Independente de qual seja o negócio, é importante sempre estar atento às movimentações financeiras, e realizar um monitoramento dos recebimentos e pagamentos.

Não só em clínicas, mas também nos consultórios, é importante que exista o registro de todas as entradas e saídas, de forma que se possa ter acesso rápido à saúde financeira de seu negócio. Para tal prática, recomendamos o uso de um software de gestão, como o Ninsaúde Apolo, e vamos comentar a seguir quais são as vantagens em utilizá-lo.

Lançamento de títulos: único, parcelado e recorrente

Existem três modos de registrar suas entradas e saídas no Ninsaúde Apolo, cada uma usada em uma ocasião. Para entender melhor, vamos exemplificar cada uma delas. Lembrando que você pode usá-los para títulos de recebimento e pagamento.

  • Título único: são todos os títulos em que o pagamento é feito de forma única, ou seja, o usuário lança o título apenas uma vez no sistema e o quita de forma única também. Podemos citar como exemplo de recebimento, uma consulta, onde o paciente paga o valor cheio no ato do agendamento. Ou no caso de um pagamento, podemos citar como exemplo uma cadeira nova para a recepção.
  • Título parcelado: são todos os títulos em que o pagamento será feito em parcelas. Digamos que foi necessário adquirir um novo computador para a clínica, e o pagamento será feito em 5 vezes no cartão de crédito. Ao lançar esse título no financeiro do sistema, basta optar pelo título parcelado, informar o valor da parcela e em seguida o número de parcelas. Nos meses seguintes ao lançamento, enquanto as parcelas não terminarem o sistema lembrará que existe essa dívida a pagar, e mostra quantas parcelas ainda faltam.
  • Título recorrente: são todos os títulos que se repetem por um período determinado ou indeterminado. Um exemplo de título recorrente é a conta de energia elétrica, afinal, sem o pagamento de energia, não há como trabalhar. Sabendo que todo mês é necessário efetuar tal pagamento, você pode lançá-lo no sistema como uma recorrência. Essa ação é feita apenas uma vez, e ao lançar o título, basta informar quando ele irá começar, se ele se repetirá semanal, mensal ou anualmente, e por fim, se haverá uma data de término ou se ele se repetirá para sempre. A cada mês/semana/ano (conforme a sua escolha), basta quitar o título e corrigir o valor, se necessário.

Lembrando que em todas as opções também é possível aplicar multa ou juros, que será somado ao valor total do título.

Painel de controle de saldo e títulos

Ao acessar o menu Finanças, no submenu Títulos, através da aba de Visão geral, o usuário pode monitorar o saldo de cada uma de suas contas bancárias cadastradas no sistema. As contas cadastradas são utilizadas para que, ao lançar um título (seja ele de recebimento ou de pagamento), o usuário possa definir em qual conta o valor lançado irá entrar ou sair. Conforme os títulos são quitados, o valor das contas bancárias atualiza. Nessa mesma tela, também é possível visualizar um gráfico que mostra os valores de pagamentos e recebimentos por período.

Na aba de Recebimentos e pagamentos, além de visualizar todos os títulos do mês atual por ordem de vencimento, também é possível visualizar um painel que nos mostra:

  • Valor total de títulos quitados do período;
  • Valor total de títulos vencidos do período;
  • Valor total de títulos pendentes do período;
  • Total geral.

Quando falamos em títulos pendentes, estamos nos referindo aos títulos que ainda não estão vencidos e também aqueles que não foram quitados. Na imagem acima, ao lado esquerdo superior, note é que possível visualizar também o TOTAL SELECIONADO. Observe que o valor de -327,99 corresponde aos dois títulos de pagamento recorrente selecionados na lista de títulos. Caso queira obter os valores de outro período, basta selecioná-lo através da opção Mais filtros.

Fluxo de caixa

Uma das formas de medir os resultados obtidos na clínica, financeiramente falando, é através da avaliação de seu fluxo de caixa. O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão que representa o movimento de entradas e saídas de dinheiro, em um determinado período na empresa.

Ao iniciar suas atividades com o Ninsaúde Apolo, você deverá adicionar contas bancárias e seus respectivos saldos. Esses valores formarão o saldo inicial do fluxo de caixa. A partir do saldo inicial, na medida em que são incluídas despesas (saídas) e receitas (entradas), será obtido o saldo do período (chamado também de saldo operacional), que será somado ao saldo inicial e definirá o saldo acumulado, ou seja, o valor que a sua clínica está faturando no momento.

