A sala de espera de uma clínica deve ser um local de acolhimento, afinal, o paciente que ali aguarda está prestes a entrar em uma consulta médica. Desde o atendimento das pessoas recepcionistas até o ambiente em si, tudo deve ser pensado de forma que o paciente se sinta bem e deseje voltar mais vezes. Desse modo, seguir um manual de boas práticas dentro da recepção da clínica pode ser a chave para o sucesso do seu atendimento.
É sempre importante lembrar que a fidelização de um paciente está ligada a diversos fatores, e o bom atendimento é um deles. Sua clínica pode praticar os melhores preços da cidade, ter a sala de espera mais bem decorada e realizar uma série de procedimentos exclusivos, mas se a pessoa em atendimento não se sente acolhida naquele ambiente, poderá não retornar. Sendo assim, confira a seguir algumas dicas que separamos para você, para que possa oferecer uma boa experiência na sala de espera da sua clínica.
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Decoração ideal para uma sala de espera
É na recepção que acontece seu primeiro contato com paciente, portanto este local tem papel importante na percepção que ele terá sobre seu negócio. Além disso, o visual dos ambientes interfere na saúde física e mental dos pacientes, portanto é necessário montar uma sala de espera não apenas bonita, mas também aconchegante e confortável.
Cores e revestimentos
Caso a sala de espera da sua clínica seja pequena, poderá recorrer a alguns truques para que o ambiente passe uma sensação de amplitude. Isso implica na utilização de cores mais claras na decoração e a ausência de divisórias. Em geral, as cores neutras e frias são as mais adequadas para compor o fundo, mas é necessário um cuidado especial para que o ambiente não fique monótono. Os espelhos também podem ajudar na entrega da sensação de um ambiente mais amplo, principalmente quando utilizados como revestimento de parede.
No que diz respeito aos estofados (iremos falar melhor sobre isso depois), não deixe de escolher o revestimento certo para eles também. Lembre-se de que na sala de espera de uma clínica diversas pessoas irão passar, e é importante manter todo o ambiente sempre muito bem limpo. Sofás e poltronas com revestimentos em couro, sintético ou veludo Easy Clean são uma boa pedida, pois serão mais fáceis de limpar mas sem perder a elegância.
Iluminação
Uma boa iluminação na sala de espera de sua clínica é essencial não só para que os pacientes se sintam à vontade, mas também para que exista um ambiente de trabalho harmonioso. Ao escolher o tipo de iluminação, é importante ter em mente qual imagem você deseja passar: um local mais amplo que recebe muitas pessoas de diferentes perfis durante o dia, precisa ser bem iluminado, como é o caso das salas de espera dos laboratórios de análise ou até mesmo de clínicas de fisioterapia. Já uma clínica ou consultório mais focado em especialidades médicas como ginecologia, dermatologia, cardiologia, entre outras, poderá optar por uma iluminação mais fria, forte e direta, com luminárias de teto bem distribuídas.
Quando o assunto é iluminação, as luzes de LED são sempre a melhor opção. Apesar de o custo ser mais elevado que as demais, as luzes de LED compensam no valor pelo fato de durarem muito mais tempo, tornando seu custo-benefício melhor. Além disso, elas têm o poder de tornar o ambiente muito mais aconchegante, pois não geram calor sobre os pacientes que estão em espera.
Poltronas e mobílias em geral
Ao escolher poltronas e demais mobílias da sala de espera, é recomendado que você se atente não só ao jogo de cores que será utilizado, mas também ao material desses itens. As cores não precisam se repetir entre os objetos para combinar, mas é necessário que haja harmonia entre as tonalidades.
A julgar pela sua funcionalidade, o ideal é utilizar um sofá grande, e também poderá complementar o espaço com poltronas. Além disso, as poltronas podem ser mais confortáveis para pacientes que preferem assentos individuais, mas o sofá pode ser mais interessantes se levarmos em conta a variação de peso das pessoas, tornando assim uma sala de espera com maior acessibilidade. Nesse sentido, também deve-se ficar atento ao número de pacientes atendidos por hora, para que ninguém fique sem poder aguardar sentado.
