Ao iniciar um agendamento, tanto o paciente quanto a recepção da clínica priorizam pela agilidade, mas não podemos esquecer que a boa qualidade no atendimento é essencial. Para que isso ocorra, é importante criar métodos e fórmulas que otimizem o atendimento, fazendo com que seja possível ganhar tempo durante o agendamento do paciente.

Não só em grandes clínicas, mas também em consultórios, o tempo costuma ser corrido demais: atender telefonemas, recepcionar e cadastrar pacientes, preparar a recepção para os atendimentos do dia, entre outras tarefas que são praticadas ao longo do dia. Visto que as atividades desempenhadas necessitam não só de agilidade, mas também de qualidade, listamos a seguir algumas dicas para que você consiga uma melhor otimização do tempo com seus pacientes.

Antes de continuarmos, precisamos saber: você, profissional de saúde, já utiliza um software médico para realizar atendimento de seus pacientes? Convidamos você a conhecer o Ninsaúde Apolo, software online que pode ser utilizado por qualquer especialidade. Saiba mais em nosso site apolo.app.

Agendamento otimizado

Antes de mais nada, é importante saber que a tecnologia tem como propósito simplificar o dia a dia das clínicas e trazer maior praticidade não só para os profissionais de saúde e secretárias, mas também para o paciente.

Imagine que você é um paciente e precisa agendar uma consulta. A única forma de conseguir o agendamento é através do telefone, porém, após realizar inúmeras tentativas, o telefone apresenta o sinal de ocupado ou simplesmente chama sem que ninguém atenda. Essa situação pode ter apenas um resultado: um paciente frustrado indo procurar outro profissional de saúde para lhe atender.

Sendo assim, é importante oferecer diferentes métodos para ser possível concluir um agendamento, sendo o mais comum deles o agendamento online. Caso você não possua um site, ainda assim poderá incorporar o agendamento online em suas redes sociais através de um link, onde por meio dele o paciente terá acesso aos horários disponíveis na agenda do profissional de saúde, podendo assim ele próprio realizar a marcação do agendamento sem a necessidade de efetuar ligações.

No agendamento online, assim que o paciente agenda sua própria consulta não há a necessidade de um atendente inserir o horário marcado na agenda do profissional de saúde, isso porquê o sistema realiza o agendamento de forma automática. Outra vantagem é que, pelo fato de o agendamento online estar disponível todos os dias durante 24 horas, o paciente poderá realizar o agendamento com mais facilidade e tranquilidade, o que acaba resultando em um aumento no número de atendimentos dos profissionais de saúde.

Além do agendamento online, outros métodos também tem se mostrado bastante eficazes no que diz respeito aos agendamentos, e o Voice Bot é um bom exemplo disso. O Voice Bot nada mais é do que um atendente virtual utilizado no telefone. Dessa forma, mesmo que o paciente efetue uma ligação para a clínica, não haverá o problema de o telefone tocar e ninguém atender, pois a assistente virtual fará isso. Sendo assim, uma boa alternativa é integrar uma assistente virtual ao seu software médico. Por exemplo, se você utiliza o software Ninsaúde Apolo poderá integrar o VozXpress, o Voice Bot da Elife.

Na mesma linha do Voice Bot, hoje também é possível contar com o Chat Bot, que também se trata de um assistente virtual, entretanto por chat, ou seja, mensagens de texto como um bate-papo. Por fim, você ainda pode utilizar a Alexa em seu ambiente de atendimento. A Alexa é uma ferramenta desenvolvida pela Amazon que tem diversas utilidades: ela pode realizar tarefas que vão desde efetuar uma ligação até tocar músicas por um simples comando de voz.  

Confirmação do paciente

Uma agenda bem organizada requer tempo, afinal, é necessário que os agendamentos sejam confirmados um a um. Essa ação pode levar muitas horas se o volume de pacientes for alto, portanto é interessante a utilização de uma ferramenta que dê a possibilidade de realizar essas confirmações de forma automática.

O Whatsapp é uma ferramenta que tem se mostrado bastante útil em clínicas e consultórios, principalmente no que se refere aos agendamentos. Com o Whatsapp você pode realizar confirmações de forma automática, como é o caso da funcionalidade existente no Ninsaúde Apolo. Através de um link enviado pelo Whatsapp, ao acessá-lo o paciente poderá confirmar ou cancelar o agendamento. Feito isso, a partir da resposta do paciente o próprio sistema atualiza o status da consulta sem que seja necessária a intervenção da secretária.

