O agendamento de uma consulta sempre virá acompanhado do agendamento de retorno, isso porque o profissional de saúde necessita de mais de um encontro com o paciente para avaliar os resultados obtidos desde a consulta inicial. Sendo assim, tanto para o médico quanto para sua secretária, é primordial que haja uma certa facilidade no momento de realizar esse tipo de agendamento.

O agendamento do retorno pode ser feito durante ou após a consulta do paciente na clínica, e com a nova atualização feita no Ninsaúde Apolo, agora o próprio profissional de saúde pode agendar o retorno diretamente da sua tela de atendimento.

Antes de continuarmos, precisamos saber: você já utiliza um software médico para realizar seus atendimentos? Convidamos você a conhecer o Ninsaúde Apolo, software online que pode ser utilizado em um tablet, smartphone ou da forma tradicional, em computadores. Saiba mais em nosso site apolo.app.

No software médico Ninsaúde Apolo, a secretária poderá realizar um agendamento de retorno de três formas diferentes pela agenda, sendo que uma delas é a forma tradicional de agendar pacientes. Nas outras duas formas, é possível selecionar a opção retorno e obter informações sobre o histórico de agendamento do paciente, e até mesmo visualizar um lembrete deixado pelo profissional de saúde, cuja finalidade é saber para daqui quantos dias o paciente deve retornar.

Já em relação ao profissional de saúde, quando ele encerra um atendimento pode escolher entre finalizar a consulta sem retorno, enviar o lembrete para a secretária ou ele mesmo pode realizar o agendamento de retorno do paciente. Confira a seguir como funciona cada uma das opções.

Agendamento de retorno feito pelo profissional de saúde

Ao encerrar o atendimento, o profissional de saúde deverá pressionar sobre o botão Concluir, para assim fechar o prontuário do paciente e dar continuidade aos demais atendimentos do dia. Feito isso, ele terá as seguintes opções: Sem retorno, Solicitar ou Agendar.

  • Sem retorno - Nesta opção encerra-se o atendimento sem qualquer outra ação referente a este paciente.
  • Solicitar - Ao marcar esta opção, o profissional de saúde deverá informar um número de dias, meses ou anos em que deseja que o paciente retorne à clínica. Ele também terá a opção de marcar este lembrete como importante. Feito isso, basta pressionar em Concluir.
  • Agendar - Como o próprio nome sugere, com esta opção é possível agendar o retorno do paciente sem a necessidade de solicitar que a secretária o faça. Ao pressionar em Agendar, primeiramente deve-se inserir o Serviço, que neste caso será Retorno. Em seguida, insira a data e o horário. Para facilitar ainda mais o processo, você poderá pressionar em Ver disponíveis (logo acima do campo de horário). Essa opção permite que você visualize todos os horários disponíveis da agenda e suas respectivas datas. Insira a unidade de atendimento (obrigatório) e uma sala (opcional) e se preferir, você também poderá marcar a opção de alerta de vagas. Feito isso, clique em Concluir.

Lembramos que após a conclusão do atendimento, não é possível editar as informações deste prontuário, sendo esta uma ação possível apenas quando utilizado o botão pausar. Entretanto, o agendamento do paciente feito através desta tela poderá ser editado a qualquer momento, e para isso basta localizá-lo na agenda. Sendo assim, caso seja necessário trocar a data ou horário do retorno, poderá fazê-lo normalmente.

Outro detalhe a destacar, é que este atalho dentro da tela de atendimentos tem um único objetivo: trazer mais praticidade para os profissionais de saúde que gostam de agendar seus pacientes por conta própria após o atendimento. Entretanto, caso o profissional queira continuar agendando seus pacientes mas utilizando a agenda no modo tradicional, nada o impedirá de fazer desta forma.