Ainda em relação ao estofado da sala de espera da sua clínica, é necessário observar não só sua beleza, mas também seu tamanho, profundidade e tipo de espuma. O tamanho, como mencionamos antes, deve ser pensado conforme a quantidade de pessoas que sua clínica costuma receber na sala de espera. Sofás mais fundos são excelentes para se ter em casa, mas se tratando de um ambiente mais formal como uma clínica, o correto é escolher um assento com no máximo 60cm de profundidade, possibilitando que as pessoas mantenham uma boa postura ao sentar. Quanto à espuma, existem diversos tipos delas, e o correto é optar sempre por aquela que acomode as pessoas com conforto, mas sem perder a firmeza.
Com relação à disposição dos móveis, é importante que haja um espaço livre para a circulação dos pacientes e seus acompanhantes. Além disso, escolha peças que combinem com o conceito da clínica e com o restante da decoração. Os móveis precisam ser funcionais e práticos, mas não maiores do que realmente precisam ser. Uma boa opção é a escolha de móveis com revestimento em madeira, pois este material traz a sensação de calor ao ambiente.
Conforto e distração de pacientes em espera
Quando você está esperando por algo ou por alguém, é sempre bom manter-se ocupado para que não fique entediado, certo? Na sala de espera de uma clínica os pacientes costumam esperar mais do que gostariam, muitas vezes por chegarem antes do horário, em outros casos porque o profissional de saúde atrasou o atendimento, entre outros motivos. Sendo assim, a sala de espera deve possuir características e atrativos que mantenham o paciente não só entretido, mas também confortável.
Limpeza e organização
Manter o ambiente limpo e organizado traz uma boa sensação não só para os pacientes, mas também para as próprias pessoas recepcionistas do local, que assim estarão exercendo suas atividades com mais disposição. Por se tratar de um local que está ligado à saúde e bem estar, manter a recepção limpa e organizada torna-se uma obrigação, portanto, além da limpeza (que deve ser feita por uma pessoa especializada), lembre sua equipe de manter o local sem papéis espalhados, além de verificar a disponibilidade de água, álcool em gel e outros itens indispensáveis para acomodar o seu paciente, como por exemplo o papel toalha, papel higiênico e sabonete nos banheiros.
Distrações para o paciente
É comum em clínicas e consultórios a presença de televisores e revistas na recepção, o que não deixa de ser uma boa opção de entretenimento, mas na era digital em que vivemos, disponibilizar uma rede wi-fi para uso dos pacientes é a melhor opção. Ao configurar a rede de seu provedor, uma dica é inserir o nome da clínica e a palavra "pacientes" ou "clientes", para que assim, quem estiver na sala de espera consiga encontrá-la com facilidade. Outra dica é deixar a senha do wi-fi fixada em uma placa para que as pessoas não precisem perguntar a todo momento para a equipe de recepção. Além disso, o fato de a senha estar visível em algum lugar pode encorajar as pessoas mais tímidas a usarem a rede sem a necessidade de pedir esta informação a alguém.
Se além da rede wi-fi você optar pela TV, não esqueça de ativar as legendas ou a função Closed Caption, que são ferramentas que trazem maior acessibilidade ao ambiente, possibilitando que pessoas com deficiência auditiva possam entender o conteúdo que está sendo transmitido. Mas, se além dessas opções você desejar incluir um som ambiente, certifique-se de escolher uma playlist neutra. No Youtube existem listas de músicas relaxantes que se encaixam perfeitamente com a recepção de clínicas, algumas inclusive inspiradas em melodias dos anos 80, denominadas Synthwave 80s. É importante lembrar que, por se tratar de uma sala de espera de uma clínica, a música deve estar em um volume baixo e deve-se escolher algo mais relaxante, e não muito agitada.
Bebidas e outros agrados
Em qualquer sala de espera é essencial que haja água fresca, principalmente quando a temperatura está mais alta. Além da água, que pode ser oferecida em temperatura ambiente ou gelada, é importante não esquecer de sempre manter copos descartáveis à disposição dos pacientes, bem como uma lixeira de fácil acesso.
O famoso cafézinho também é uma excelente opção de bebida para se deixar na sala de espera, pois mesmo nos dias mais quentes, ele ainda é a preferência de muitas pessoas, mas é importante lembrar que o café não deve anular a existência da água. Com relação ao café, também é importante lembrar da questão de adoçantes ou açúcar, deixando a critério de cada um como irá adoçá-lo ou não, já que muitas pessoas possuem problemas relacionados a isto e preferem o café ao natural.
