Como ter um consultório de sucesso em 4 passos

A abertura de um consultório é uma decisão importante na carreira de qualquer profissional de saúde, afinal, nem todos optam por esse caminho, tendo muitas vezes uma longa trajetória exercendo a profissão em clínicas, por exemplo.

Abrir um consultório exige um planejamento que vai muito além da compra de equipamentos e regulamentação do local. Existem outros elementos que são primordiais na execução do bom funcionamento de qualquer negócio, e na área da saúde não poderia ser diferente. Estes elementos consistem basicamente em captação de clientes, atendimento, fidelização e gestão.

Para auxiliar na sua jornada, separamos neste artigo os 4 passos essenciais que você deve seguir para ter um consultório de sucesso. Lembramos que esses passos não são o pontapé inicial da abertura de seu negócio, mas sim métodos para mantê-lo sempre firme perante o mercado de trabalho, em especial em meio à concorrência, mas de forma saudável e honesta.

Antes de continuarmos, precisamos saber: você já utiliza um software médico para realizar seus atendimentos? Convidamos você a conhecer o Ninsaúde Apolo, software online que pode ser utilizado em um tablet, smartphone ou da forma tradicional, em computadores. Saiba mais em nosso site apolo.app.

Captação de clientes

A captação de clientes - neste caso, pacientes - é algo primordial para que você, enquanto profissional de saúde, se estabeleça no mercado. Seu consultório pode ser o mais aconchegante e moderno da cidade e seu atendimento pode ser o mais humanizado, mas nenhuma dessas vantagens irá fazer diferença se as pessoas não te conhecerem e não souberem onde te encontrar.

Mas antes de tomar qualquer atitude, é necessário que você faça uma análise sobre seus antigos e futuros pacientes, identificando assim seu público-alvo por meio de algumas informações básicas:

• Onde estão localizados seus pacientes?
• Qual a faixa etária deles?
• Que tipo de procedimento são os mais procurados?
• Eles te encontraram pelo preço (baixo custo) ou pela "fama" (alta qualidade)?

Sabendo a resposta para estas perguntas, você poderá direcionar melhor suas campanhas de marketing, que poderão ser feitas de diversas formas, inclusive online. Outdoors espalhados em pontos estratégicos da cidade podem ser uma boa ferramenta, mas atualmente, marcar presença na internet é uma das melhores opções. Algumas das formas de captar clientes via internet são:

Google Meu Negócio

Esta é uma ferramenta gratuita que possibilita as empresas realizarem o gerenciamento de suas informações comerciais, ou seja, o que é exibido para as pessoas quando elas fazem buscas na web, inclusive no Google Maps e na Pesquisa Google. Além das diversas funcionalidades que agregam valor à presença digital de seu consultório, se ele estiver cadastrado no Google Meu Negócio, será exibido em destaque na lateral direita da página do Google com todas as informações que foram preenchidas por você. Por isso é muito importante que este cadastro esteja atualizado, incluindo endereço, horário de funcionamento e um telefone válido para contato.

Redes Sociais

Ter um perfil nas redes sociais é de extrema importância, pois além de clientes em potencial conseguirem lhe encontrar com mais facilidade, também é uma forma fácil e direta de manter a comunicação através de postagens que podem também ser de cunho informativo para seus seguidores.

As redes sociais mais utilizadas atualmente são o Facebook e o Instagram, e cada uma possui suas particularidades. No Facebook você pode optar por ter um perfil ou uma página, sendo esta última a opção mais indicada para fins profissionais. Na página você pode inserir horário de funcionamento do consultório, telefone para contato, e caso utilize um software de gestão, como o Ninsaúde Apolo, poderá inserir o link de agendamento online. No Instagram você também tem essa possibilidade, entretanto as postagens nessa rede social ficam mais restritas a fotos e pequenos vídeos.

Um nova rede social também está ganhando espaço entre os profissionais de saúde, e ela se chama Clubhouse. Entrentato, o Clubhouse pode não ser o local mais indicado para captação direta de pacientes. Por fim, você também pode experimentar o TikTok, onde com um pouco de criatividade você pode criar pequenos vídeos informativos, mas sempre lembrando de obedecer as regras do CFM no que diz respeito ao marketing em redes sociais. Para saber mais sobre o assunto, confira nosso artigo "TikTok para médicos: saiba quais as restrições".

