Como funciona o E-mail Marketing do Ninsaúde Clinic

O e-mail, conhecido também como correio eletrônico, é utilizado por mais de 4 bilhões de pessoas ao redor do mundo. Apesar do número crescente de usuários em redes sociais, é no e-mail que se concentra maior parte da população. Por este motivo, entende-se que o E-mail Marketing é sempre um bom recurso para se comunicar com seus clientes.

O E-mail Marketing é uma maneira prática e direta de conectar empresas ao seu público, e quando se trata de clínicas e consultórios, não poderia ser diferente. Sendo um canal de comunicação utilizado por mais da metade da população, o e-mail possibilita realizar o envio de notícias, lembretes, pesquisas de satisfação, e no caso das clínicas, fichas cadastrais, informações sobre os agendamentos, entre outros. Em geral, mensagens como essas são enviadas através de uma ferramenta própria para realizar tais disparos, como é o caso do E-mail Marketing Ninsaúde Clinic.

Antes de continuarmos, precisamos saber: Você já conhece o  Ninsaúde Clinic? O software médico Ninsaúde Clinic possui agenda ágil e completa, prontuário eletrônico e com validade jurídica, teleconsulta, controle financeiro, faturamento de convênios e muito mais. Agende uma demonstração ou experimente o Ninsaúde Clinic agora mesmo!

O software de gestão Ninsaúde Clinic é ideal para quem trabalha na área da saúde, pois ele reúne praticidade e segurança em um só lugar. Seja para quem trabalha em clínicas, consultórios ou até mesmo para quem atua em Homecare, o sistema Ninsaúde Clinic traz funcionalidades que auxiliam desde a parte de agendamentos passando pelo atendimento médico, até chegar no faturamento. Dentre as diversas funcionalidades do Ninsaúde Clinic está o E-mail Marketing. Saiba mais sobre este incrível sistema para clínicas em nosso artigo "Ninsaúde Clinic: tudo o que você precisa saber sobre o software".

O E-mail Marketing do Ninsaúde Clinic fica localizado no menu Aplicativos, e caso você seja um novo usuário do software, precisará ativar a funcionalidade dentro do submenu de aplicativos, na Ninsaúde Clinic Store. O aplicativo de E-mail Marketing é gratuito, e para ativá-lo basta selecionar a opção "Saiba mais" e pressionar no botão de ativar.

Com a funcionalidade de E-mail Marketing já ativada, é possível visualizar em sua tela o campo onde irá digitar o modelo de e-mail e as ferramentas disponíveis para personalizá-lo.

Após salvar um modelo, enquanto ele estiver ativo será enviado para todos os pacientes que possuírem um endereço de e-mail em suas fichas cadastrais, mas você poderá limitar o envio para somente alguns pacientes específicos. Você também poderá definir datas específicas para o disparo destes e-mails, escolhendo ainda se deseja que sejam enviados antes ou depois da consulta, além de definir o horário dos disparos.

Em que situações usar o E-mail Marketing na clínica?

O E-mail Marketing é uma ótima ferramenta para estabelecer um relacionamento saudável com seus pacientes e trabalhar a fidelização. Através dele você pode programar envios de:

• Lembretes e instruções - O software médico Ninsaúde Clinic possui confirmação de consultas via Whatsapp, mas caso você queira também enviar algum tipo de lembrete, essa ação é possível através do E-mail Marketing. Além disso, caso seu paciente necessite de um preparo especial antes da consulta (como em casos de exames específicos), você poderá enviar as instruções para ele nesta mesma mensagem.
• Localização da clínica - Evite o atraso ou a falta de seus pacientes enviando a localização da clínica através do E-mail Marketing. Além de inserir uma mensagem padrão, você poderá salvar um mapa com a localização da clínica e anexar como imagem no corpo do e-mail.
• Ficha cadastral do paciente - Através do E-mail Marketing do software Ninsaúde Clinic, é possível enviar a ficha cadastral do paciente para que ele preencha em casa, antes da consulta. Ao preencher os dados com antecedência, além de evitar filas na recepção, o paciente poderá inserir seus dados com mais calma e maior precisão.
• Pesquisa de satisfação - Você pode programar o envio de pesquisas de satisfação que serão enviadas após o agendamento. Dessa forma o paciente poderá lhe fornecer um feedback sobre a estrutura da clínica e o atendimento (seja da recepção ou do profissional de saúde).
• Dicas saudáveis - Já pensou em manter o paciente bem informado, enviando para ele dicas saudáveis e de prevenção? Este é um ótimo estímulo para que o paciente identifique a preocupação que o profissional de saúde tem com ele, não só dentro, mas também fora do consultório.
• Datas comemorativas - Algumas datas especiais não podem passar em branco, portanto com o sistema para clínicas Ninsaúde Clinic você pode programar o envio de e-mails para o aniversário dos pacientes, além das festas de fim de ano (Natal e Ano Novo), entre outras datas que você poderá pré-definir.
• Prospecção de pacientes - O E-mail Marketing pode auxiliar na prospecção de dois tipos de pacientes: os que fizeram algum procedimento que exige retorno e aqueles que se consultaram apenas uma vez e não retornaram à clínica. Ao programar o e-mail utilizando os filtros certos, a mensagem será enviada para grupos específicos de pacientes, conforme o histórico de agendamentos deles.

