O software médico Ninsaúde Apolo lançou recentemente a funcionalidade de controle de estoque, uma ferramenta essencial para controlar o fluxo de produtos e amostras de clínicas e consultórios.

O controle de estoque é o processo de monitoramento de todo fluxo de entrada e saída de produtos armazenados, e seu objetivo é garantir um bom funcionamento de todas as operações que dependem, direta e indiretamente, dessas mercadorias.

Ao utilizar um software que possua uma boa ferramenta de controle de estoque, é possível com ela prever algumas necessidades, como a compra e reposição de mercadorias, otimizar o espaço físico de armazenamento, reduzir a incidência de perdas por roubo ou por vencimento dos prazos de validade, entre outros.

Como acessar o controle de estoque do Ninsaúde Apolo?

O usuário deve acessar o menu/submenu Estoque e iniciar cadastrando um produto. A descrição diz respeito ao produto em si: luvas, seringas, amostras grátis, etc. O campo Unidade de medida deve ser preenchido conforme os diferentes modos de quantificar diferentes grandezas, por exemplo un (unidade), ct (cartela), kg (kilograma), etc.

O campo de código de barras pode ser preenchido com o auxílio de um leitor de código de barras. A possibilidade de utilizar um leitor ao cadastrar os produtos trará mais agilidade ao trabalho e mais eficiência, pois códigos de barra geralmente são compostos por 13 dígitos, então imagine o quão trabalhoso seria ter que digitar todos esses numerais a cada item que você cadastra?

Atualmente é possível encontrar leitores de código de barras a partir de R$70,00, e são comercializados em supermercados, lojas de informática e lojas de materiais para escritório. Na internet também é possível adquirir o produto em sites como o Mercado Livre, entre outros.

Após inserir o valor de venda e o valor de custo, ou seja, por quanto será vendido e por quanto ele foi comprado, você pode também inserir a localização (que pode ser utilizada para definir em qual parte do estoque ou da clínica esse produto ficará armazenado), bem como seu estoque mínimo e o estoque máximo.

As informações de estoque mínimo e estoque máximo são importantes para a logística de seus pedidos, e para que o controle de seu estoque seja ainda mais eficaz. Quando um produto atinge seu estoque mínimo, significa que é o momento certo de fazer um novo pedido, garantindo assim que seu estoque não fique vazio, evitando surpresas desagradáveis.

Já o estoque máximo tem como objetivo sinalizar que um produto já está com o estoque excedido, e que comprar mais deste produto nesse momento pode ser um erro, pois devido a data de validade dentre outros fatores, poderá ser um item desperdiçado, caso haja um grande volume dele sem uso.

No cadastro de produto também é possível inserir a quantidade de dias para a reposição, ou seja, após feito o pedido, quanto tempo leva para que ele esteja no estoque, e após salvar, poderá inserir tags para que seja possível localizar o produto futuramente com maior facilidade. Veja o exemplo:

Novas entradas, saídas e transferências

Para realizar entradas, saídas e transferências de algum item, é sempre necessário que o mesmo já tenha sido cadastrado como produto. Após realizar o cadastro de produto, para realizar uma das ações citadas, basta pressionar em Novo e escolher uma das ações. Por serem muito parecidas, vamos exemplificar aqui com uma nova entrada.

Inicie inserindo o código de barras, ação que pode ser realizada com o leitor, como mencionamos anteriormente, e em seguida selecione o produto, que deverá estar previamente cadastrado. Selecione um fornecedor, e caso ele não esteja cadastrado no sistema ainda, ao digitar seu nome, aparecerá a opção Cadastrar novo, agilizando e facilitando o processo.

Insira a quantidade, o motivo dessa entrada/saída (compra, doação, devolução ou outro), o valor de compra (ou no caso de uma saída, o valor de venda), e a unidade. Neste caso, a unidade refere-se a unidade de atendimento, ou seja, matriz ou alguma de suas filiais, caso possua.

Após salvar, o sistema mostra o percentual daquele produto em estoque, que é baseado em seu estoque mínimo e estoque máximo, e assim calcula também se seu estoque está baixo ou alto, conforme informação inserida no cadastro do produto. Além disso, você tem acesso ao histórico de movimentações, podendo controlar quem inseriu ou alterou algum produto, e quando essa alteração foi feita.

Reposição de estoque: como fazer um pedido?

Com o controle de estoque do Ninsaúde Apolo, também é possível fazer um pedido de produto para reposição de estoque, e esse pedido pode ser feito num primeiro momento de forma manua, no entanto é possível configurar o sistema para que nos próximos pedidos daquele produto a ação seja feita de forma automática.

O usuário deve acessar Novo -> Fazer pedido, e preencher alguns campos, como por exemplo o código de barras, produto, quantidade, unidade (matriz ou alguma de suas filiais), fornecedor e e-mail do fornecedor. Se o fornecedor já possuir um endereço de e-mail em seu cadastro, o sistema utilizará ele automaticamente (mas poderá ser alterado no ato do envio).

Outro ponto importante, é que conforme são inseridos os dados do pedido, o e-mail vai sendo escrito automaticamente, o que agiliza mais o trabalho da equipe e poupa tempo na clínica. Para que o pedido seja feito de forma automática das próximas vezes, sem a necessidade de um usuário realizar esse passo a passo, basta marcar a opção Pedir automaticamente das próximas vezes quando o estoque estiver baixo. Daí a importância de inserir um estoque mínimo e estoque máximo.

Como mencionado anteriormente, além das entradas e saídas, também é possível fazer transferências. Neste caso, o processo é bem semelhante, o que muda é que será inserido uma unidade de origem e uma unidade de destino.

As transferências são importantes pois caso o estoque de uma unidade esteja baixo e o mesmo produto esteja sobrando em outra, poderá ser realizada a distribuição desse material de forma simples sem a necessidade de adquirir com o fornecedor.

Gostou da funcionalidade e das nossas dicas? Continue acompanhando o blog para ficar por dentro das novidades do Ninsaúde Apolo, e caso ainda não seja um cliente, entre em contato e solicite uma demonstração.