Site do consultório

Mesmo mantendo as redes sociais ativas, é interessante que seu consultório possua site próprio, pois através dele será possível atrair aquela parcela de pacientes que está fora do Facebook e Instagram, por exemplo.

Criando um site você também consegue construir melhor a identidade visual do consultório e poderá adicionar muitas outras informações que nas redes sociais nem sempre ficam visíveis de forma rápida e clara para o paciente, como por exemplo os serviços oferecidos, convênios e parceiros, além é claro, do agendamento online já mencionado antes.

Blog

Os blogs são sites onde você pode escrever textos longos sobre diversos assuntos que envolvem a sua especialidade, portanto sempre que um paciente procurar sobre determinado assunto na internet, ele poderá cair de paraquedas no seu blog e consequentemente conhecer o seu trabalho. Mas é importante ressaltar que o blog não pode ser usado para qualquer tipo de consultoria ao paciente, ficando restrito apenas à informação.

O blog também pode estar integrado ao site da clínica, e sempre que escrever uma nova postagem poderá compartilhar o link em suas redes sociais. Além disso, através desta plataforma você pode filtrar os comentários dos visitantes para que eles sejam postados somente após verificação de um moderador. Existem algumas plataformas gratuitas para criação de blogs, como por exemplo o Wordpress, Blogger e Medium, mas para dar mais credibilidade às informações é importante que o blog tenha um domínio próprio. Geralmente os mais utilizados são aqueles que terminam em .com ou .com.br.

Vale lembrar que tudo que está na internet pode ser promovido por ações pagas dentro da própria web, ou seja, você pode criar campanhas de marketing para que suas postagens nas redes sociais apareçam para pessoas que não te seguem, atraindo assim novos seguidores e clientes em potencial, ou no caso do seu site, poderá criar campanhas para que ele apareça na primeira página do Google.

Atendimento

A forma como você atende seus pacientes impacta diretamente na sua reputação como profissional de saúde, e consequentemente no sucesso de seu consultório. Mas diferentemente do que muitos imaginam, essa reputação não depende apenas do profissional de saúde, mas sim de tudo e todos que estão envolvidos no atendimento.

A primeira dica é estar atento à recepção do consultório. Contrate alguém que além de realizar as tarefas do dia a dia com eficácia, consiga manter a recepção organizada, mas acima de tudo, terá comprometimento em realizar um bom atendimento aos pacientes. Neste sentido, também é importante oferecer várias opções de agendamento e canais de comunicação, ou seja, não se limite apenas ao atendimento convencional por telefone: agendamento online, whatsapp e ferramentas como o VozXpress facilitam não só a vida da secretária, mas também a do paciente.

Uma das maiores reclamações dos pacientes é com relação à demora para iniciar os atendimentos, ou seja, você marca o agendamento para as 14h mas inicia o atendimento próximo das 15h. Sabemos que imprevistos podem acontecer e nem sempre há como evitar esse tipo de situação, mas o planejamento para manter a agenda médica organizada é primordial. Para isso, evite encaixar muitos pacientes em horários muito próximos, e utilize um sistema de gestão para manter a agenda bem estruturada. Utilizar um sistema também pode auxiliar sua secretária que terá mais tempo livre para recepcionar melhor os pacientes, e você também irá realizar seus atendimentos de forma mais rápida, mas sem perder o profissionalismo.

Com relação à consulta médica propriamente dita, algo primordial é manter um atendimento humanizado. Na realidade, este tipo de atendimento tem início na recepção, onde o paciente precisa se sentir confortável de forma que ele perceba que está em um ambiente seguro. Seja na recepção ou na sala do profissional de saúde, é necessário também que se utilize uma abordagem individualizada, ou seja, trate o paciente como um ser humano único, e não apenas como mais um na fila de espera.

Transmitir confiança e empatia são as chaves para o sucesso de um bom atendimento, em especial com aqueles pacientes que encontram-se extremamente fragilizados. Neste contexto, também é importante evitar utilizar termos técnicos e dar preferência às informações transparentes e proativas quanto ao quadro geral e aos resultados obtidos.

