Saiba quem excluiu ou alterou dados em seu software médico

A utilização de um software é importante em diversas áreas (comércio, educação, saúde, entre outras) pois tem como finalidade facilitar os processos durante o trabalho, trazendo não só agilidade em suas ações, mas também segurança. Outra vantagem dos softwares, é que em alguns casos há a possibilidade de verificar quem excluiu ou alterou certos dados, evitando assim que maiores problemas aconteçam.

Exclusões e alterações de dados são bem comuns, principalmente em clínicas e consultórios. Isso ocorre pois os cadastros dos pacientes são atualizados com frequência, além de haver diversos agendamentos, recebimentos e pagamentos sendo registrados a todo momento. Quando se utiliza um software, realizar essas alterações fica muito mais fácil, mas é necessário ter cuidado para não deletar algo importante por engano.

Antes de continuarmos, precisamos saber: você já utiliza um software médico para realizar seus atendimentos na clínica? Convidamos você a conhecer o Ninsaúde Apolo, software online que pode ser utilizado em um tablet, smartphone ou da forma tradicional, em computadores. Saiba mais em nosso site apolo.app.

Quando você possui um documento impresso cuja importância é muito grande, é necessário que haja todo um cuidado para que tal documento não seja rasurado, amassado, ou que sofra qualquer outra alteração irreversível. Neste tipo de documento você também não consegue deletar informações sem deixar rastros, a menos que o próprio documento seja eliminado. Por outro lado, qualquer ação feita em um software pode deixar provas de quem a realizou, e é por essa e por outras questões (que também envolvem segurança) que a utilização de softwares em clínicas é tão importante.

Em clínicas onde há uma equipe volumosa é natural que aconteçam muitas falhas operacionais e que os usuários tentem mascarar essas falhas. Com a utilização de um software fica mais fácil descobrir quem cometeu certas ações, incluindo as falhas. Com o software médico Ninsaúde Apolo, por exemplo, uma das possibilidades é a de verificar quando um usuário fez uma alteração na ficha cadastral do paciente. Essa ação é possível graças aos registros da aba Avisos e bloqueios.

Por exemplo, digamos que uma observação importante tenha sido removida do cadastro do paciente, ou um número de telefone apagado, enfim. Qualquer alteração deste tipo poderá ser descoberta. Nesta aba também fica o registro de quando um usuário vincula a saída de um produto do estoque ao cadastro do paciente. Veja o exemplo abaixo:

A agenda médica é outro local do sistema onde também é possível rastrear alterações feitas pelos usuários. Nos agendamentos existe a possibilidade de alterar o status para confirmado, reagendado, cancelado, faltante, em espera e atendido, além de poder inserir informações de convênio, encaminhador, sala de atendimento, entre outras.

Quando estas informações são adicionadas (ou removidas), o sistema revela não só qual usuário realizou a alteração, mas também a data e o horário. Por exemplo, digamos que um usuário removeu o convênio do agendamento do paciente, ou marcou como cancelado um paciente que estava confirmado. Nestes casos, você poderá saber quem foi o autor das alterações através do histórico do agendamento.

É sempre importante lembrar que, para que os históricos tenham de fato uma utilidade, é necessário que cada uma das pessoas que acessa o sistema possua um cadastro de usuário com seu próprio login e senha, pois somente dessa forma é possível fazer a identificação de suas ações corretamente. Apesar disso, o que ocorre em muitas clínicas é uma outra realidade: diversas pessoas utilizando o mesmo cadastro de usuário para acessar o sistema, e assim impossibilitando a identificação de erros.

Embora alguns softwares possam de fato limitar o número de usuários cadastrados, é importante se atentar a este detalhe no momento de escolher o sistema ideal para sua clínica, pois no que diz respeito ao gerenciamento de sua equipe, até mesmo esta particularidade pode fazer a diferença. No software Ninsaúde Apolo não há limite de cadastro de usuários, portanto não importa o tamanho da sua clínica, todas as pessoas que utilizarem o software poderão e deverão possuir um login próprio para acessá-lo.

Apesar de tantas opções de histórico, há um pesadelo que assombra muitos gestores, que é a exclusão de informações. No Ninsaúde Apolo seguimos todas as normas da LGPD, por isso no software não é possível excluir fichas cadastrais de pacientes que já passaram por atendimento, por exemplo. Pacientes que possuem agendamentos futuros também não podem ter suas fichas cadastrais deletadas, a menos que o agendamento em si também seja excluído.

