A conciliação bancária é a atividade que compara os valores contidos no extrato bancário com os dados armazenados na empresa. A partir desse comparativo, é possível confrontar as informações internas e registros de pagamento e recebimentos, bem como realizar a correção de erros e informações não previstas.
Para que a conciliação bancária seja feita da forma mais correta e eficiente possível, é necessário seguir alguns passos no dia a dia da clínica, o que implica diretamente nas atividades voltadas ao setor financeiro.
No software Ninsaúde Apolo é possível fazer o lançamento dos recebimentos e pagamentos da clínica através do módulo de Finanças, e com a funcionalidade Conciliação bancária, os usuários podem alimentar o sistema com dados financeiros a partir de extratos bancários fornecidos pelo banco através do Internet Banking.
Como realizar uma conciliação bancária eficiente?
Com a conciliação bancária é possível verificar se o saldo bancário do controle interno, os lançamentos e suas datas estão idênticos ao extrato do banco. Para que não haja erros, como mencionamos acima, é necessário criar uma rotina dentro da clínica direcionada a estes detalhes envolvendo o financeiro. Para isso, é necessário criar o hábito de:
- Lançar as movimentações diariamente
A clínica precisa controlar diariamente todas as movimentações de entradas e saídas financeiras, informando todas as contas bancárias envolvidas. Essas movimentações não dizem respeito apenas ao recebimento de consultas, ou pagamento de energia elétrica, aluguel e internet, mas também tarifas bancárias, impostos, pagamento de salários dos funcionários, etc.
Todos esses recebimentos e pagamentos, quando lançados corretamente, auxiliam também na formação do fluxo de caixa, importante ferramente que representa o movimento de entradas e saídas de dinheiro em um determinado período na empresa.
Por esse motivo, é importante lembrar que reforma da casa, presentes para amigos e almoço com a família são só alguns exemplos de despesas que não devem, jamais, ser adicionadas ao fluxo de caixa da empresa. Lembre-se que, ao misturar esses tipos de despesas, os resultados mostrados no fluxo de caixa não trarão informações que condizem com a realidade da clínica. Além disso, essa ação poderá confundir suas metas, pois em determinados períodos poderá acusar um saldo negativo por conta de gastos que não fazem parte do dia a dia da empresa.
2. Conferir saldo no extrato bancário
É importante que seja feita uma conferência diária a fim de saber se os saldos inicial e final do controle interno batem com os saldos no extrato bancário.
No Ninsaúde Apolo o usuário deverá cadastrar as contas bancárias que utilizará para que possa efetuar os lançamentos de recebimento e pagamento, por esse motivo, dentro do sistema também há a possibilidade de gerar um extrato das contas contas cadastradas, o que possibilita fazer tal comparativo.
3. Utilizar a conciliação bancária para corrigir erros ou lançar novos títulos
Para utilizar a conciliação bancária do Ninsaúde Apolo é muito simples, basta baixar do Internet Banking de sua conta um arquivo .OFX (Open Financial Exchange) e fazer o upload no sistema. Você também deverá informar a qual unidade se destina (caso sua clínica possua mais de uma unidade de atendimento, caso contrário basta selecionar Matriz) e informar qual a conta bancária.
Ao importar o arquivo, o sistema mostrará também alguns títulos que já foram lançados no sistema. Será levado em consideração o valor, data do lançamento e tipo (pagamento ou recebimento) para que o sistema possa gerar um status.
O status "Existente", destacado em vermelho, sugere que aquele título já existe no sistema. Já os títulos que possuem certa semelhança ficarão destacados em amarelo com o status "Sugerido". Neste caso, o usuário deverá fazer a conferência para que não reste dúvidas de que ele se trata de um título já existente ou não, para que assim possa realizar a conciliação. Para isso, basta pressionar no ícone "conciliar".
Como nos mostra o exemplo acima, os títulos novos no sistema também são sinalizados pela cor azul, apresentando o status "Novo". Note também que eles possuem um percentual, que diz respeito ao detalhamento daquele título. O processo poderá ser finalizado, e os títulos importados de fato, apenas quando alterar todos para 100%.
Essa é uma ação bem simples, e para realizá-la basta preencher os campos de categoria, subcategoria (opcional) e tipo de pagamento. Ao terminar, basta pressionar em Finalizar.
Ao finalizar a operação, todos os títulos estarão lançados no financeiro do sistema, com suas respectivas alterações (categoria, subcategoria, tipo de pagamento e nome do documento).
Atualmente, até mesmo arquivos de bancos virtuais, como o Nubank, podem ser importados para o Apolo, o que facilita ainda mais a conferência desses dados financeiros.
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