema ainda pode configurar cada perfil de usuário para que seja possível ter acesso apenas a telas específicas.

O Ninsaúde Apolo também conta com diversos mecanismos de segurança que ajudam a proteger os dados da clínica e de seus pacientes até mesmo contra o ataque de hackers. Usamos criptografia AES-256 com chaves simétricas que também são criptografadas com chave mestra armazenadas em keystore. Além disso, a chave mestra é alterada regularmente. O Ninsaúde Apolo também utiliza mais de 30 datacenters espalhados pela América do Sul, América do Norte, Europa, Ásia e Pacífico, e com essa distribuição, absorvemos ataques distribuídos. Outro ponto importante a ressaltar é nossa infraestrutura que possui certificação de conformidade com diversos padrões e controles, além de passar por auditorias independentes de terceiros para testar a proteção, privacidade e segurança dos dados.

Facilidade no uso

É bem verdade que com as planilhas de Excel é possível manter parte do trabalho organizado e até mesmo fazer cálculos, mas para isso é necessário possuir um certo conhecimento sobre a ferramenta. O Excel possui muitos truques, mas para saber utilizar todos com maestria o usuário deve ter um conhecimento avançado, o que nem sempre é possível adquirir com breves tutoriais, diferentemente de um software de gestão.

Por exemplo, digamos que você necessite fazer planilhas financeiras, e neste caso, é importante saber que para realizar cálculos através de Excel é necessário utilizar diversas fórmulas. Em contrapartida, se você utiliza um software de gestão como o Ninsaúde Apolo, basta alimentar o software com informações da clínica que os cálculos são feitos de forma automática, como é o caso do fluxo de caixa por exemplo.

Além da vantagem de um software totalmente intuitivo, no Ninsaúde Apolo os usuários podem agendar um treinamento online assim que adquirem suas licenças para uso do software, e também podem assistir aos treinamentos gravados que são feitos especialmente para cada tipo de usuário (secretárias, profissionais de saúde e administradores), contendo assim a explicação das telas mais utilizadas por cada um deles. Além do treinamento completo também existem pequenos vídeos dentro do próprio sistema onde o usuário pode assistir um tutorial rápido sobre funcionalidades específicas, tendo estes vídeos a duração média de 3 minutos.

Melhor gestão do tempo

Diante de todas as vantagens já mencionadas neste artigo, quando falamos em gestão do tempo nem precisamos ir muito a fundo no tema para entender que com um software você gerencia muito melhor suas atividades e trabalha com muito mais agilidade. Nos softwares todas as ferramentas já estão integradas e basta você utilizá-las inserindo informações, enquanto que com o Excel é necessário levar um bom tempo criando planilhas e fórmulas, para só então depois de muito trabalho, inserir informações.

E aí, curtiu nossas dicas? Continue acompanhando o blog para ficar por dentro de mais artigos como este, e caso você ainda não utilize um software de gestão para fazer seus atendimentos, venha conhecer o Ninsaúde Apolo.