Existem outras formas de se confirmar ou cancelar um agendamento de forma automática, e são elas: e-mail, SMS e Voice Bot. Para realizar confirmações desta forma, basta utilizar uma ferramenta integrada ao seu software médico e programar a frequência dos envios. Saiba mais sobre o assunto em nosso artigo "Confirme seus agendamentos no Ninsaúde Apolo com Confirmation Call".

Preenchimento de ficha cadastral e check-in do paciente

Quando um paciente é agendado pela primeira vez, apenas suas informações de contato são inseridas no sistema, até mesmo pela questão de praticidade já que outras informações serão irrelevantes naquela ocasião. Entretanto, chega um determinado momento em que o cadastro do paciente precisa ser preenchido por completo, e essa ação também pode ser feita de forma prática pelo próprio paciente, deixando a recepcionista/secretária livre para outras atividades.

Através da ferramenta de e-mail marketing por exemplo, você pode agendar o disparo de mensagens automáticas contendo a ficha cadastral do paciente para que ele próprio possa preenchê-la em casa ou em qualquer outro local antes da consulta. No software Ninsaúde Apolo é possível deixar programado esse tipo de e-mail para todo agendamento de um determinado serviço, ou até mesmo para pacientes cujo prontuário se classifique em um determinado grupo, CID, sexo, etc.

Existe ainda um outro método para que a ficha cadastral seja preenchida pelo próprio paciente, porém dessa vez na recepção da clínica. Ao clicar no agendamento, na aba de Recepção, é possível gerar um QR Code que permite que a ficha cadastral seja aberta em qualquer dispositivo, como por exemplo um tablet ou smartphone. Desse modo, basta gerar o código e pedir que o paciente preencha a ficha enquanto não chega o momento de seu atendimento.

Confira maiores detalhes sobre como fazer o envio da ficha cadastral por e-mail e como o paciente pode fazer o check-in na clínica em nosso artigo "Check-in do paciente: na recepção ou em casa, é possível?".

Alerta de vagas

Nem sempre o paciente consegue agendar a consulta para a data que ele gostaria, ainda mais quando o profissional de saúde é bastante requisitado e está sempre com a agenda cheia. Em geral, o paciente costuma deixar seu nome com a secretária para que ela informe quando um horário vagou, o que necessitaria haver um controle manual destas futuras novas vagas na agenda.

Utilizando um software como o Ninsaúde Apolo, o paciente pode agendar a consulta para uma data mais distante e solicitar que seu nome entre na lista de espera, onde estará em um alerta de vagas. Com este mecanismo o sistema listará todos os horários disponíveis para determinado período, e sempre que a secretária acessar a página de alertas poderá então entrar em contato com o paciente para ofertar aquela nova data e/ou horário que vagou. Saiba mais sobre essa funcionalidade em nosso artigo "Como fidelizar pacientes com o alerta de vagas do Ninsaúde Apolo".

Observações e anotações rápidas

Sabemos que o prontuário do paciente diz respeito somente a ele, e ninguém além do próprio paciente e do profissional de saúde deve ter acesso a tais informações, sendo que a quebra desse sigilo pode acarretar em multa e outras penalidades conforme a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que já está em vigor.

Entretanto, muitas informações do paciente podem ser acessadas até mesmo pelas secretárias, visto que elas são as responsáveis por coletar diversos dados; também há o fato de que outras informações nem dizem respeito ao paciente em si, mas muitas vezes sobre o próprio agendamento. Este tipo de informação, que chamamos de dado pessoal, pode ser inserida em locais de acesso comum do sistema e não quebram regras da LGPD, portanto é necessário que o local a ser inserido seja de fácil acesso.

Isso também é possível com o Ninsaúde Apolo, sendo que o próprio sistema cria alguns avisos automáticos que ficam registrados no cadastro do paciente. Por exemplo, se o paciente visitou a clínica hoje e já deixou agendada uma próxima consulta, o próprio sistema cria um alerta mencionando que o paciente possui um agendamento futuro.

Além desse tipo de alerta, existem outras funcionalidades e campos que podem ser utilizados para inserir informações rápidas sobre o paciente (lembrando que qualquer informação inserida no prontuário eletrônico só poderá ser visualizada pelo profissional de saúde, obedecendo assim a LGPD).

Além de tudo que você já leu neste artigo, você também pode conferir algumas dicas sobre este assunto assistindo o webinar a seguir, realizado por Fabiano, nosso consultor e especialista na Ninsaúde:

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