Biscoitos em geral, cookies, balas e outras guloseimas também podem ser inseridas na sala de espera, afinal, muitas pessoas acabam tendo seus dias tão corridos que não conseguem fazer um lanchinho antes de comparecer às consultas. Sendo assim, esse tipo de agrado acaba fazendo com que a experiência do paciente na recepção seja melhorada.
Espaço Kids
Mesmo que a sua especialidade não seja voltada exclusivamente para os cuidados de crianças, é importante ter uma média da faixa etária que você atende, para que assim considere a possibilidade de criar um espaço kids. Além disso, também pode ser uma boa ideia reservar um cantinho na sala de espera para que os filhos dos pacientes tenham alguma distração.
No sistema Ninsaúde Clinic é possível saber a faixa etária dos pacientes atendidos por meio de um gráfico, onde fica disponível qual o percentual e número exato de pacientes em cada faixa etária. Analisando esses dados, você poderá estudar melhor a ideia de possuir um espaço dedicado às crianças.
O espaço kids deve conter distrações para que as crianças possam aguardar pelo atendimento, e assim como em muitos consultórios há a presença de revistas para os adultos, na mesma proporção poderá incluir livros e brinquedos para as crianças, um cantinho para colorir e quem sabe até filmes de personagens infantis.
Sistema para clínicas te ajuda na recepção de pacientes
Você sabia que ao utilizar um sistema de gestão para clínicas, o atendimento se torna mais ágil, e com isso o paciente fica mais feliz com o serviço prestado? O sistema Ninsaúde Clinic por exemplo, conta com algumas funcionalidades que podem facilitar a jornada do paciente na recepção, e nós vamos dar alguns exemplos a seguir.
Preenchimento da ficha cadastral
Com o Ninsaúde Clinic você poderá enviar a ficha cadastral do paciente por e-mail alguns dias antes da consulta, e assim ele poderá preenchê-la em casa, poupando tempo na recepção. Esta ação é possível graças à funcionalidade de e-mail marketing existente no sistema.
Outra alternativa seria o paciente preencher a ficha cadastral na própria recepção, através de um tablet, onde para isso, é necessário gerar um QR Code na tela de recepção do agendamento. Após preencher os dados, basta o paciente pressionar o botão "Enviar" e tudo o que ele digitou na ficha entra automaticamente no sistema da clínica.
Painel de chamadas
Com o painel de chamadas do Ninsaúde Clinic você poderá inserir um monitor ou televisor na recepção da clínica, e sem sair da sala de atendimento, o profissional da saúde poderá chamar o paciente (ação que também pode ser feita por qualquer pessoa da recepção). No painel irá aparecer o nome do paciente chamado e o nome do profissional que está chamando, e se preferir, poderá adicionar uma mensagem personalizada, como o número da sala ou andar do prédio, por exemplo.
Ao chamar um paciente, o painel emite um aviso sonoro juntamente com o aviso visual, sendo possível ainda, entre uma chamada e outra, que o painel exiba notícias ou vídeos personalizados. Neste sentido, o painel de chamadas também é útil no que diz respeito ao entretenimento dos pacientes que estão na sala de espera. Você poderá, inclusive, utilizar vídeos institucionais da própria clínica, dando a oportunidade que as pessoas que estão aguardando na recepção conheçam mais sobre sua empresa.
Displays nas portas das salas
No software médico Ninsaúde Clinic você pode cadastrar as salas de atendimento da clínica e utilizar a funcionalidade de display, onde por meio de tablets fixados nas portas, o paciente poderá localizar a sala onde será atendido. Esta funcionalidade pode ser útil caso as secretárias estejam ocupadas e não consigam acompanhar os pacientes até a sala de atendimento. Sendo assim, unindo o painel de chamadas com o display nas portas, você terá uma clínica mais moderna e automatizada.
O display sempre mostrará os pacientes atendidos nos últimos 60 minutos e os futuros atendimentos dentro dos próximos 20 minutos (caso estejam com o status Em espera). Além do nome dos pacientes, constará o nome da sala, foto do profissional de saúde (caso ele tenha inserido uma em seu cadastro de usuário do sistema), nome do profissional e sua especialidade.
E aí, gostou das dicas? Continue acompanhando o blog para ficar por dentro de mais conteúdo como este. É profissional de saúde mas ainda não utiliza um software de gestão? Conheça o sistema Ninsaúde Clinic.