Como utilizar o E-mail Marketing Ninsaúde Clinic?

Como mencionamos anteriormente, ao criar modelos de e-mail você poderá personalizá-los de diferentes formas, inclusive incluindo imagens, links e textos automáticos. Os textos automáticos são variáveis que, após o envio do e-mail, são convertidas em informações sobre o paciente, agendamento ou clínica. Alguns textos automáticos disponíveis no E-mail Marketing são usados para o envio da ficha cadastral do paciente ou pesquisas de satisfação, por exemplo.

Com exceção da ficha cadastral, pesquisas de satisfação e informações da clínica, os demais textos automáticos (que se referem às informações do paciente), sempre se adequam ao destinatário que está recebendo o e-mail. Por exemplo, se você inserir o texto automático "Destinatário/Nome", o paciente irá ler o próprio nome na mensagem, no local onde ele foi inserido.

Sendo assim, você pode iniciar um E-mail Marketing com "Olá [destinatario_nome], tudo bem?", e cada um dos destinatários que receber o e-mail, receberá com o próprio nome no lugar de "[destinatario_nome]". Isso é importante para que se estabeleça maiores laços entre a clínica e o paciente, além de deixar o e-mail mais personalizado. Confira abaixo alguns textos automáticos que você pode usar no E-mail Marketing Ninsaúde Clinic:

• Geral: data e hora atual;
• Dados gerais: nome, logotipo, endereço e contato do consultório/clínica;
• Destinatário: nome;
• Agendamento: data, hora inicial, ficha cadastral e nome do profissional;
• Pesquisas de satisfação: estarão disponíveis todas as cadastradas no sistema, basta escolher qual deseja enviar.

Caso queira inserir uma imagem no corpo do e-mail, você deverá inseri-la através de um link, e para isso a imagem deverá estar hospedada em algum site. Portanto, caso a imagem esteja apenas em seu dispositivo móvel ou em seu computador, você poderá utilizar, por exemplo, o site ImgBB para hospedá-la. Após hospedá-la, basta copiar o link da imagem e inseri-la no E-mail Marketing conforme exemplo abaixo.

Opções de envio

Ao lado direito da tela você irá visualizar as opções de envio. São três etapas que devem ser preenchidas/configuradas para que o e-mail que você criou seja enviado apenas para os pacientes que você necessita fazer o envio.

Etapa 1 - CABEÇALHO

• Assunto: insira neste campo o assunto do e-mail, por exemplo: "Lembrete de agendamento" ou "Feliz aniversário". Ou seja, descreva o motivo do seu contato.
• Nome do remetente: neste campo você irá se identificar. O e-mail pode ser enviado em nome da clínica ou de um profissional de saúde específico, escolha de acordo com o teor da mensagem.
• Ativo: enquanto esta opção estiver marcada com "Sim", significa que o e-mail será enviado conforme data(s) estipulada(s). Quando precisar pausar o envio, basta selecionar a opção "Não".

Etapa 2 - ENVIAR PARA

Nesta etapa você irá definir para quem será enviado o e-mail, e poderá ser para: pacientes, profissionais, usuários do software ou fornecedores. Na opção profissionais você pode inserir filtros por conselho, por especialidade e por grupo, sendo este último referente ao grupo de compartilhamento de prontuários. Na opção usuário também há o filtro por grupo, porém neste caso refere-se ao grupo de restrições de tela do sistema. A opção pacientes possui diversos filtros, portanto iremos explicar cada um deles separadamente, assim você poderá segmentar melhor o envio de seus e-mails.

