Após reservar um horário na agenda, alguns dias antes da consulta, normalmente as secretárias ou recepcionistas de clínicas e consultórios ficam encarregadas de realizar o processo de confirmação de agendamentos, ou seja, entrar em contato com o paciente para que ele dê a certeza de que realmente vai comparecer, ou não.

Na maioria das vezes, este processo pode ser um pouco demorado se levarmos em conta a quantidade de agendamentos do dia. Isso acontece pois, além dessa tarefa, a secretária exerce diversas outras funções na clínica, bem como a recepcionista, que necessita de tempo para recepcionar os pacientes do dia, coletar seus dados para a ficha cadastral, entre outras obrigações.

Para facilitar o ato de confirmar pacientes, agilizar os processos da recepção e deixar secretárias e recepcionistas com mais tempo livre, apresentaremos a seguir as três formas de realizar confirmações através do software médico Ninsaúde Apolo.

Antes de continuarmos, precisamos saber: você já utiliza um software médico para realizar seus atendimentos na clínica? Convidamos você a conhecer o Ninsaúde Apolo, software online que pode ser utilizado em um tablet, smartphone ou da forma tradicional, em computadores. Saiba mais em nosso site apolo.app.

Tela de confirmações

No menu Agendamentos, o usuário do Ninsaúde Apolo poderá ter acesso ao submenu Confirmações, onde é possível visualizar todos os pacientes que possuem uma consulta marcada, porém ainda não confirmaram presença. Para entender melhor é necessário saber que, na agenda, é possível modificar o status de um agendamento, que poderá ser: Agendado, Confirmado, Atendido, Em espera, Faltante, Cancelado e Reagendado.

Em destaque: status de agendamentos

Sendo assim, todos os pacientes que possuem status de Agendado na agenda, automaticamente aparecem na lista de confirmações. Caso o paciente entre em contato para avisar de seu não comparecimento, ou se desejar alterar a data da consulta, na própria agenda é possível modificar o status, e para isso basta clicar sobre um dos ícones mostrados na imagem acima, que são correspondentes a cada um deles.

Entretanto, quando há a necessidade de você entrar em contato com estes pacientes, para agilizar o processo, basta acessar a tela de confirmações. Nesse espaço você terá a lista de pacientes não confirmados, informações sobre o agendamento (data, horário, profissional de saúde que o atenderá, etc.), bem como seu número de telefone para que entre em contato.

Ao obter a resposta do paciente, que lhe dirá se vai comparecer ou não, com apenas um clique você poderá confirmar ou cancelar a consulta. Feito isso, a mudança de status na agenda é feita de forma automática pelo sistema. Veja o exemplo abaixo:

Confirmação via WhatsApp

Para utilizar a confirmação via Whatsapp, o usuário deve acessar a tela de confirmações do Ninsaúde Apolo, onde serão listados todos os agendamentos que ainda não foram confirmados. Ao pressionar no ícone de Whatsapp, o sistema abre uma conversa com o paciente contendo uma mensagem automática (que pode ser alterada antes do envio) e um link. Através desse link o paciente irá confirmar ou cancelar o agendamento, e a partir da sua resposta o status do agendamento é alterado automaticamente.

Confirmação via SMS

Para utilizar a confirmação via SMS, é necessário realizar o download do app através do link que está disponível no card da tela inicial (compatível apenas com Android até o momento). Após se certificar de que o smartphone está devidamente configurado, bem como as definições do aplicativo, basta acessá-lo para que as mensagens sejam disparadas a todos os pacientes que possuem um agendamento ainda não confirmado.

Para que o SMS seja enviado, sugerimos que a clínica contate sua operadora para que obtenha um pacote com envios ilimitados. O paciente, por sua vez, precisará responder à mensagem com um SIM ou NÃO.

Após receber a resposta do paciente, o aplicativo envia um comando para a agenda, que atualiza o status da consulta automaticamente. Vale ressaltar que as operadoras oferecem planos baratos com quantidade ilimitada por SMS, por isso, sua clínica economiza e ainda diminui em até 68% as faltas na agenda.

Agora que você já sabe como confirmar os pacientes de forma prática com o Ninsaúde Apolo, sua clínica também poderá desfrutar desse benefício. Caso você ainda não seja um usuário do software, entre em contato através do site Apolo.app e saiba mais.