Cada consulta que o paciente agenda é uma nova jornada que ele está prestes a embarcar. Durante esta jornada, o paciente passa por diversas etapas até chegar de fato ao atendimento com o profissional de saúde, e uma destas etapas diz respeito ao seu check-in.
O check-in do paciente é uma etapa realizada na recepção, e se você utiliza um software de gestão como o Ninsaúde Apolo, saiba que é possível fazer com que o paciente realize algumas ações sozinho antes mesmo de chegar até a clínica. Com o auxílio da ferramenta E-mail Marketing, você pode programar o disparo de e-mails e enviar, por exemplo, a ficha cadastral do paciente, para que assim ele preencha com antecedência.
Antes de continuarmos, precisamos saber: você já utiliza um software médico para realizar seus atendimentos na clínica? Convidamos você a conhecer o Ninsaúde Apolo, software online que pode ser utilizado em um tablet, smartphone ou da forma tradicional, em computadores. Saiba mais em nosso site apolo.app.
O que é o E-mail Marketing do Ninsaúde Apolo?
O E-mail Marketing é uma estratégia de marketing digital onde são feitos disparos de e-mail para determinados públicos. Ele é baseado na comunicação entre a empresa e seus clientes, ou possíveis clientes (Leads). Apesar de remeter a algo estritamente comercial, o E-mail Marketing também traz outras vantagens quando se trata de enriquecer experiências.
Tendo em vista suas vantagens, podemos dizer que o E-mail Marketing é uma ótima ferramenta para estabelecer um relacionamento saudável com seus pacientes e trabalhar a fidelização. Por meio dele é possível enviar lembretes de agendamentos, conteúdo informativo, entre outros que abordaremos a seguir e que são importantes para que o paciente realize seu check-in na clínica.
Para utilizar esta funcionalidade, o usuário do sistema deverá acessar o menu Aplicativos, submenu E-mail Marketing. Em seguida, logo após definir a mensagem que será enviada, deverá preencher alguns campos referentes a:
- "Cabeçalho" - contém informações sobre assunto e remetente, por exemplo;
- "Enviar para" - contém filtros onde você define quem irá receber o e-mail;
- "Quando" - aqui você define em que momentos este e-mail será enviado.
Como utilizar o E-mail Marketing no Check-in do paciente?
Primeiramente é importante saber que você pode criar diversos modelos de e-mail e deixá-los salvos para envio automático. Sendo assim, organize suas ideias e monte um e-mail para cada situação. Conforme as configurações que você inseriu nos campos de envio, os e-mails serão disparados para os pacientes que se encaixam naquele perfil.
Uma ferramenta disponível no Ninsaúde Apolo que pode ser utilizada no E-mail Marketing é a função Grupos de pacientes. Você pode criar grupos para pacientes cirúrgicos, pacientes da fisioterapia, ou até mesmo por profissionais (um grupo denominado "Pacientes do Dr. João", por exemplo) caso a clínica possua diversos profissionais de saúde. Nos filtros de envio do E-mail Marketing você poderá escolher um destes grupos, e dessa forma o e-mail será enviado apenas para pacientes inseridos nele.
Você também pode separar os envios por sexo ou idade dos pacientes, serviço agendado ou até mesmo unidade em que o paciente será atendido. Outros filtros também estão disponíveis, como por exemplo CID e tags inseridas em atendimentos. Caso nenhum destes campos sejam preenchidos, o sistema irá fazer o envio para todos os tipos de pacientes.
Agora digamos que em sua clínica são realizados check-ups, e que você tem diversas orientações para passar aos pacientes antes deles comparecerem a uma consulta. Esta é uma boa oportunidade para preparar o envio de um E-mail Marketing. Confira nosso exemplo a seguir com as etapas de elaboração deste e-mail.
Introdução e lembretes
Para começar o e-mail, você pode inserir uma saudação, inclusive com o nome do paciente. Para isto, utilize a ferramenta de texto automático e insira a opção "Destinatário/Nome", pois ao enviar o e-mail, o sistema buscará o nome na ficha cadastral do mesmo. Esta ação permite que sua mensagem fique mais personalizada, criando um laço entre a clínica e o paciente.
