O fluxo de caixa é uma ferramenta importante para qualquer empreendimento, inclusive para as clínicas. Por ser considerado o raio-x das finanças, o principal objetivo do fluxo de caixa é auxiliar o administrador mantendo a saúde do seu negócio sempre em dia, portanto é necessário entender como essa ferramenta funciona.

Quando falamos em fluxo de caixa, nos referimos a uma ferramenta de gestão que representa o movimento de entradas e saídas de dinheiro em um determinado período na empresa. Apesar da tecnologia dos dias atuais, um grande número de pessoas ainda controla seu fluxo de caixa através de planilhas no Excel ou até mesmo com papel e caneta em um caderno, mas com certeza a melhor forma de analisar os dados da sua empresa é utilizando um sistema de gestão para clínicas.

No sistema para clínicas Ninsaúde Apolo o fluxo de caixa já faz parte das funcionalidades nativas do sistema, portanto para utilizá-lo basta realizar os lançamentos de seus recebimentos e pagamentos para que o próprio sistema realize o cálculo não só do que já foi realizado, mas também do saldo previsto. Feito isso, a única coisa que você precisará fazer é analisar e interpretar estes dados.

Antes de continuarmos, precisamos saber: Você já conhece o sistema para clínicas Ninsaúde Apolo? O software médico Ninsaúde Apolo possui agenda ágil e completa, prontuário eletrônico personalizado para cada especialidade e com validade jurídica, teleconsulta, controle financeiro, faturamento de convênios e muito mais. Agende uma demonstração ou experimente o sistema para clínica médica Ninsaúde Apolo agora mesmo!

De onde vem os valores do fluxo de caixa?

Todo empreendimento possui contas a pagar e contas a receber, e ambas devem ser registradas para que se possa fazer uma análise dos lucros e perdas. Na medida em que você faz lançamentos de recebimentos e despesas no financeiro da clínica, automaticamente esses valores aparecerão no fluxo de caixa. Sendo assim, teremos os seguintes itens:

  • Recebimentos - Valores recebidos provenientes de consultas de pacientes, procedimentos feitos na clínica, entre outros.
  • Pagamentos -  Valores pagos aos seus fornecedores de materiais, salários de funcionários, comissão de profissionais de saúde, além de despesas fixas como aluguel, energia, internet, etc.

No sistema para clínicas Ninsaúde Apolo todos os recebimentos e pagamentos devem ser lançados no menu Finaças, no submenu Títulos. Em Títulos, no botão Novo, você poderá escolher qual dos dois tipos de título você pretende lançar (recebimento ou pagamento) e ainda poderá definir se aquele título será único, parcelado ou recorrente.

Os títulos recorrentes são títulos que irão se repetir por um tempo determinado pelo usuário ou por um período indeterminado, portanto você poderá utilizar essa opção para o lançamento de despesas fixas ou recebimentos de pacotes de procedimentos, terapia, fisioterapia, entre outros tipos de serviços recorrentes. Sendo assim, os valores referentes às recorrências pendentes, assim como valores de quaisquer outros vencimentos futuros, aparecerão no fluxo de caixa no que chamamos de saldo previsto, ou seja, uma previsão do seu saldo quando estes títulos forem quitados.

Ao lançar um recebimento ou pagamento, alguns campos deverão ser preenchidos contendo informações sobre o título a ser lançado. Algumas informações são obrigatórias, como é o caso da categoria, tipo de pagamento, conta bancária, data de vencimento e unidade. Confira a seguir porque elas são obrigatórias e o que elas representarão no seu fluxo de caixa.

