Os termos secretária e recepcionista podem parecer sinônimos aos olhos de muita gente, mas o fato é que as pessoas que atuam nessas duas profissões desempenham tarefas distintas, e por esse motivo é importante saber a diferença entre uma e outra.

Embora possam ter características em comum, secretária e recepcionista representam papéis diferentes no contexto profissional, e é importante que isso fique claro para que suas competências sejam respeitadas e não haja inversão de papéis no desempenho de suas funções.

Secretária x Recepcionista: qual a principal diferença?

Secretárias e recepcionistas compartilham algumas tarefas em comum, mas cada uma tem seu papel. Em algumas clínicas pequenas, ou até mesmo em consultórios, muitas vezes a secretária acaba fazendo o papel de recepcionista, mas vamos explicar a seguir a diferença entre elas.

A secretária atua diretamente com o médico, e geralmente é encarregada de resolver questões administrativas. Já a recepcionista atua no atendimento direto ao paciente, e como o próprio nome sugere, é a responsável por recepcioná-lo, portanto é com ela que o paciente tem seu primeiro contato ao chegar na clínica.

Secretária: quais as principais funções?

A rotina da secretária é composta por tarefas administrativas, portanto uma de suas funções é administrar a rotina dos profissionais de saúde dentro da clínica, cuidando da agenda médica e garantindo que haja horários disponíveis para atender os todos os pacientes.

Além de cuidar da agenda, outras tarefas ficam a cargo da secretária, como por exemplo, elaboração de documentos e relatórios, emissão de recibos, mediação de contatos externos (como fornecedores), programar encontros e processos em geral, entre outros.

Recepcionista: quais as principais funções?

Apesar de na maioria das vezes a secretária ser a responsável pela organização da agenda dos profissionais de saúde, em alguns casos quem fica com essa tarefa é a equipe de recepção. Nesse contexto, muitas vezes a secretária acaba cuidando da agenda pessoal do médico e de seus compromissos externos, enquanto que a recepcionista fica encarregada de cuidar dos agendamentos dos pacientes.

É na recepção que o paciente tem seu primeiro contato com a clínica, seja ele por telefone ou pessoalmente, por isso costumamos dizer que a recepcionista é a responsável por representar a clínica no relacionamento com o paciente, e é considerada por muitos a identidade da empresa.

Além do atendimento (presencial, por telefone e e-mail), a recepcionista também é responsável por manter a recepção organizada para que possa receber os pacientes. É na recepção que geralmente acontece o recebimento de correspondências, transferência de ligações para outros ramais, recepcionar fornecedores, entre outros.

Como contratar a secretária ou recepcionista ideal?

Aqui no blog já demos algumas dicas de como contratar a secretária ideal, então caso esteja com dúvidas nessa questão, poderá conferir nosso artigo e ficar por dentro de todos os detalhes.

Neste artigo de como contratar a secretária ideal para a sua clínica deixamos claro que muitas das tarefas desempenhadas por uma recepcionista podem ser feitas por uma secretária, mas somente quando a clínica é pequena ou quando o atendimento é feito em um consultório.

Jamais sobrecarregue os membros de sua equipe com funções que não dizem respeito a eles, pois além de não ser o correto (legalmente falando), o trabalho pode não ser bem desempenhado e ainda gerar frustração por parte desses indivíduos.

Outro detalhe importante, é que tanto a recepcionista quanto a secretária devem possuir noções básicas de informática. Nós sempre indicamos que o trabalho nas clínicas e consultórios seja acompanhado do uso de um software, como o Ninsaúde Apolo, isso porque além de ser sistema intuitivo e de fácil uso, contém diversas funcionalidades que facilitam o dia a dia na clínica.

Mesmo sem o uso de um software, o uso da tecnologia se faz presente nesse ambiente de trabalho, por isso é importante estar sempre atualizado e preparado nesse quesito para desempenhar com excelência suas funções. Aqui no blog já demos algumas dicas de informática básica para auxiliar secretárias e recepcionistas, então caso você esteja entrando nesse ramo ou conhece alguém, não deixe de conferir ou compartilhar.

E por fim, aproveitando que mencionamos o uso de um software, não deixe de conferir cinco vantagens que o Ninsaúde Apolo traz para secretárias e recepcionistas, pois com as funcionalidades que o sistema oferece com certeza o dia a dia dessas profissionais ficará muito mais produtivo na clínica.