Como manter a agenda médica organizada antes e depois de feriados?
Algumas datas comemorativas, em especial aquelas que caem em dias úteis e são consideradas feriados, acabam atrapalhando de certa forma a rotina dos profissionais de saúde, pois é necessário organizar muito bem a agenda para que não aconteçam imprevistos.
Por esse motivo, iremos listar a seguir algumas táticas para que a sua agenda médica se mantenha organizada, e que dessa forma os feriados possam ser aproveitados apenas para descansos, e não para dores de cabeça!
Utilize um software médico
Um software médico é essencial para organizar sua agenda e trazer mais agilidade ao marcar consultas. Através da utilização de um software, o profissional de saúde terá diversas vantagens que não encontrará utilizando uma agenda física (de papel), pois há maior facilidade em trocar um paciente de horário, localizá-lo pelo nome, e realizar bloqueios em datas específicas.
Caso ainda não utilize um software, aproveite para conhecer o Ninsaúde Apolo, software de gestão que possui além da agenda médica, outras funcionalidades, como por exemplo o prontuário eletrônico, menu de finanças, faturamento de convênios, entre outros.
Utilize o bloqueio de horários
A agenda médica do Ninsaúde Apolo possui uma ferramenta chamada Eventos. Ao criar um novo evento na agenda, o usuário pode escolher se deseja bloqueá-la ou apenas inseri-lo como lembrete.
Aqui vai uma dica de medida de segurança para evitar surpresas desagradáveis e deixar a agenda mais organizada: ao iniciar o ano, alinhar com a secretária para que ela localize todos os feriados dos próximos 12 meses e assim prepare esses bloqueios na agenda. Bloquear uma data no Ninsaúde Apolo é muito simples, e você pode fazê-lo de duas formas, veja o exemplo:
Utilize o agendamento online
O agendamento online é ótimo para quem deseja manter a agenda em funcionamento mesmo quando a clínica ou consultório estão fechados, como por exemplo em feriados ou nas férias. Isso acontece pois o agendamento online fica disponível 24 horas por dia, durante os 7 dias da semana!
O software médico Ninsaúde Apolo possui a ferramenta de agendamento online que é atrelada aos agendamentos do software, ou seja, quando um paciente marca seu próprio agendamento através do site, a agenda médica do Ninsaúde Apolo é atualizada com seus dados, garantindo que aquele horário fique reservado a ele.
Para utilizar o agendamento online, é necessário possuir um site, no entanto ele também pode inserido em sua fanpage do Facebook ou até mesmo na sua página do Instagram. Você pode saber mais detalhes em nosso artigo sobre como integrar o agendamento online Ninsaúde Apolo ao Facebook e Instagram.
Programe o envio de e-mail marketing como lembretes
Através do e-mail marketing disponível no Ninsaúde Apolo, o usuário pode programar o envio de mensagens personalizadas a diferentes grupos de pacientes, onde poderá utilizar filtros que facilitam o trabalho de todos na clínica.
Os lembretes são importantes, pois caso o paciente tenha programado alguma viagem próximo a data do agendamento, ele poderá lembrar de entrar em contato para avisar caso seja necessário reagendar a consulta.
Inclusive, sempre que um paciente possuir um agendamento no sistema, um e-mail poderá ser disparado antes ou depois do agendamento, tanto para enviar um lembrete, quanto para o envio da ficha cadastral (para que ele preencha em casa) ou até mesmo uma pesquisa de satisfação.
Utilize as confirmações automáticas de agendamento
Uma das práticas comuns em clínicas e consultórios, é a confirmação do agendamento, um ou dois dias antes da data marcada. No geral, a secretária ou recepcionista precisa ligar ou enviar uma mensagem para confirmar se o paciente irá comparecer à consulta, porém, usuários de softwares como o Ninsaúde Apolo podem realizar essas confirmações de forma automática.
O Ninsaúde Apolo conta com a confirmação via SMS e Whatsapp, e ao receber a mensagem e respondê-la, o sistema atualiza automaticamente o status do agendamento, sem a necessidade de qualquer ação de um usuário.
Observe o exemplo: digamos que um paciente possui um agendamento para o dia 08 de setembro, ou seja, um dia após o feriado de Independência do Brasil. Neste caso, ao utilizar a confirmação automática dois dias antes do agendamento, mesmo que o paciente responda somente no feriado, seu status será atualizado normalmente, pois não será necessário que a secretária atualize o status manualmente, afinal, o sistema fará isso automaticamente.
Fique de olho no "Alerta de vagas"
O Alerta de vagas é uma ferramenta disponível no Ninsaúde Apolo, onde os pacientes que não conseguirem uma consulta para uma data específica, podem entrar numa espécie de lista de espera, e quando em determinada data um horário vagar, a recepcionista poderá entrar em contato ofertando o novo horário.
Vamos de exemplo novamente: digamos que chegando próximo ao feriado de 07 de Setembro, a secretária ou recepcionista envia confirmações automáticas, e alguns pacientes que estavam agendados para o dia 08 acabam cancelando o agendamento pois estarão viajando. Com o agendamento cancelado, o horário que vagou poderá ser utilizado por um dos pacientes que está na lista de espera, e o melhor de tudo é que é possível reagendar o paciente através da própria tela de alerta de vagas, o que economiza muito mais tempo na recepção.
E aí, gostou das nossas dicas? Continue acompanhando o blog para mais conteúdo como esse, e para ficar por dentro das novidades do software Ninsaúde Apolo. Ainda não é usuário do sistema? Entre em contato através do site ou via Whatsapp clicando no ícone ao lado direito da tela, e solicite uma demonstração.