A emissão de notas fiscais chegou ao Ninsaúde Apolo! A nova funcionalidade permite emitir Notas Fiscais Eletrônicas de Serviços, algo que difere das Notas Fiscais Eletrônicas de Produto.

Segundo o Sped (Sistema público de escrituração digital), a Nota Fiscal de Serviços (NFs-e) é:

Um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente em Ambiente Nacional pela RFB, pela prefeitura ou por outra entidade conveniada, para documentar as operações de prestação de serviços.

Para facilitar o trabalho de nossos clientes, o Ninsaúde Apolo agora está integrado com a NFe.io, um sistema de emissão de notas fiscais que vai auxiliar na automatização de suas tarefas na clínica.

Com essa ferramenta, ao emitir a nota fiscal eletrônica o sistema faz o envio automático para o seu cliente, tanto em PDF como em XML. Além disso, como nossos clientes já sabem, no Ninsaúde Apolo é possível cadastrar diversas unidades de atendimento, e com relação às notas fiscais não é diferente, pois com essa integração o usuário pode cadastrar vários CNPJs para emitir suas notas fiscais sem pagar nada a mais por isso.

Com essa funcionalidade, além de calcular automaticamente os impostos cadastrados, os usuários também poderão emitir notas diretamente da tela de agendamento, inserir um certificado digital e muito mais. Confira mais detalhes a seguir.

Como utilizar a ferramenta?

O usuário deverá acessar o menu Aplicativos, e em seguida o submenu notas fiscais. Antes de começar a lançar as notas, o usuário deverá primeiramente cadastrar o(s) CNPJ(s) da clínica. Para isso, basta clicar em CNPJ, adicionar clicando no ícone de ➕ que fica ao lado direito inferior da tela, preencher os dados e salvar.

Após esta etapa, é necessário realizar o pagamento do boleto referente a quantidade de notas que deseja emitir. Para isso, em Notas emitidas, pressione em Adicionar crédito e insira a quantidade de notas e clique em Gerar boleto. Pressionando em Histórico também é possível ter acesso aos boletos gerados anteriormente.

Após cadastrar um CNPJ, para emitir uma NFs-e o usuário deve clicar em Nova (no canto superior direito da tela), preencher primeiramente os dados do paciente, escolher um CNPJ já cadastrado, e ao finalizar, deverá clicar em emitir.

O usuário também poderá emitir notas fiscais ao atender um paciente enquanto estiver fazendo seu recebimento, isso porque a funcionalidade possui integração com a tela de agendamentos e com a tela de títulos financeiros, dois locais do sistema onde é possível realizar tais lançamentos. Com essa integração, o usuário agiliza o atendimento e consegue emitir suas notas com mais facilidade.

Em um primeiro momento, a nota fiscal ficará em situação de análise até que seja liberada pelo sistema de notas da prefeitura. Quando uma nota é emitida, o destinatário recebe em seu e-mail a NFs-e nos formatos PDF e XML. Caso a nota fiscal seja cancelada, um e-mail automático também é enviado avisando do cancelamento.

Para cancelar uma NFs-e, basta clicar no ícone de cancelamento❌ que fica ao lado direito da tela. Após a emissão, ao lado desse ícone, outros também estão disponíveis para que o usuário possa enviar a NFs-e por e-mail ? (caso seja necessário repetir a operação), e fazer o download da mesma ⬇ .

Para buscar por uma NFs-e, o usuário poderá utilizar o campo de buscas e digitar o nome do destinatário ou serviço, e em seguida clicar em Filtrar, ou ainda, nos três pontinhos (ao lado esquerdo do botão Filtrar) poderá realizar uma busca mais refinada incluindo data, valor mínimo e máximo, paciente, entre outros.

Por fim, ressaltamos que sempre que o usuário acessar a tela de notas fiscais poderá visualizar no topo a quantidade de notas disponíveis, notas emitidas, notas em análise e notas cancelas.

NFs-e para MEI e Certificado Digital

Na área de notas fiscais do Ninsaúde Apolo, é possível emitir notas também no regime MEI. Neste caso, o administrador da clínica poderá definir por meio de restrições, quem são os usuários que poderão ter acesso à esta tela.

Para o MEI, mesmo não sendo obrigatório em todos os casos, é extremamente recomendado que se faça a emissão do documento fiscal. Além de comprovar a prestação do serviço ou venda, o lançamento de notas ainda ajuda no controle sobre o faturamento da empresa. E não esqueça: é sempre importante ficar atento ao limite de faturamento do MEI.

Uma das formas de emissão de nota fiscal, não só para o Microempreendedor Individual, mas também para outras modalidades, é por meio do Certificado Digital. O Certificado Digital para emissão de nota fiscal eletrônica é uma identidade digital da pessoa jurídica ou pessoa física que garante a autenticidade das transações online.

No caso da NFs-e, a maioria das prefeituras do país exige o documento para empresas enquadradas nos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real. Logo, os prestadores de serviços optantes pelo Simples Nacional não são obrigados a utilizar o certificado digital para emitir suas notas fiscais.

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