Dando sequência, você pode informar a data e o horário do agendamento neste mesmo e-mail, e assim ele também servirá como um lembrete. Você poderá utilizar a ferramenta de texto automático para isto também, e o sistema buscará a data e o horário em que o paciente está agendado, e tal informação constará no seu e-mail de forma automática quando ele chegar até o destinatário.
Outra opção de texto automático que poderá ser utilizada nesta situação é o "Agendamento/Ficha cadastral". Utilizando este texto automático, ao abrir o e-mail um link estará disponível, e por meio dele o paciente poderá fazer o preenchimento da ficha que está vinculada ao software. Sendo assim, quando chegar na clínica, esta etapa poderá ser pulada.
Notas Importantes
Seguindo nosso exemplo de agendamento de check-up, em um e-mail de check-in para esta situação é importante repassar todas as orientações necessárias para que o paciente possa realizar seus exames tranquilamente. Neste sentido, você pode informar, por exemplo:
- Em quantas horas de jejum o paciente deve permanecer antes da consulta;
- Se deve tomar uma quantidade específica de líquido (água) antes dos exames;
- Qual a vestimenta mais adequada para a realização destes exames.
- Outros lembretes que também são muito importantes nesse momento, como por exemplo a documentação que o paciente deve levar, carteirinha do convênio, entre outros.
Localização da clínica
Muitos dos pacientes que você costuma atender podem ser de fato moradores da sua cidade ou das proximidades da clínica, mas é importante lembrar que diversos deles também podem vir de fora, e portanto necessitam de orientações para chegarem até você. Enviar a localização da clínica é um ponto muito importante, mas não limite-se apenas a inserir o endereço: pontos de referência e até mesmo um mapa do local auxiliam bastante. O mapa pode ser gerado através do Google Maps, e a partir de um Print Screen, transforme-o em uma imagem Jpeg. e insira no corpo do e-mail.
Outros pontos de referência
Além do próprio endereço da clínica, você também informar aos pacientes que são de fora da cidade, caso eles precisem de hospedagem, quais são os hotéis mais próximos da sua localização, ou indicar até mesmo um quarto ou apartamento de AIRBNB, hostel, pousada, etc. Informar ao paciente a localização de lugares para um bom café ou restaurantes para o almoço, e que preferencialmente fiquem próximos da clínica, também podem ser bons itens para inserir em seu modelo de e-mail.
Por mais que os aplicativos de corrida estejam super em alta, muitas pessoas ainda preferem os meios de transporte mais tradicionais. E em muitos casos, quando o paciente encontra-se a uma distância mediana da clínica, pode ser do interesse dele saber rotas e paradas de ônibus e/ou táxi.
Como programar o envio do E-mail Marketing?
Ao preparar e-mails informativos pré-consulta, é necessário que eles sejam enviados com pelo menos 2 dias de antecedência ao paciente para que assim o mesmo possa se organizar. A vantagem de utilizar o E-mail Marketing é que você não precisa enviar manualmente estes e-mails todos os dias, pois você pode programá-los e o software realiza o envio automático.
No E-mail Marketing do Ninsaúde Apolo existe a opção de envio "A partir dos agendamentos", que como o nome sugere, faz o envio para os pacientes sempre que eles possuírem um agendamento na clínica. Para usar esta função, basta selecionar a opção correspondente e inserir a quantidade de dias antes da consulta que deseja que seja enviado. O sistema irá buscar a informação da consulta na agenda, e no período definido o e-mail é disparado ao paciente que corresponder às características dos filtros, ou seja, a configuração de envio. Além disso, também é possível definir o horário em que o e-mail será enviado.
Após finalizar o processo, basta clicar em Salvar e a partir disso os e-mails começam a ser disparados conforme as configurações aplicadas. Caso seja necessário cancelar o envio dos e-mails, você pode acessar o modelo que criou e salvá-lo como "Inativo". Além disso, você também poderá editá-los quando quiser, e após realizar as alterações, basta salvar.
E aí, gostou das nossas dicas? Continue acompanhando o blog para ficar por dentro de mais artigos como este, e caso ainda não utilize um software de gestão em sua clínica, conheça o Ninsaúde Apolo.