Em estabelecimentos que necessitam criar um registro para seus clientes existe algo que acontece com certa frequência: cadastros duplicados. Na maioria das vezes essa situação acaba trazendo alguns problemas, e na área da saúde não é diferente.

Desde a época dos registros em papel a situação dos cadastros duplicados vem se repetindo. Seja em uma loja de roupas ou em uma clínica médica, isso é um erro frequente e muitas vezes a falha acontece devido a falta de atenção.

Agora imagine em uma clínica ou consultório a seguinte situação: o paciente liga para agendar uma consulta e ao telefone ele dá seu nome completo para que a secretária possa criar um registro no sistema e agendá-lo. No dia da consulta o paciente chega na recepção para fazer seu check-in e a secretária lhe pede um documento. Eis que no documento seu nome está abreviado (prática comum em algumas carteirinhas de convênio, por exemplo), e diante de um nome que não foi encontrado ela acaba cadastrando o paciente novamente.

Agora o grande problema disso tudo: os prontuários. Como um profissional poderá atender um paciente com excelência se parte do seu histórico está em outra ficha (que muitas vezes ele nem sabe que existe)? Além disso, caso o paciente tenha alguma pendência financeira com a clínica, também ficará inviável fazer as devidas cobranças de forma adequada, então pensando nisso separamos algumas dicas para que esse tipo de transtorno possa ser evitado.

Como evitar uma ficha duplicada?

  • Ao marcar agendamentos via telefone, busque o paciente pelo número de CPF, pois esse é um documento único. No Ninsaúde Apolo, por exemplo, é possível buscar um paciente não só pelo nome, mas também pelo telefone, CPF ou por um código gerado pelo sistema.
  • Sempre confirme o nome completo do paciente e verifique com ele se o modo como você digitou está correto;
  • Sabemos que muitos sobrenomes são complicados e alguns tem origem estrangeira, então caso não entenda ou não saiba como escrever corretamente, não tenha vergonha de perguntar novamente ou pedir para ele soletrar;
  • Com o paciente na recepção, peça documentos como CNH ou RG, pois estes estão sempre completos (e no caso da CNH atualizada com mais frequência). Evite se basear pelo nome impresso em carteirinhas de convênios, pois muitos deles acabam abreviando os nomes e sobrenomes.

Fichas duplicadas tem correção?

Se você utiliza o Ninsaúde Apolo existe uma forma de corrigir esse erro, isso porque o software apresenta uma funcionalidade onde é possível unificar fichas. Para isso, o usuário deverá acessar a tela de cadastro de pacientes e pressionar em unificar fichas. Em seguida, deverá selecionar a ficha incorreta (que geralmente está incompleta) e também a correta. Após marcar as informações que deverão permanecer, ao concluir o paciente estará com todas as informações cadastrais e de prontuário unificadas.