  • Categoria - As categorias são classificações financeiras que possibilitam entender de que forma sua empresa lucra mais ou onde ela tem seus maiores gastos. No caso das clínicas, você pode criar categorias de recebimento do tipo "Consultas", "Cirurgias", entre outras, além de poder ainda classificar as categorias em subcategorias, ou seja, uma categoria menor dentro de uma categoria maior. Exemplo: categoria "Consultas" poderá possuir as subcategorias "Particular" e "Convênio".
  • Tipo de pagamento - Apesar de não ter uma grande relevância dentro do fluxo de caixa, informar o tipo de pagamento é essencial na hora de lançar um título. É através deste campo que você poderá informar se o recebimento ou pagamento foi efetuado em cartão, dinheiro, pix ou qualquer outro meio.
  • Conta bancária - Ao realizar um recebimento você deve informar em qual conta bancária ele irá entrar, e da mesma forma, ao lançar uma despesa, deverá informar de onde o valor para efetuar o pagamento irá sair. Caso você possua mais de uma conta bancária, no fluxo de caixa do software de gestão Ninsaúde Apolo você poderá visualizar os valores de todas as contas em conjunto ou filtrar por contas específicas, para assim visualizá-los separadamente.
  • Data do vencimento - É a data limite para que um título seja quitado. Caso o pagamento esteja pendente ou mesmo vencido, o valor entrará no saldo previsto do fluxo de caixa. Caso o título já esteja quitado, entrará junto ao saldo do que já foi realizado, mas sempre levando em consideração a data em que foi quitado. No fluxo de caixa também é possível filtrar por data, portanto você poderá escolher um período específico (dentro de no mínimo quatro meses) para visualizar o andamento de suas finanças de acordo os vencimentos.
  • Unidade - A unidade se refere ao local de atendimento. Por exemplo, sua clínica pode possuir uma unidade matriz e uma filial, sendo assim, no momento em que lançar uma despesa ou recebimento, poderá informar a qual das unidades ele diz respeito. Além disso, no fluxo de caixa você também pode escolher se deseja visualizar valores referentes apenas a uma unidade específica ou todas, e para escolher uma unidade basta selecioná-la nos filtros.

Como interpretar os valores do fluxo de caixa?

Primeiramente é importante saber que o fluxo de caixa se baseia não só nas datas de vencimentos, mas também nas datas de pagamento, ou seja, a data em que um título foi quitado. Sendo assim, se o título venceu no mês de janeiro mas você só quitou em fevereiro, o valor correspondente a ele irá aparecer no saldo realizado de fevereiro, já que o recebimento foi feito nesse período.

Agora vamos analisar um fluxo de caixa e todos os valores que compõem ele. Na opção de filtros foi informado o período de 01/02/2023 a 31/05/2023, e é importante dizer que a ferramenta está sendo acessada ao final de fevereiro. Sendo assim, os valores de fevereiro por estarem todos quitados já entrarão como saldo realizado, enquanto que os valores dos meses seguintes (que estão ainda pendentes) precisarão ser analisados no saldo previsto. Veja o exemplo:

Agora você irá conferir de onde surgiu cada um dos valores mostrados no fluxo de caixa do Ninsaúde Apolo e porque eles mudam de acordo os filtros ou modo de visualização.

Saldo acumulado

O saldo acumulado, como o próprio nome sugere, é o equivalente a todo o valor acumulado em um determinado período. Note que no fluxo de caixa aparecem dois valores de saldo acumulado: um que fica em itálico à esquerda da tela, entre parênteses, e outro que fica abaixo de cada mês do período selecionado, ao lado direito da tela.

O saldo acumulado que fica entre parênteses é considerado seu saldo inicial, ou seja, o valor que você tem em caixa ao iniciar o período inserido no filtro. Quando você inicia a utilização do software de gestão Ninsaúde Apolo, é necessário informar o valor que você possui em cada uma das suas contas bancárias cadastradas. A soma dos valores de todas essas contas bancárias resultará no seu saldo acumulado quando começar a utilizar o sistema.

É importante lembrar que, dependendo do período que você insere no filtro de busca, o valor inicial poderá mudar, afinal, na medida em que você lança recebimentos e pagamentos, em certos períodos você poderá iniciar com mais ou menos dinheiro em caixa. No exemplo acima o período aplicado no filtro foi 01/02/2023 a 31/05/2023, o que significa que a clínica iniciou o mês de fevereiro com R$60.680,87 acumulados.