• Sexo: escolha entre masculino ou feminino para que a mensagem seja enviada apenas para uma dessas opções. Por exemplo, se a sua clínica possui ginecologistas no corpo clínico, poderá personalizar uma mensagem para que seja enviada apenas para as pacientes do sexo feminino. Se selecionar a opção "Indiferente", a mensagem será enviada para pacientes tanto do sexo masculino quanto do feminino.
• Idade: você poderá escolher uma faixa etária para o envio das mensagens, que poderá ser definida por idade em dias, meses ou anos. Por exemplo, pacientes de 0 a 12 anos que comparecerão acompanhados dos pais ou responsáveis, caso necessite alguma orientação antes da consulta, poderá enviá-la por e-mail e segmentar a idade através dos filtros.
• Grupo: dentro do sistema para clínicas Ninsaúde Clinic é possível criar grupos para classificar seus pacientes (por exemplo, crie um grupo denominado pós-operatório e insira pacientes que já passaram por cirurgia recentemente na clínica). Adicionando um ou mais grupos neste filtro, o e-mail será enviado apenas para os pacientes que estão neste grupo.
• Tags: tags são marcadores utilizados para identificar e fazer buscas rápidas através de um termo. Digamos que você inseriu em alguns prontuários a tag #rinite, indicando assim que o paciente possui essa reação alérgica. Futuramente você pode elaborar um E-mail Marketing para falar sobre este assunto, e poderá inserir no filtro a tag #rinite para que o e-mail seja enviado apenas para pacientes que possuem essa tag em seus prontuários.
• CID: ao atender um paciente, é possível inserir CID em seu prontuário. Sendo assim, os códigos CID também podem ser utilizados nos filtros do E-mail Marketing. Por exemplo, você pode selecionar o CID U07.1 (Covid-19) e enviar e-mails com dicas de cuidados para pacientes que já sofreram com o coronavírus.
• Serviço: digamos que você queira enviar a ficha cadastral do paciente para que ele preencha antes da consulta. Neste caso, o serviço "Primeira consulta" poderá ser inserido no filtro, pois em teoria, pacientes que tem agendado uma primeira consulta provavelmente possuem a ficha cadastral incompleta. Um outro exemplo seria o envio de um e-mail com orientações para pacientes que realizarão algum exame específico (por exemplo, para realizar ultrassonografia abdominal é necessário que o paciente esteja com a bexiga cheia e tome de 4 a 6 copos d'agua antes de sair de casa). Neste caso, você pode inserir o serviço "ultrassonografia abdominal" nos filtros e somente pacientes que possuem este serviço agendado receberão o e-mail com suas instruções.
• Unidade: caso sua clínica possua mais de uma unidade de atendimento, você poderá criar uma mensagem personalizada para cada unidade, informando pontos de referência, por exemplo. Se este campo ficar em branco, o e-mail será enviado para pacientes de todas as unidades.

Etapa 3 - QUANDO

A última etapa serve para definir quando seu e-mail será disparado. Existem diversas opções e em todas você poderá também definir o horário do disparo, sendo que o sistema permite programar envios de 1 em 1 hora. Confira as opções de envio a seguir.

• Hoje: o e-mail será enviado apenas uma vez, na data atual e no horário definido por você.
• Agendar: o e-mail será enviado em uma data específica e no horário definido por você, sendo que há a possibilidade de marcar para repetir o envio mensalmente ou anualmente.
• A partir dos agendamentos: como o próprio nome sugere, sempre que o paciente possuir horário marcado na agenda, ele estará sujeito a receber um e-mail destes (dependendo dos demais filtros aplicados, é claro). Sendo assim, aqui é necessário definir se o envio será feito antes ou depois dos agendamentos, além de um intervalo (que poderá ser dia/mês/ano), quantidade de intervalo e horário. Esta opção pode ser usada para enviar uma pesquisa de satisfação após o agendamento, ou a ficha cadastral um dia antes da consulta. Confira o exemplo abaixo:

• Aniversário: esta opção de envio é feita para todo paciente que possui uma data de nascimento e e-mail em seu cadastro, e o envio é feito no dia do aniversário do paciente. Inclusive, no próprio software médico Ninsaúde Clinic você pode importar modelos de e-mail para aniversariantes, pressionando no botão Importar, que fica no canto superior direito da tela. Você também pode se inspirar em outros modelos disponíveis em nosso artigo "E-mails para aniversariantes: confira alguns modelos".
• Natal: esta opção pode ser utilizada para enviar comunicados de fim de ano, mensagens de natal e boas festas. Aqui os e-mails começarão a ser enviados no dia 20 de dezembro. Você também pode se inspirar lendo nosso artigo "E-mail de fim de ano: como criar o modelo ideal para seus pacientes".

Após finalizar e clicar em Salvar, caso a opção de ativo esteja marcada com Sim, o seu modelo de e-mail estará pronto para ser enviado conforme os filtros aplicados. Após salvar, você também poderá receber uma cópia deste e-mail para verificar o resultado final, e para isso basta clicar no botão Enviar teste. Futuramente você também pode acessar a lista de e-mails agendados para editar o texto e/ou filtros, assim como também é possível acessar a aba de enviados e verificar sua taxa de abertura.

A informação gerada pelo sistema na aba de enviados mostra uma visão geral sobre a abertura dos e-mails. Para informações mais detalhadas, basta clicar sobre as contagens de um dos modelos enviados e o sistema mostrará quais foram os pacientes que abriram estes e-mails e a quantidade de vezes que eles foram abertos. Essas informações são importantes para medir o interesse de seus clientes por seus serviços.

Agora que você já sabe como o E-mail Marketing pode ajudar a sua clínica, você também poderá se beneficiar desta funcionalidade. Se você é um profissional de saúde e ainda não explorou os benefícios de um software de gestão, descubra as inúmeras vantagens que o Ninsaúde Clinic pode proporcionar à sua clínica. Esteja à frente, otimize seus processos e eleve a excelência no cuidado ao paciente!