Fidelização

Um bom plano de fidelização consiste em captar, convencer e conservar. Mas afinal, como fazer isto da forma correta dentro da área da saúde? Bem, o primeiro passo para a fidelização acontece durante o próprio atendimento, então seguindo os passos mencionados anteriormente, boa parte do trabalho de fidelização já estará feito, ou seja:

• Crie um ambiente agradável em seu consultório;
• Utilize um software de gestão para organizar a agenda;
• Ofereça atendimento personalizado e humanizado;
• Envie lembretes de consulta;
• Não atrase consultas, evitando de deixar o paciente esperando por muito tempo na recepção;
• Transmita informações de forma clara.

Mas para fidelizar um paciente, é necessário pensar não apenas no momento em que ele está no consultório, mas também no pós-atendimento. Muitos profissionais tem o pensamento de que após o paciente sair de sua sala, não há a necessidade de manter uma conexão, mas isso é um pensamento completamente errado. Essa conexão pode se dar a partir de uma mensagem de feliz aniversário, natal e ano novo, ou até em atos mais óbvios, como um lembrete de retorno.

Facilitar o pagamento das consultas também é uma boa técnica para fidelizar seus pacientes. Quando falamos em facilitar pagamentos, não necessariamente significa dar desconto (o que de certa forma também é algo que pode ser feito), mas sim facilitar nas formas de pagamento.

Hoje uma das formas de pagamento que mais está em alta é o PIX, pois o pagador não necessita estar munido de seu cartão ou de dinheiro em espécie na carteira, basta apenas ter em mãos um smartphone e acesso à internet. Além do tradicional dinheiro em espécie, você também pode oferecer cartão de débito e crédito, mas antes é importante estar atento às taxas que irá pagar. Para o profissional de saúde, o parcelamento só é uma boa opção em casos de procedimentos com custos mais altos, e que neste caso pode facilitar muito a vida do paciente.

Gestão

A boa gestão de um consultório é resultado de um conjunto de ações, entre elas, as já citadas aqui anteriormente: boas técnicas para captar clientes, excelência no atendimento dos pacientes e fidelização. Mas algo que é primordial para a boa execução de todas essas ações, é a organização. Para isso, sem dúvidas o mais recomendado é utilizar um software de gestão. Com um software para gerenciar seu consultório fica muito mais fácil:

• Cadastrar novos pacientes e atualizar fichas antigas;
• Manter a agenda médica sempre cheia de forma organizada;
• Confirmar agendamentos e enviar lembretes aos pacientes automaticamente;
• Gerar guias TISS e enviá-las aos convênios de forma automatizada;
• Manter o sigilo dos prontuários de acordo com a LGPD;
• Atender os pacientes de forma mais rápida e dinâmica mantendo a segurança de seus dados;
• Organizar as finanças do consultório;
• Realizar ações de marketing e pós-atendimento, entre outros.

Com um software como o Ninsaúde Apolo por exemplo, é possível realizar todas as ações acima, além de muitas outras. Um software de gestão quando bem estruturado, pode auxiliar em todas as etapas não só do atendimento ao paciente, mas também na saúde financeira do próprio consultório. Com um software, tanto o profissional de saúde quanto a secretária tem acesso a relatórios e gráficos onde poderão fazer comparativos com relação aos serviços e convênios mais vendidos e os que são mais rentáveis, bem como poderão também imprimir valores de recebimentos e pagamentos feitos no consultório, fluxo de caixa, comissões, faturamento de convênio, DRE, baixa de estoque, entre outros.

Apesar de a utilização de um sistema de gestão ser de grande auxílio, é importante lembrar de que ele precisa de alguém para alimentar suas informações. Nesse sentido, é importante saber que algumas ações feitas de forma errada podem impactar não só na agenda do profissional, mas também na parte financeira. Um erro bem comum, é o de registrar apenas os recebimentos e esquecer dos pagamentos. Outro caso bem corriqueiro diz respeito aos profissionais que misturam as finanças do consultório com suas finanças pessoais. Para saber mais detalhes sobre o assunto, confira algumas dicas que escrevemos em nosso artigo "A importância do fluxo de caixa na clínica e como fazer".

E aí, gostou das dicas? Continue acompanhando o blog para ficar por dentro de mais conteúdo como este. É profissional de saúde mas ainda não utiliza um software de gestão para a sua clínica ou consultório? Conheça o Ninsaúde Apolo.