Com relação ao saldo acumulado de cada mês (ao lado direito da tela), este simboliza quanto a clínica acumulou naquele período específico. Conforme mostrado no exemplo, em fevereiro temos um saldo acumulado de R$72.449,69. Este valor é resultado do saldo acumulado inicial somado ao saldo do período (que iremos abordar a seguir), ou seja, 60.680,87 + 11.768,82 = 72.449,69.

É importante lembrar que o sistema também permite visualizar o saldo previsto, ou seja, uma previsão de qual será o valor acumulado pela clínica quando os títulos em aberto estiverem quitados. Já no exemplo da imagem acima, a visualização é referente ao saldo acumulado do que já foi realizado, o que significa que estes títulos já estão quitados.

Saldo do período

O saldo do período é o que sobra de seus recebimentos e pagamentos. Dependendo da quantidade de receitas e despesas, este saldo poderá ser negativo, e um dos objetivos do fluxo de caixa é justamente evitar que isso aconteça, afinal ele é uma ferramenta que possibilita controlar suas finanças mostrando onde você tem tido seus maiores gastos e de onde vem suas maiores receitas.

No exemplo abaixo, no mês de fevereiro o saldo da clínica foi de R$11.768,82. Note que abaixo deste saldo são listados todos os recebimentos e pagamentos do período. Houve um total de R$12.586,80 de recebimentos, enquanto que o total de pagamentos feitos em fevereiro foi de R$817,98. Sendo assim, 12.586,80 - 817,98 = 11.768,82, ou seja, o saldo do período.

Saldo Previsto

Ao pressionar no botão Formato (ao lado direito da tela) temos a opção de mudar a visualização dos valores, podendo escolher entre o realizado e previsto. Nos exemplos acima já demonstramos o saldo realizado, onde valores positivos ficam destacados na cor verde e os negativos ficam em vermelho. Já no formato previsto, todos os valores são sinalizados na cor laranja.

O formato de saldo previsto permite que o administrador saiba qual será o saldo da clínica assim que todos os títulos em aberto forem quitados. Confira o exemplo abaixo, onde dessa vez utilizamos no filtro o período de 01/03/2023 a 30/06/2023:

Note que agora, enquanto estamos visualizando o saldo previsto, o saldo acumulado inicial mudou, e isso ocorre devido às datas que alteramos no filtro. Sendo assim, o saldo acumulado inicial agora é de R$63.142,89.

Outra mudança foi referente ao saldo acumulado do mês de março: na visualização do que foi realizado, o saldo acumulado nesse mês era de R$72.449,69, mas agora que mudamos para o saldo previsto, este valor é alterado para R$68.875,21. Este valor de R$68.875,21 é resultado do seguinte cálculo: o saldo acumulado inicial (63.142,89) somado ao saldo do período (5.732,32).

Mas, e no mês de abril, qual a origem daqueles R$71.846,15 que estão previstos? Afinal, seguindo a lógica anterior, a conta não bate. Acontece que neste caso, você precisa ignorar o valor de R$63.142,89 pois por estar visualizando um mês à frente do mês inicial, este não é mais o seu saldo inicial, portanto deverá levar em consideração o saldo acumulado do mês anterior.

Sendo assim, o saldo acumulado de abril é o resultado do que foi acumulado em março (68.875,21) somado ao seu saldo do período (2.970,94). Desta forma temos 68.875,21 + 2.970,94 = 71.846,15 (saldo acumulado de abril).

É importante saber que por mais que o saldo acumulado esteja no topo, ele é sempre o último valor a ser atualizado, pois este saldo depende do saldo do período, que por sua vez, depende dos recebimentos e pagamentos da clínica.

Lembramos que não é necessário que você realize os cálculos demonstrados neste artigo, afinal o próprio sistema realiza tudo de forma automática, bastando que você analise os dados. O intuito deste artigo é que você compreenda de onde surgiram estes números e assim possa entender ainda melhor como funciona o cálculo de fluxo de caixa do sistema para clínicas Ninsaúde Apolo.

E aí, gostou das dicas? Continue acompanhando o blog para ficar por dentro de mais conteúdo como este. É profissional de saúde mas ainda não utiliza um software de gestão? Conheça o sistema para clínicas Ninsaúde Apolo.