As secretárias, assim como as recepcionistas, normalmente são as pessoas com quem o paciente faz o primeiro contato, seja por telefone ou presencialmente. Em algumas ocasiões, este primeiro contato é o momento crucial para que o paciente decida se irá realmente realizar a consulta na clínica, ou se irá em busca de uma segunda opção.
Além de ser a responsável por diversas tarefas na clínica, a secretária também tem o papel de levar maiores informações ao paciente, em especial antes dos agendamentos, tirando dúvidas e os preparando para a consulta. Dessa forma, é importante que, em algumas situações, ela mantenha uma postura que irá trazer um diferencial para a clínica, evitando assim, alguns erros frequentes que iremos abordar a seguir.
Antes de começarmos, aí vai uma dica: o software médico Ninsaúde Apolo pode te auxiliar nas tarefas da clínica, agilizando algumas tarefas comuns do dia a dia e trazendo praticidade não só para secretárias e recepcionistas, mas também a toda a equipe médica e administradores da clínica. Saiba mais em nosso site apolo.app.
Aceitar o primeiro 'não' como resposta final
Quando o paciente entra em contato com a clínica pela primeira vez, geralmente ele busca por informações sobre valor da consulta, convênios, horários disponíveis, etc. Em algumas situações, o paciente não agenda a consulta e acaba dando algumas desculpas, tais como "vou verificar meus horários disponíveis" ou "estava apenas pesquisando, não era para agora", entre outras.
Nestes casos, aceitar esse primeiro não como resposta pode levar a uma queda no número de agendamentos. A dica é tentar realizar um contato posterior com esse paciente, e assim tentar reverter a situação. Anote o nome e telefone dele, e caso você utilize um software, crie um lembrete para entrar em contato com o paciente futuramente.
No Ninsaúde Apolo por exemplo, logo na tela inicial há um card de tarefas, o que possibilita criar lembretes e marcar um usuário. Neste caso, a ideia é inserir uma tarefa para lembrar de ligar para esse paciente, e ali mesmo, inserir seu nome e telefone. Após realizar essa ação, poderá marcar a tarefa como concluída ou até mesmo excluí-la.
Falta de proatividade
Como mencionado no início deste artigo, a secretária é responsável por diversas tarefas dentro da clínica, e para realizar muitas dessas tarefas é necessário ser uma pessoa proativa. Isso significa que, quando há uma tarefa a ser realizada, não espere que alguém peça para você fazer, simplesmente faça. Isso tem relação também com o fato de ter a capacidade de perceber um problema antes que ele aconteça, concentrar-se na solução deste problema e planejar as atitudes necessárias.
Uma pessoa proativa também deve saber administrar muito bem seu tempo, pois assim não haverá o acúmulo de tarefas. Quando chegar o momento de realizá-las, dar prioridade para aquelas que são mais importantes é fundamental, e uma pessoa proativa com certeza saberá escolher.
Falta de postura profissional
Muitas pessoas confundem postura profissional com padrões de beleza impostos pela sociedade ou com o fato de se vestir de jeito x ou y. Talvez por esse motivo, quando pensamos em secretárias, logo nos vem à mente mulheres jovens, bem maquiadas e de salto alto, quando na verdade o salto muitas vezes atrapalha e a maquiagem quanto mais básica, melhor.
Mas o ponto é que, de nada adianta estar bem vestida, de salto alto e maquiagem, se lhe falta a postura profissional que um consultório ou clínica exigem. A secretária irá lidar com pacientes, ou seja, pessoas que estão com algum problema de saúde ou alguma insatisfação com o corpo. Nesse sentido, é necessário saber a hora certa de ser mais descontraída ou mais séria.
Levar a vida pessoal e os momentos de lazer para o trabalho também podem ser um problema. Imagine o paciente chegar na recepção para ser atendido, e a secretária estar gargalhando com o celular na mão? Isso definitivamente não é sinônimo de postura profissional.
Manter uma postura lacônica
Quando falamos em postura lacônica estamos nos referindo àquelas pessoas de poucas palavras, também chamadas de monossilábicas. Uma boa secretária precisa ser comunicativa e apresentar respostas e argumentos que vão bem além de um "sim" ou "não".
Além do fato de esse tipo de atitude poder ser visto como má vontade ou até grosseria (principalmente se o atendimento for ao telefone), o paciente também pode se sentir desconfortável e inseguro para agendar qualquer procedimento ou uma simples consulta na clínica. Apesar de o profissional de saúde ser a peça principal da clínica, é a secretária quem irá conduzir as coisas para que as consultas aconteçam, e por isso a importância de realizar um atendimento mais dinâmico.
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