Ao iniciar qualquer negócio, é importante ter em mente que o planejamento prévio e a gestão empresarial são peças chave para garantir o sucesso. Com as clínicas e consultórios não é diferente, por isso hoje iremos falar sobre a importância de realizar o fluxo de caixa.

Quando falamos em gestão empresarial, são várias as atividades que devemos incluir na rotina para que a empresa possa se manter perante ao mercado. Dentre elas está o ato de acompanhar rigorosamente as receitas e despesas, algo que implica diretamente na saúde financeira de seu negócio. Uma das formas mais eficazes de realizar esse acompanhamento é através do fluxo de caixa.

O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão que representa o movimento de entradas e saídas de dinheiro, em um determinado período na empresa.

Ao analisar o fluxo de caixa, se o saldo for negativo, significa que a empresa tem despesas a mais, e neste caso o gestor deverá rever os gastos para conseguir aumentar o lucro. Por outro lado, um saldo positivo indica que a empresa está conseguindo manter suas obrigações financeiras em dia.

O fluxo de caixa pode ser feito através de um caderno, planilha no Excel ou de forma ainda mais prática que iremos abordar na sequência, juntamente com outras dicas de como realizá-lo da melhor maneira. Confira a seguir.

Utilize um sistema de gestão para clínicas

Como mencionado acima, o fluxo de caixa pode ser feito manualmente através de um caderno ou planilhas, mas sem dúvidas, a utilização de um software é a melhor alternativa. A vantagem em utilizar um software é que não há a necessidade de realizar cálculos manualmente, pois ao inserir suas receitas e despesas no sistema, ele mesmo monta todo o fluxo e realiza os cálculos de forma automática.

Além disso, ao utilizar um software, você terá acesso a outros dados que poderão auxiliar na tomada de decisões da clínica. Exemplo disso são os gráficos e relatórios, também gerados automaticamente pelo sistema. Caso você não utilize um software ainda, conheça o Ninsaúde Apolo, sistema de gerenciamento para clínicas. Entre em contato para mais informações.

Classifique suas receitas e despesas através de categorias financeiras

As categorias financeiras são a base para organizarmos as receitas e despesas. No Ninsaúde Apolo, por exemplo, sempre que o usuário efetuar o lançamento de um pagamento ou recebimento no sistema, é necessário informar a categoria a qual esse título pertence.

Dentro das categorias há a possibilidade de incluir subcategorias, tendo por finalidade refinar ainda mais a origem de seus gastos e ganhos. Observe o exemplo a seguir:

Esta é a área onde cadastramos as categorias e subcategorias no Ninsaúde Apolo. Neste exemplo foi adicionada a categoria Consultas como parte dos recebimentos. Nessa categoria foram adicionadas subcategorias cuja descrição refere-se a cada um dos convênios atendidos na clínica.

Outro exemplo seria criar uma categoria intitulada Salários e à ela adicionar subcategorias como Recepção, Administrativo, Serviços Gerais, entre outros, conforme quadro de funcionários da clínica. Essa é uma forma prática de saber em qual setor está sendo investido maior quantia, em relação aos salários.

Registre todas as movimentações financeiras (entradas e saídas)

Apesar de parecer algo evidente, muitos gestores acabam não efetuando o lançamento de suas receitas e despesas, ou em alguns casos, lançam apenas os recebimentos, o que faz com que o fluxo de caixa não forneça informações sobre a real situação da clínica.

Dentro do Ninsaúde Apolo, na agenda, existe a funcionalidade "Recepção", que é utilizada pela secretária quando o paciente chega na clínica para uma consulta. Ao acessar essa opção, várias abas estarão disponíveis, dentre elas a de Recebimento. Dessa forma fica muito mais prático lançar os valores pagos por um paciente em uma consulta.

Como mencionado anteriormente, de nada adianta efetuar o lançamento dos recebimentos e não incluir os pagamentos. Na área de Finanças, em Títulos, o usuário do Ninsaúde Apolo pode lançar todas as suas despesas e especificar o fornecedor, data de vencimento e pagamento, juros e multa, se houver, entre outras informações necessárias para detalhar o fluxo de caixa.

Lembre-se: despesas pessoais não devem ser misturadas às despesas profissionais

Reforma da casa, presentes de aniversário e almoço com a família são só alguns exemplos de despesas que não devem, jamais, ser adicionadas ao fluxo de caixa da empresa. Lembre-se que, ao misturar esses tipos de despesas, os resultados mostrados no fluxo de caixa não trarão informações que condizem com a realidade da clínica. Além disso, essa ação poderá confundir suas metas, pois em determinados períodos poderá acusar um saldo negativo por conta de gastos que não fazem parte do dia a dia da empresa.

Realize o acompanhamento do fluxo de caixa

Ficar atento aos números se torna uma tarefa muito mais fácil com a ajuda do fluxo de caixa. Seu acompanhamento pode ser feito com a frequência que julgar melhor, e com o Ninsaúde Apolo, basta aplicar o filtro de período para fazer este acompanhamento, ou se preferir, visualize os dados dos últimos 12 meses. Veja o exemplo:

Fluxo de caixa do Ninsaúde Apolo

Como é mostrado no exemplo acima, o usuário tem informações sobre o saldo acumulado e saldo do período, além de poder selecionar recebimentos e pagamentos específicos onde terá os valores do saldo selecionado. Além das informações de valores, o Ninsaúde Apolo traz também uma experiência visual diferenciada, onde o saldo positivo é identificado pela cor verde, e o saldo negativo pela cor vermelha.

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