Agendamento de retorno feito pela secretária

O agendamento de retorno feito pela secretária acontece na agenda, da mesma forma como qualquer outro agendamento. O fato é que, ao encerrar o atendimento, caso o profissional de saúde tenha utilizado a opção "Solicitar", é possível que a secretária visualize a informação inserida por ele, facilitando assim o agendamento. Para que esta informação possa ser visualizada na agenda, existem dois caminhos específicos que a secretária deverá seguir, podendo escolher uma das duas opções a seguir.

  • Botão Novo - Retorno: Este botão fica localizado na lateral superior direita da agenda, e ao pressioná-lo, o sistema abre o modal de agendamento, porém com alguns diferenciais. O primeiro deles, é a visualização dos últimos pacientes atendidos na clínica nas duas últimas horas. Selecionando um dos pacientes sugeridos, o sistema irá mostrar a informação de dias para o retorno, caso o profissional de saúde tenha inserido. Além disso, o sistema também irá mostrar como sugestão de serviços os últimos utilizados em agendamentos deste paciente.  
  • Pressionar agendamento: após o status do agendamento ser modificado para atendido, pressionando sobre ele é possível realizar algumas ações, entre elas agendar retorno. Sendo assim, após pressionar sobre a opção de retorno, assim como no exemplo anterior, caso o profissional de saúde tenha solicitado o retorno do paciente para um número x de dias após a primeira consulta, esta informação poderá ser visualizada na agenda, bem como os últimos serviços agendados para o paciente.

Além do lembrete de solicitação de retorno, no Ninsaúde Apolo também é possível inserir um lembrete dentro do cadastro de convênio. Desta forma, quando um paciente possui um convênio, caso o profissional de saúde não tenha sugerido uma quantidade de dias para que ele retorne na clínica, a secretária poderá se basear pela quantidade de dias permitida pelo convênio para realizar o agendamento.

Como garantir que o paciente não falte ao retorno?

O retorno é tão importante quanto a primeira consulta, portanto é essencial que o paciente não falte a este agendamento. Os pacientes costumam faltar em consultas de retorno por diversos motivos, entre eles por esquecimento. Para ajudar as clínicas a evitarem esse tipo de transtorno, no Ninsaúde Apolo contamos com algumas ferramentas que funcionam como lembretes para seus pacientes.

Dentre as funcionalidades mais utilizadas para lembrete, a confirmação via Whatsapp com certeza está no topo. Além da praticidade, já que o sistema reúne todos os pacientes ainda não confirmados em uma única tela, com poucos cliques é possível enviar uma mensagem, e o paciente ainda poderá confirmar ou cancelar sua presença pressionando em um link que lhe será enviado, o que faz com que o status de seu agendamento mude automaticamente, poupando assim trabalho manual da equipe.

Outra forma de enviar um lembrete ao paciente, é utilizando a funcionalidade de e-mail marketing. Com esta ferramenta, programe e-mails que serão disparados em um ou mais dias antes da consulta, e dessa forma o paciente receberá o lembrete juntamente com qualquer outra orientação que você necessite passar antes da data do agendamento. Vale ressaltar que, até o presente momento, o e-mail marketing do Ninsaúde Apolo não faz confirmações automáticas como a funcionalidade de Whatsapp, o e-mail apenas envia lembretes.

Ainda temos uma terceira opção para enviar lembretes e confirmação, isso porque o Ninsaúde Apolo possui integração com o Confirmation Call, a assistente virtual da empresa Nina Tecnologia. Ao contratar este serviço, sua clínica poderá confirmar os pacientes por ligações automáticas, e-mails e mensagens de torpedo SMS. Saiba mais em nosso artigo "Confirme seus agendamentos com Confirmation Call".

Você também pode evitar que o paciente falte às consultas de retorno de outras formas. Para mais dicas sobre o assunto, confira nosso artigo "Como garantir que o paciente compareça à consulta de retorno".

E aí, curtiu as novidades? Você pode acompanhar mais dicas como esta aqui no blog, e caso não seja um usuário Ninsaúde Apolo ainda, basta entrar em contato com a equipe de vendas para solicitar uma demonstração.