O cargo de secretária é de extrema importância na clínica, afinal, assim como os profissionais de saúde, em muitos casos as secretárias lidam diretamente com os pacientes.

Ao iniciar o processo de recrutamento é importante definir as características necessárias para o cargo. Algumas das funções que a secretária exerce são:

  • Recepcionar e prestar serviços de apoio aos pacientes;
  • Agendar consultas e serviços;
  • Fornecer informações e prestar atendimento via telefone;
  • Conferir documento e idoneidade dos clientes;
  • Fechar recebimentos financeiros referente às consultas de pacientes;
  • Organizar informações e fazer o planejamento do trabalho.

Vale ressaltar que muitas dessas funções são exercidas pela recepcionista, que apesar de muitos pensarem que é um cargo igual ao da secretária, possui suas diferenças. No entanto, quando a clínica é pequena, ou quando o local de trabalho se trata de um consultório, as tarefas acima costumam ficar a cargo da secretária.

Antes de continuarmos, precisamos saber: você já utiliza um software médico para realizar seus atendimentos? Convidamos você a conhecer o Ninsaúde Apolo, software online que pode ser utilizado por toda a equipe, incluindo a secretária. Utilize em seu tablet, smartphone ou da forma tradicional, em computadores. Saiba mais em nosso site apolo.app.

Após definir suas atribuições quanto ao cargo, é hora de analisar as características comportamentais das candidatas à vaga. Para que a interessada ao cargo se saia como uma boa secretária, é necessário que ela tenha empatia pelo próximo, mas que esteja sempre focada nos resultados. Para isso ela também precisa ser uma boa ouvinte, proativa e acima de tudo organizada.

Para que essa análise seja feita com cautela, recomendamos que o processo de seleção seja feito em três etapas: entrevista, avaliação técnica e avaliação psicológica.

A entrevista é o momento reservado para conhecer a candidata e suas experiências profissionais. Lembre-se de ir preparado com perguntas já definidas e uma entrevista bem estruturada. A avaliação técnica diz respeito às habilidades e conhecimentos da candidata. Você pode elaborar uma prova escrita com algumas perguntas que envolvam situações do cotidiano de uma secretária. E por fim, a avaliação feita por um psicólogo, procedimento de praxe na maioria das empresas.

Esperamos que esse artigo tenha lhe ajudado a encontrar a secretária ideal para sua clínica ou consultório, portanto fique de olho no blog para conferir mais dicas como esta!