O fluxo de caixa é uma ferramenta muito utilizada para diagnosticar a saúde financeira de um negócio, e ele representa o movimento de entradas e saídas de dinheiro, em um determinado período na empresa. Sendo assim, é importante saber que até o mais pequeno erro de cálculo pode atrapalhar o andamento de suas projeções feitas a partir dessa ferramenta.

Ao lidar com as finanças de sua clínica, é importante estar atento à alguns detalhes, assim como em qualquer outro negócio. O fluxo de caixa pode ser analisado diária, semanal, mensal ou anualmente, mas nenhum resultado positivo será de fato obtido se estes dados não forem precisos.

Separamos a seguir alguns possíveis erros cometidos ao estruturar o fluxo de caixa do seu negócio, para que dessa forma você, administrador, consiga reverter qualquer situação negativa com relação às finanças de sua clínica.

Misturar o dinheiro da clínica com seu dinheiro

Antes de qualquer ação, é importante criar uma conta bancária exclusiva para as finanças da clínica. Mesmo que você possua um consultório pequeno onde você será o único profissional de saúde trabalhando, possuir contas bancárias distintas lhe auxiliará a separar as finanças pessoais das finanças da empresa.

Nesse sentido, é possível afirmar que esse é o principal motivo pelo qual o gestor não deve misturar as finanças pessoais com as da clínica: para que os resultados sejam mais precisos. Essa regra vale não só para as despesas, como também para os recebimentos, a menos que esse recebimento realmente seja investido na clínica. Você pode saber mais sobre o assunto em nosso artigo "A importância de separar as finanças pessoais das finanças da clínica".

Lançar apenas os recebimentos e esquecer das despesas

Apesar de parecer algo evidente, muitos gestores acabam não efetuando o lançamento de suas receitas e despesas, ou em alguns casos, lançam apenas os recebimentos, o que faz com que o fluxo de caixa não forneça informações sobre a real situação da clínica.

Vamos analisar: como você saberá qual o seu lucro líquido, se você não tem em mãos os valores gastos em despesas? Afinal, o lucro é o valor recebido proveniente da venda de um produto ou serviço após subtrair os gastos com sua aquisição, ou fabricação. Sendo assim, de nada adianta ficar de olho nas entradas, se não estiver monitorando as saídas.

Não categorizar os recebimentos e pagamentos

Incluir suas receitas e despesas em categorias é essencial para monitorar a saúde financeira de seu negócio de forma mais assertiva. As categorias financeiras auxiliam o gestor a identificar quais tipos de recebimento dão maior lucratividade, e quais despesas são fonte de maior gasto.

Antes de classificar suas finanças por categorias, também é importante lembrar que seus pagamentos são divididos em custos e despesas. Quando falamos em custo, estamos nos referindo ao valor gasto com serviços e bens aplicados na produção de outros bens e serviços. Já as despesas são os gastos relativos a bens e serviços utilizados na manutenção da atividade da empresa.

Tanto os custos quanto as despesas podem ser classificados em fixos e variáveis, e após incluí-los em uma categoria, você também poderá criar subcategorias. Por exemplo: ao criar uma categoria "Despesas fixas", você pode criar as subcategorias "salário", "aluguel", "internet", pois são despesas que sempre terão o mesmo valor e mensalmente haverá o pagamento delas. Já ao criar uma categoria "Despesas variáveis", você pode incluir "impostos" por exemplo, e futuramente gerar um relatório para analisar em qual período você gastou mais dinheiro com essa categoria.

Contar com recebimentos ainda não quitados

Em alguns casos, como quando o paciente utiliza algum convênio, é comum que ele seja atendido de imediato pelo profissional de saúde, mas a clínica só receberá o valor da consulta algum tempo depois, quando convênio receber as guias TISS do paciente e assim realizar o repasse do valor para a clínica. Em alguns casos, há também clínicas que aceitam pagamento em cheque pré-datado, que nada mais é que uma "promessa de pagamento".

O que ocorre muitas vezes é que no momento de incluir seus recebimentos no fluxo de caixa, alguns gestores acabam colocando estes valores na data em que o atendimento foi feito, sendo que eles nem ao menos receberam tal valor. Isso causa uma inconsistência no fluxo, e torna as informações confusas e errôneas.

Esse tipo de recebimento deve ser incluído no fluxo de caixa apenas quando o dinheiro realmente entra na clínica. Digamos que uma consulta ocorreu em janeiro, mas o convênio só repassou o valor em março, logo tal valor deverá constar como um recebimento de março, e não de janeiro.

Não utilizar um software de gestão para clínicas

Com um software médico é possível não somente manter a agenda mais organizada e utilizar de um prontuário eletrônico, mas também é possível contar com um auxílio na questão financeira, pois fica muito mais fácil e prático efetuar os lançamentos de seus recebimentos e pagamentos.

Para entender melhor, vamos analisar o caso citado acima, sobre contar com recebimentos não quitados. Com um software como o Ninsaúde Apolo, você pode lançar esse recebimento no sistema normalmente, registrando assim a data da consulta. Na data de vencimento você deve incluir a data em que provavelmente irá receber o dinheiro, entretanto a data de pagamento deverá permanecer em branco, e poderá informar a situação do título como "não quitado". Quando de fato o pagamento for efetuado, basta editar o título informando a data de pagamento, e automaticamente essa informação entrará para seu fluxo de caixa.

Com o Ninsaúde Apolo também é muito fácil dividir as despesas e receitas em categorias e subcategorias. Para isso, cadastre-as no sistema assim que iniciar sua utilização, e ao lançar um recebimento ou pagamento, basta selecionar a qual categoria esse título pertence, e subcategoria, se houver. Você pode saber mais detalhes de como funciona o fluxo de caixa do Ninsaúde Apolo através de nosso artigo sobre o assunto.

Agora que você já sabe como evitar erros no fluxo de caixa, que tal automatizar sua clínica com o Ninsaúde Apolo? Entre em contato através do site Apolo.app e confira mais detalhes.