Mas e se o agendamento for excluído, como saberemos quem o excluiu? Pois seguindo a lógica, já que o histórico de alterações e exclusões estaria no próprio agendamento, excluindo o agendamento, a "prova do crime" também seria excluída, certo? Errado!

Pensando nisso, os desenvolvedores do Ninsaúde Apolo criaram a funcionalidade de Histórico de operações, onde é possível rastrear todas as operações feitas pelos usuários, seja qual for a tela do sistema. Sendo assim, qualquer informação de inclusão, alteração e exclusão estarão presentes neste histórico, permitindo que os gestores tenham um controle maior sobre o modo como sua equipe está trabalhando. Este controle pode identificar não só falhas casuais, mas também erros frequentes e propositais, auxiliando a descobrir se um colaborador está agindo de má fé, por exemplo.

Outro caso que costuma ocorrer com frequência, é quando alguma informação desaparece do sistema e ninguém assume a culpa. Quando isso ocorre, é bem comum que o próprio software seja visto como o culpado, pois os usuários tendem a imaginar que as informações estão sendo apagadas por algum tipo de erro do sistema. A verdade é que estes casos costumam ser ótimas oportunidades para utilizar o histórico de operações, pois através deles o tal "desaparecimento misterioso" sempre acaba sendo solucionado.

Para demonstrar como funciona o histórico de operações do Ninsaúde Apolo, vamos tomar como exemplo o que já havíamos comentado neste artigo, que é o caso de um agendamento que foi excluído. Para localizar a exclusão, é necessário ter um período ou data como ponto de partida, e então o usuário deve acessar o menu Configuações ⚙, submenu Usuários. Em seguida, no lado superior direito da tela, deverá pressionar no botão Operações.

Ao acessar a tela de operações, é necessário que você informe o tipo de recurso que procura, que neste caso, será o recurso de Agendamentos. Na opção Mais filtros insira a data ou período em que acredita ter sido realizada a exclusão, e se preferir, poderá ainda inserir o nome de um ou mais usuários, e dessa forma o sistema irá listar apenas as ações feitas por eles. Se deixar o campo de usuários vazio, o sistema listará informações de todos os usuários que tiveram alguma ação naquele período. O resultado será mostrado em tela como no exemplo a seguir:

Como podemos observar na imagem acima, o sistema nos revela que no dia 25/02/2022 o usuário Michele Martins realizou duas exclusões, sendo uma no horário das 15:42:00 e outra no horário das 15:48:48. Para saber mais detalhes sobre a exclusão, basta clicar nos ícones que ficam do lado direito da tela, onde um deles apresenta o histórico do agendamento excluído, contendo inclusive o nome do paciente e outras ações feitas antes da exclusão. Caso seja necessário obter mais informações sobre o agendamento propriamente dito, basta clicar na opção "</>", que corresponde a "visualizar objeto". Já a outra opção mencionada antes corresponde a "visualizar histórico". Confira o exemplo:

A opção Visualizar objeto pode parecer complicada em um primeiro momento, pois ela nos mostra códigos e variáveis usados na programação do sistema. Mesmo assim, é fácil interpretá-los e colher as informações necessárias. Por exemplo, nos códigos mostrados nesta exclusão, podemos notar que existe a informação de "data", que corresponde à data em que o paciente estava agendado (que neste caso seria o dia 02/03/2022). Também temos as informações "horaInicial" e "horaFinal", que correspondem ao horário e duração do agendamento, neste caso das 09h às 09h20.

Dessa forma, podemos concluir que o usuário Michele Martins no dia 25/02/2022 excluiu um agendamento da paciente Vitoria Garcia, que por sua vez estava agendada para o dia 02/03/2022 às 09h. O agendamento havia sido inserido na agenda no dia 09/02/2022 também pelo usuário Michele Martins.

Além destas ferramentas, o Ninsaúde Apolo possui muitas outras funcionalidades que auxiliam não só os gestores em suas tomadas de decisões, mas também a clínica como um todo. Curtiu nossas dicas? Continue acompanhando o blog para ficar por dentro de mais artigos como este, e caso você ainda não utilize um software de gestão para fazer seus atendimentos, venha conhecer o Ninsaúde Apolo.