No Ninsaúde Apolo a área de fluxo de caixa nos mostra os valores obtidos nos últimos 12 meses, no entanto, é possível através da opção "Mais filtros" inserir um período a sua escolha. Observe o exemplo abaixo, onde o usuário aplica o filtro para ter acesso às informações referente ao mês de maio:

DRE: Demonstrativo do Resultado do Exercício

Conhecido como DRE, o Demonstrativo de Resultados do Exercício é essencial para que o administrador da clínica possa realizar uma análise dos resultados obtidos ao longo do ano, e assim poder elaborar estratégias e definir metas. Basicamente, é realizada uma comparação entre os resultados, sendo possível analisar os lucros e perdas, e poderá ser combinado a outros documentos para que seja possível uma análise mais profunda.

Para utilizar a funcionalidade de DRE no Ninsaúde Apolo, basta selecionar as categorias financeiras de despesas, e automaticamente o sistema faz os cálculos necessários para que se obtenha o lucro líquido e a diferença entre os dois últimos exercícios.

Comissão de profissionais

No menu Finanças o usuário encontrará a opção Comissão de profissionais, onde é possível, de forma resumida ou detalhada, visualizar o total de serviços prestados por cada profissional de saúde, bem como seus respectivos valores de repasse.

O painel conta com alguns filtros, portanto é possível buscar por comissões de um período, serviço, convênio ou unidade de atendimento específicos. Além disso, é possível imprimir um relatório com essas informações, ou exportá-las para Excel.

Vale ressaltar que existem três formas diferentes de visualização das comissões, e são elas:

  • Resumido por profissional: são informados os valores de modo resumido, onde basicamente o usuário consegue visualizar o número de serviços prestados, o valor total destes serviços, o valor que já está quitado no sistema e o saldo, que corresponde ao valor que a clínica ainda tem a receber (por exemplo, convênios só pagam depois do envio das guias TISS, nesse caso mesmo realizando o serviço, o valor referente a ele ainda não foi recebido pela clínica).
  • Detalhado por profissional: este tipo de visualização permite saber não só a quantidade de atendimentos, mas também a data de cada um deles e o nome de cada paciente atendido, bem como o serviço utilizado por ele, convênio e encaminhador, se houver. Este tipo de relatório é importante caso o profissional de saúde ou até mesmo o gestor da clínica tenha dúvida sobre a origem dos valores mostrados na versão resumida.
  • Detalhado por profissional e clínica: este relatório por ser mais completo, pode ser utilizado pelo gestor para controle interno. Nele, além das informações já obtidas nos relatórios acima, juntamente com a comissão do profissional de saúde também é possível visualizar a comissão da clínica.

Lembrando que para configurar as comissões dos profissionais, é necessário acessar o cadastro de serviços e incluir um valor fixo ou percentual para que o sistema faça o cálculo de cada um, incluindo os convênios que o profissional atende.

Gráficos e relatórios

Além dos gráficos já citados acima, o Ninsaúde Apolo possui uma área de gráficos onde o gestor da clínica pode conferir estatísticas sobre:

  • Receitas e despesas;
  • Inadimplência;
  • Quantos dias são necessários para pagar as contas;
  • Ticket médio por paciente atendido;
  • Valores transacionados por contas bancárias, tipos de pagamento, serviço, convênio, profissional de saúde e categorias de receita e despesa;
  • Situação das receitas e despesas vencidas e quitadas;
  • Balanço dos últimos anos.

Os relatórios também estão presentes em uma área onde o gestor pode conferir diversas informações sobre a situação financeira da clínica, entre elas:

  • Valores sobre o faturamento de convênios;
  • Extrato das contas bancárias cadastradas;
  • Informação de recibos;
  • Lucro líquido.

Além dessas funcionalidades, muitas outras estão disponíveis no Ninsaúde Apolo, e que poderão auxiliar não só gestor da clínica, mas também a secretária e os profissionais de saúde. Acompanhe o blog para ficar por dentro das novidades, e caso não seja um usuário Ninsaúde Apolo ainda, entre em contato pelo site e solicite uma demonstração.